Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales
Formation du personnel et affaires sociales

Le rapport d’activité

Le rapport d’activité est rédigé par le candidat

Le rapport d’activité doit être fait par le candidat et le rapport d’aptitude professionnelle par le responsable hiérarchique de l’agent. Tous deux sont les pièces maîtresses du dossier.

D’une bonne construction de ces deux rapports dépendra l’admissibilité du candidat.

Il s’agit d’un exercice difficile. Difficile, car le rapport d’activité doit être le plus complet possible, tout en étant bien construit, avec des articulations logiques. Difficile aussi, car le candidat, tout en évitant le dossier « gonflé » artificiellement, doit se mettre en valeur. Il ne faut jamais faire preuve de fausse modestie.

Le candidat doit décrire les différentes activités liées à sa fonction principale durant les cinq dernières années.

Il ne s’agit en aucun cas de faire un curriculum vitae. Le rapport d’activité a pour but de préciser l’expérience et le niveau de qualification.

Afin de comprendre la signification exacte des termes utilisés dans la suite du document et permettre, dans la rédaction de votre rapport d’activité, l’usage des mots appropriés, il est utile de vous reporter au lexique figurant en annexe.

Méthodologie à appliquer

Première étape : comment commencer ?

Le plus stressant est de débuter. Comment aborder le problème ? C’est, selon l’expression convenue, l’angoisse de la page blanche.

Ce qu’il faut alors, c’est coucher sur le papier toutes ses idées, tout recenser en essayant de ne rien oublier. Le plus simple, à ce stade, est de reprendre année par année.

  • Quand ?

  • Quelles étaient mes fonctions ?

  • Quelles tâches m’étaient confiées ?

  • Comment ai-je évolué ?

  • Puis quelles sont mes tâches actuelles, les régulières et celles qu’on me confie de temps en temps ?

L’idéal est d’entreprendre ce travail à deux ; l’un pose les questions et note afin d’ordonner (il se fait l’avocat du diable !). A la fin, il faut se demander : sait-on ce que je fais et ce que je suis capable d’entreprendre ?

Exemple 1 :

Vous êtes candidat à un concours interne d’adjoint technique en BAP G « Patrimoine, logistique, prévention »  - Opérateur de prévention et de surveillance.

Vous êtes actuellement « chargé de tâches d’exécution » dans l’établissement où vous exercez et, à ce titre, vous concourez à l’accomplissement des missions d’enseignement. Vous êtes en BAP G, qui regroupe un ensemble de familles.

Vous faites partie d’un service qui a une mission définie, (précisez cette mission), et à l’intérieur du service, vous êtes chargé de la surveillance des bâtiments, c’est-à-dire des salles de cours, des amphithéâtres…..Votre rôle est de veiller à ce que toutes les conditions soient réunies pour que les cours puissent se dérouler normalement : ouverture des portes, installation du matériel… Au cours des cinq dernières années, votre fonction a évolué et vous avez acquis de nouvelles compétences. D’une fonction d’appariteur, vous êtes passé à une fonction polyvalente et diversifiée : vous réparez le matériel, vous veillez aux normes de sécurité et prenez certaines initiatives, que vous ne preniez pas lors de votre entrée dans l’établissement. Vous avez suivi des stages de formation continue et acquis des connaissances en électricité notamment, et vous n’ignorez pas les risques électriques encourus.

Votre démarche de bilan vous oblige à vous poser des questions suivantes :

  • Comment ai-je pu m’approprier de nouveaux savoirs ?

  • Dans quels domaines puis-je les appliquer ?

  • Comment puis-je les faire reconnaître ?

Exemple 2 :

Vous êtes candidat à un concours interne d’adjoint technique BAP I « Aide en gestion scientifique et technique »

Vous êtes agent technique : vous participez à des tâches qualifiées de gestion administrative et financière, incombant aux établissements, et vous concourez à l’accomplissement des missions d’enseignement. Vous êtes affecté au service central du personnel où votre fonction consiste aujourd’hui à gérer les personnels ITRF…Vous avez acquis, au cours des dernières années, des compétences en gestion informatique et en bureautique, des connaissances en droit administratif. Vous participez à la formation des nouveaux entrants. Vous encadrez un agent administratif et un personnel sous contrat emploi-solidarité.

Ceci vous amène à vous demander :

  • A quel degré de technicité et d’autonomie suis-je arrivé ?

  • Comment ai-je évolué en passant d’une fonction d’exécution à une fonction de participation à la conception du travail de gestion ?

  • Comment me suis-je adapté à l’utilisation des nouvelles technologies et comment mon travail en a-t-il été amélioré ?

  • Comment l’expérience que j’ai acquise me permet-elle de m’adapter à de nouvelles fonctions administratives ?

Deuxième étape : le plan

De même qu’il n’y a pas de dossier type, il n’y a pas de plan type. Ce qui suit soit être pris non comme un modèle incontournable, mais plutôt comme un exemple. Une notion doit néanmoins toujours rester présente à l’esprit du candidat : tous les points notés lors de la première étape doivent s’articuler dans un enchaînement logique.

Le rapport commence par une introduction. Ce peut être une brève présentation (corps, grade, ancienneté) et un rapide survol de son environnement professionnel (courte présentation de son établissement et de son service).

Les points à aborder dans le corps du rapport sont :

  • La description des fonctions actuelles

  • La description technique du métier exercé

  • La façon dont on y est arrivé, en remontant sur les cinq dernières années (ce qui n’exclut pas des références antérieures, mais ne pas trop s’y attarder)

  • Les compétences requises pour l’exercice du métier et l’acquisition de ces compétences (aborder les formations)

  • Les responsabilités exercées (degré d’initiative, autonomie, encadrement d’autres agents)

  • Ne pas oublier d’aborder les difficultés rencontrées et les expliquer

Dans le corps du rapport, on préférera une articulation logique à une articulation purement chronologique (mais les deux ne sont pas forcément incompatibles), de façon à montrer que les compétences acquises permettent l’accès à une catégorie supérieure.

La dernière partie à traiter concerne la conclusion.

Le contenu du rapport d’activité

Le conseil de base est celui-ci : le rapport doit décrire des fonctions et des compétences correspondant (au moins) au corps postulé et en adéquation à la famille* et/ou au profil du poste. On a pu lire dans des rapports de candidats postulant au corps d’adjoint technique (voir technicien) :

« J’assure aujourd’hui l’entretien du laboratoire, en particulier le nettoyages des paillasses et de la verrerie. » Il est évident que décrire des fonctions d’agent de service pour une promotion en adjoint technique condamne le candidat au rejet immédiat de son dossier.

Au contraire, le rapport doit faire ressortir les éléments valorisants. Le candidat doit susciter l’intérêt du jury, savoir se mettre en avant, tout en s’appuyant sur l’existant (attention au dossier gonflé artificiellement : s’il passe le cap de l’admissibilité, le candidat, lors de l’entretien, pourra être interrogé à partir de son dossier, et le décalage entre le contenu de celui-ci et ses connaissances réelles apparaîtra vite, décalage qui ne pourra que lui nuire).

* Se référer au référentiel des emplois-types de la Recherche et de l’Enseignement supérieur (REFERENS)

Le volet technique

Le rapport doit être technique. Le jury doit être en mesure, après l’avoir lu, d’apprécier le travail du candidat (savoir ce qu’il fait) et d’en situer le niveau  dans la hiérarchie des corps.

Il est intéressant pour cela de mentionner des éléments quantitatifs (exemple : pour un technicien de travaux pratiques : nombre de groupes, nombre d’étudiants par groupe, nombre de manipulations à monter, nature des expériences).

Quand cela est possible et valorisant, il faut également citer les matériels utilisés en évitant l’excès de détails (cela devient évident dans le cas de matériels sophistiqués)

Le volet évolution des compétences :

Il faut insister sur les acquis nouveaux, sur l’accroissement de son savoir-faire. S’il est possible de citer des stages de formation professionnelle, des diplômes nouveaux, le dossier n’en sera que meilleur.

Il faut faire ressortir la volonté de se perfectionner.

Dans le cadre de la formation, les candidats ont souvent tendance à ne retenir que les stages « externes » Or, il peut y avoir formation sur le lieu de travail.

Exemple : un personnel du service informatique de gestion vient former le personnel du service à un nouveau matériel ou un nouveau logiciel. Il s’agit là aussi de formation et celle-ci, en tant que telle, peut être mentionnée.

Le volet responsabilités

Il ne faut surtout pas omettre de préciser le degré des responsabilités exercées, que celles-ci se traduisent  par l’encadrement d’autres agents ou par l’importance des tâches confiées. Un autre élément enfin à ne pas oublier est sa capacité d’initiatives personnelles. Plus la marge d’autonomie est grande, meilleur est le dossier : c’est le gage de la technicité du candidat et de la confiance qui lui est accordée.

Le volet difficulté/ lacune et/ou rupture

Il ne faut pas occulter ses points faibles, ses lacunes. Une remarque préalable : s’il est utile d’en parler (de toute façon le jury risque fort de le déceler), il ne faut pas les mettre en évidence et démolir ainsi tout son rapport. C’est pourquoi ce point est délicat à traiter.

Exemple 1 : un agent passe un concours pour un emploi où la connaissance de l’anglais est demandée. Cet agent a uniquement un BEPC, et n’a jamais suivi de stage de formation d’anglais. Le jury ne manque pas de le constater. En fait, cet agent se rend régulièrement en Angleterre et parle anglais couramment. Il suffisait d’une phrase pour l’indiquer.

Exemple 2 : durant les cinq dernières années, l’agent a travaillé un certain temps dans un laboratoire ou centre qui aujourd’hui est fermé ; ceci peut expliquer une activité relativement faible pendant cette période. Il faut le signaler et indiquer les « plus » qui ont pu être retirés de cette situation défavorable.

Ces exemples sont simples et les situations sont souvent plus complexes, mais le principe est le même : signaler les lacunes, les expliquer, « positiver » au maximum l’explication.

Cas particuliers :

Un agent peut avoir, au cours des cinq années précédant le concours, changé d’établissement et/ou de fonction. Ceci doit être clairement mentionné et expliqué. Comme au paragraphe précédent, il faut essayer d’en dégager les points positifs : capacité d’adaptation, mobilité…

Un agent, au moment du concours, peut être en fonction dans un centre sur le point de fermer. Son activité est de ce fait réduite. Il faut alors, dans le rapport, insister sur les compétences, plus que sur les fonctions.

Certains agents sont affectés sur deux mi-temps ou tiers de temps, avec des fonctions qui ne sont pas forcément identiques. Il faut, tout en reprenant les points développés ci-dessus, (techniques, responsabilités…), faire ressortir ce que chaque mi-temps apporte à l’autre.

La rédaction, la forme

Le rapport doit être clair, d’accès facile (ne pas hésiter à aller à la ligne, phrases courtes…)

Le rapport doit être si possible dactylographié et exempt de fautes d’orthographe. Il est toujours plus difficile pour le jury de lire un dossier manuscrit.

Le rapport ne doit pas être trop court, ni d’une longueur excessive. Le volume est en général proportionnel au corps postulé : un dossier d’ingénieur de recherche doit être plus développé qu’un dossier d’agent technique. Trop de dossiers pour l’accès à un  corps de catégorie A manquent de consistance (une vingtaine de lignes pour ce type de dossiers sont insuffisantes). Si vous ne disposez pas d’assez de place sur l’espace imparti, joignez une feuille complémentaire (conseil pratique : agrafer vos feuilles pour éviter des disparitions malencontreuses…)

Tout ce qui est important doit être contenu dans le rapport ; il faut éviter les renvois dans des annexes qui par ailleurs ne sont pas autorisées. Il faut utiliser la feuille intitulée « liste des travaux ».

Si dans le contenu du rapport, l’agent mentionne qu’il a été cité dans x publications, on précise les dites publications sur la fiche citée ci-dessus.

Pour les publications attention à deux éléments :

La valeur de la publication est appréciée en fonction de la notoriété de la revue et de son audience. Il faut donc faire ressortir les publications paraissant dans des revues reconnues

Il n’est pas judicieux de citer des publications anciennes dans le rapport s’il n’y en a pas eu depuis 10 ou 15 ans (sauf si cette interruption est clairement justifiée : ceci peut-être préjudiciable)

Cette liste des travaux ne se réduit pas aux publications. L’agent peut y faire figurer tout type de réalisation sous réserve qu’elle ait une importance suffisante par rapport au corps postulé (brochures, rapports internes, réalisations techniques…).

Eviter de citer des noms propres et expliciter les sigles lors de la première utilisation.

Exemple, ne pas écrire « je travaille chez le professeur Untel », mais « je travaille dans l’unité de recherche associée n°… ». Précisons à ce sujet que lorsque l’on cite une URA, outre son numéro, il est conseillé de mettre son intitulé en toutes lettres.

Il faut soigner l’introduction et la conclusion. Une bonne introduction a des chances de donner dès le départ un préjugé favorable. De la même façon, une bonne conclusion laisse sur une impression favorable (souvent même c’est elle qui est lue en premier et en ce sens elle est sans doute plus importante que l’introduction). La conclusion doit être courte. Elle souligne les points forts du rapport, en y ajoutant éventuellement un « plus » (ce qui peut être une information qu’on a pas pu glisser dans le rapport).

Enfin, il faut joindre un organigramme clair du service faisant ressortir la place de l’agent (obligatoire). Un organigramme fonctionnel est préférable à un organigramme hiérarchique.

Une fois le rapport terminé, il est conseillé de le faire lire par une (ou plusieurs) personnes.

Lexique

Activité :

  • Ensemble d’actes, d’actions ou d’opérations professionnelles effectués par une personne dans une situation de travail déterminée pour accomplir une mission, exigeant des compétences spécifiques

Aptitude :

  • Ensemble de qualités et de capacités attachées aux individus, utilisées ou non pour remplir les activités désignées

Compétence :

  • Ensemble de savoirs, savoir-faire et savoir être dans une situation de travail identifiée et mobilisant des connaissances et des comportements pour atteindre un résultat déterminé

Emploi :

  • Au sens budgétaire, c’est le support permanent de rémunération d’un agent ouvert sur le chapitre budgétaire et affecté à un établissement

  • Au sens fonctionnel, l’emploi est une situation de travail dans une organisation donnée

Fonction :

  • Ensemble des activités liées à un poste de travail

Métier :

  • Occupation professionnelle déterminée, caractérisée par une spécificité exigeant une formation (initiale et/ou continue) et de l’expérience.

  • Le métier n’est jamais directement lié à un grade, à un statut ou à un organigramme.

Mission :

  • Charge donnée à une personne, à une équipe ou à un organisme pour qu’il accomplisse une tâche selon l’objectif défini

Organigramme hiérarchique :

  • Tableau schématique présentant le service et les relations de subordination entre les agents

Organigramme fonctionnel :

  • Tableau schématique présentant le service et les relations qui lient entre elles les fonctions

Potentiel :

  • Ensemble des compétences et aptitudes d’un individu non encore utilisées ou mise en évidence

Profil :

  • Ensemble des fonctions liées à un emploi

Qualification :

  • Appréciation sur une grille hiérarchique de la valeur professionnelle d’un agent, suivant sa formation, ses compétences, ses responsabilités

Savoir :

  • Ensemble de connaissances acquises par un individu

Savoir-être :

  • Mode de comportement (psychologique, affectif, relationnel) d’un individu dans son environnement professionnel

Savoir-faire :

  • Ensemble des connaissances, expériences et techniques accumulées par une personne et lui donnant la capacité d’effectuer un acte professionnel en vue d’un résultat

Savoir pratique :

  • Ensemble de connaissances acquises sur le terrain, par la pratique professionnelle, et appliquée avec pertinence dans des situations particulières

Savoir théorique :

  • Ensemble de connaissances issues de la culture de l’individu et d’acquisitions mentales obtenues notamment à travers sa formation

Spécialités :

  • Compétences dans une ou plusieurs des activité(s) constitutives de son emploi, obtenues au moyen d’une formation complémentaire longue et (ou) d’expérience approfondie

Tâche :

  • Travail déterminé, à exécuter dans un temps donné

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