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Élimination
Rappel : les archives publiques sont inaliénables
Toute opération de tri s’accompagne d’une opération d’élimination de certains documents dépourvus d’utilité administrative (DUA) ou d’intérêt historique ou scientifique conformément aux instructions de l’article L212-2 du code du patrimoine, l’article 16 du décret du 3 décembre 1979 et l’article 432-15 du code pénal.
« Lorsque les services, établissements ou organismes désirent éliminer les documents qu’ils jugent inutiles, ils en soumettent la liste au visa de la direction des Archives de France. Toute élimination est interdite sans ce visa »
[Décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979, art. 16, version modifiée au 11 novembre 2009]
« Le fait, pour une personne dépositaire de l’autorité publique ou chargée d’une mission de service public, […], de détruire, détourner ou soustraire un acte, un titre ou des fonds publics ou privés, ou effets, pièces ou titres en tenant lieu, ou tout autre objet qui lui ont été remis en raison de ses fonctions ou de sa mission, est puni de dix ans d’emprisonnement et de 150 000 euros d’amende »
[Code pénal, art. 432-15] [repris dans l’article L214-3 du code du patrimoine]
Le respect de la procédure est simple, mais obligatoire.
● Quoi éliminer ?
Le tri peut se faire à deux niveaux :
- Elimination massive au niveau du fonds, pour les séries de documents éliminables au terme de leur durée légale de conservation. C’est le cas, par exemple, des documents comptables et financiers (éliminables en général au bout de dix ans ou après quitus de la Cour des comptes)
- Délestage au niveau des dossiers, pour les documents ne présentant pas d’intérêt historique, scientifique, juridique ni administratif (bordereaux d’envoi,…), les doublons, photocopies et documents vierges et les documents conservés dans d’autres services et reçus pour information.
Dans certains cas, la documentation imprimée ne peut être éliminée avant les documents auxquels elle se rapporte.
Les éliminations doivent tenir compte des droits de propriété intellectuelle détenus par leur auteur [en vertu du code la propriété intellectuelle].
● Comment éliminer ?
Dans le cas d’éliminations massives demandées par les services producteurs (destruction au niveau du fonds de séries complètes de documents), il est nécessaire de remplir un bordereau d’élimination, document réglementaire, qui décrit les documents et indique leurs dates extrêmes ainsi que le métrage linéaire. Ce bordereau doit être adressé au service des archives pour visa des Archives nationales.
« La liste des documents destinés à l'élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées en accord entre l'autorité qui les a produits ou reçus et l'administration des archives » (code du patrimoine, art. L212-2).
La destruction est pilotée par le service des archives, afin d’assurer un contrôle des procédures (sécurité, confidentialité …).
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Réunion des «correspondants archives»La prochaine réunion se tiendra salle 451, 54 bd Raspail, le 12 mai, 14h-16h
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