Avaya Spaces est l'application de visioconférence proposée pour la tenue des séminaires au format hybride dans le Centre de colloques du Campus Condorcet.

L'application est disponible 100 % en ligne, vous n'aurez pas besoin de télécharger l'application. Pour vous y connecter, nous vous conseillons fortement d'utiliser le navigateur Google Chrome (disponible en téléchargement à cette adresse).

• Vos participantes et participants n'auront pas besoin de compte Avaya pour pouvoir se connecter à votre séminaire.
• Les licences Avaya Spaces permettent d'organiser des réunions sans limite de durée, pouvant accueillir jusqu'à 200 participantes et participants et d'afficher simultanément à l'écran jusqu'à 15 vidéos.

Découvrez le mode d'emploi d'Avaya Spaces ci-dessous :

Comment créer son compte avaya ?

Afin de pouvoir vous  bénéficier d'une assistance en cas de problème (voir contacts ci-dessous), cette opération doit être réalisée au moins 72 heures avant la tenue de votre première séance de séminaire.

• Ouvrez le navigateur web Google Chrome (disponible en téléchargement à cette adresse) et rendez-vous à l'adresse https://spaces.zang.io/
• Renseignez obligatoirement votre adresse de messagerie @ehess.fr puis entrez le mot de passe de votre choix (celui-ni n'est pas lié à votre compte informatique EHESS). Cliquez ensuite sur le bouton « Oui, je veux m"inscrire ! ».

> Les personnes ne disposant pas d'adresse @ehess.fr active seront directement contactées (sur leur adresse de messagerie déclarée sur Néobab) en amont de leur première séance pour leur expliquer la procédure à suivre pour la création de leur compte Avaya.

• Un message en provenance de l'expéditeur "Avaya Accounts" sera automatiquement envoyé à votre adresse de messagerie @ehess.fr pour valider la création de votre compte. Cliquez sur le bouton "Confirmer!". Vous serez ensuite redirigé.e vers une page permettant de paramétrer votre compte.
• Une fois votre compte créé et paramétré, rendez-vous à l'adresse https://spaces.zang.io/ pour retrouver votre tableau de bord (appelé "Dashboard") Avaya Spaces. C’est à partir de cette page que vous pourrez créer vos salles virtuelles (appelées "Space" sur l'application Avaya) et lancer vos sessions de visioconférence.

Comment créer une salle virtuelle sur Avaya Spaces ?

Une salle virtuelle de réunion (un « Space ») intitulée "Ma salle de réunion" vous est proposée par défaut. Vous pouvez également créer de nouveaux « Spaces ». Toutes les salles sur Avaya Spaces sont pérennes (leur adresse web ne change pas) et pourront être réutilisées à chacune de vos sessions.

• Après avoir créé votre compte, ouvrez le navigateur web Google Chrome (disponible en téléchargement à cette adresse). Rendez-vous à l'adresse https://spaces.zang.io/ et rentrez vos identifiants Avaya pour vous connecter à votre compte. Vous serez redirigé vers votre "Dashboard".
• En haut à gauche de votre écran, cliquez sur "Nouveau Space". Une nouvelle fenêtre s'ouvre vous permettant de paramétrer un "Space".

• Renseignez un intitulé facilement identifiable (par exemple UEXX - Intitulé de votre séminaire)
• Ignorez la ligne « Entrez un nom, un email, un numéro de tel. » et cliquez sur le bouton « OK »

• Votre « Space » est créé, vous pouvez dès à présent l'utiliser pour vos réunions virtuelles.
• Il est possible de protéger votre « Space » par un mot de passe qu'il faudra transmettre en amont de votre séance aux personnes souhaitant s'y connecter. Pour cela, cliquez sur les trois points horizontaux à côté du nom de votre « Space » pour faire apparaître le menu "Plus d'options". Choisissez l'option "Modifier le Space".

• Dans la fenêtre "Paramètres" qui s'ouvre, rendez-vous dans les options de "Sécurité" et créez un mot de passe (composé uniquement de 6 à 10 chiffres). Pour rappel ce mot de passe devra être envoyé aux participantes et participants en amont de votre séance.

Nous vous conseillons vivement de vous connecter à votre Space en amont de vos premières séances afin de vous familiariser avec l'interface de l'outil et avoir le temps de contacter le support informatique en cas de questions. Pour cela :

• Sélectionnez à gauche de l’écran le « Space » dans lequel vous souhaitez que votre réunion virtuelle se tienne (son intitulé apparaîtra également en haut de l’écran après sélection). 

• Pour démarrer la session de visioconférence, cliquez sur le bouton à gauche de votre écran « Commencer la réunion ».

• Votre navigateur web vous demandera l’autorisation d’utiliser votre webcam et votre microphone, cliquez à chaque fois sur « Autoriser ».

• Une fois les autorisations données, une nouvelle fenêtre apparaît permettant de vérifier votre matériel.

• Cliquez sur le bouton « Rejoindre la réunion » (ou "Commencer la réunion"). Après quelques secondes, vous serez connecté.

Transmettre le lien de la salle virtuelle aux participants grâce à la mailing-list participations

Une fois la salle virtuelle créée, transmettez le lien de celle-ci à votre liste de diffusion de participants en distanciel préalablement générée sur le portail Participations. Vous n'avez pas besoin d'écrire à chaque participant un par un : il vous suffit d'écrire à l'adresse de la mailing-list que Participations a généré automatiquement pour vous.

Pour cela :

• Après avoir créé votre compte, ouvrez le navigateur web Google Chrome et rendez-vous à l'adresse https://spaces.zang.io/ puis renseignez vos identifiants Avaya pour vous connecter à votre compte. Vous serez redirigé vers votre "Dashboard".
  
• À gauche de l'écran, cliquez sur le "Space" préalablement créé dans lequel vous souhaitez tenir votre séminaire (par exemple ci-dessous UEXX - Intitulé de votre séminaire).

• En haut de votre écran, sous l'intitulé de votre « Space » sélectionné, cliquez sur l'icône de partage. Le lien est alors automatiquement ajouté à votre presse-papier.

• Rendez-vous sur le portail Participations puis cliquez sur "Gérer" et cliquez sur le titre du séminaire.
• Dans la partie supérieure de l'écran, les adresses de vos mailing-lists s'affichent : vous n'avez plus qu'à écrire un mail à l'adresse de la mailing-list "distancielle" un mail contenant le lien de votre Space Avaya (N.B.: inspirez-vous des mails-types proposés en bas de cette page). Si vous avez configuré un mot de passe pour l'accès à votre "Space", pensez à le transmettre à vos futurs participantes et participants.

ATTENTION : n'oubliez pas d'utiliser la liste de diffusion des participantes et participants en présentiel (également générée par Participations) pour informer ses membres qu'ils peuvent se rendre en séance. (Rappel : une liste de diffusion générale existe aussi, qui peut être utilisée pour transmettre des informations au groupe tout entier).

ATTENTION : pour rappel, les étudiantes et étudiants en master doivent obligatoirement assister en présentiel à toutes les UEs prévues dans leur parcours pédagogique.
Les enseignantes et enseignants qui le désirent peuvent dispenser leur enseignement en mode hybride en utilisant un système de visioconférence, à condition qu’ils soient eux-mêmes sur site, dans des salles équipées et qu'uniquement des auditeurs ou auditrices libres assistent à l’enseignement à distance.

• Assistance technique : écrire à neobab-admin@ehess.fr

Lancer votre séance hybride dans une salle Avaya Spaces

Le jour de votre séance vous aurez besoin :

• de votre ordinateur portable (le prêt de matériel n'est pas possible sur le Campus) ;
• d'une connexion wifi Eduroam. Si vous n'avez pas encore installé Eduroam sur votre ordinateur, consultez la page dédiée du catalogue des ressources numériques de l’EHESS (utilisez vos identifiants EHESS pour vous connecter à ce lien). Il est également possible d'utiliser le réseau wifi intitulé "Campus Condorcet Colloques" / Mot de passe : Campus93!
• de la télécommande Avaya : celle-ci doit être demandée à l'accueil du Centre de colloques (rez-de-chaussée) contre signature puis ramenée à la fin de votre séance.

> Si possible, nous vous conseillons d'arriver une dizaine de minutes avant le début du séminaire pour avoir le temps de lancer votre session dans de bonnes conditions.

> La caméra et le microphone Avaya sont des équipements « propriétaires » : ce matériel peut uniquement être utilisé avec l'application Avaya Spaces.

Le démarrage de votre séance hybride se fait en trois étapes :

Étape 1/ À votre arrivée dans la salle :

• Dans un premier temps, assurez-vous que tous les câbles sont bien connectés au boîtier Avaya. La configuration doit correspondre à l'image ci-dessous (le câble HDMI bleu doit être connecté au port HDMI numéro 1 du boîtier pour fonctionner correctement) :

• Si nécessaire, allumez le vidéoprojecteur via le boîtier fixé au mur en appuyant sur le bouton "Projector"
• Au niveau du boîter du vidéoprojecteur fixé au mur, appuyez sur le bouton HDMI1/MHL.
• Utilisez la télécommande pour mettre sous tension le boîtier Avaya en appuyant sur le bouton en haut à droite
• Le vidéoprojecteur affichera l'image filmée par la caméra Avaya présente dans la salle. Si l'image ne s'affiche pas, vérifiez que les deux câbles HDMI (l'un noir, l'autre bleu) sont bien branchés au boîtier Avaya.

Étape 2/ Directement depuis votre ordinateur :

• Ouvrez le navigateur Google Chrome et rendez-vous à l'adresse https://spaces.zang.io/. Renseignez vos identifiants Avaya pour vous connecter à votre compte. Vous serez redirigé vers votre "Dashboard".
• A droite de l'écran, cliquez sur le "Space" préalablement créé dans lequel votre séance se tiendra et dont vous avez partagé le lien de connexion avec les participantes et participants (par exemple UEXX - Intitulé de votre séminaire).

• Lancez la session de visioconférence en cliquant sur le bouton à gauche de votre écran « Commencer la réunion ».

• Votre navigateur vous demandera l’autorisation d’utiliser votre webcam et votre microphone, cliquez à chaque fois sur « Autoriser ».
• Une fois les autorisations données, une nouvelle fenêtre apparaît permettant de vérifier votre matériel. Cliquez sur le bouton « Rejoindre la réunion » (ou « Commencer la réunion »). Après quelques secondes, vous serez connecté à votre salle virtuelle.

• Attention : pour éviter un effet d'écho dans la salle, il est essentiel de couper sur votre ordinateur votre micro (bouton de la barre d'outil en vas de votre écran "Désactiver / Activer le son", voir infra) et votre sortie audio.
• Il est conseillé de garder votre ordinateur prêt de vous durant la séance afin que les participantes et participants à distance bénéficient de votre propre caméra ainsi que de celle de la salle.

Étape 3/ Connecter votre salle virtuelle à l'équipement hybride :

Votre session de visioconférence est maintenant lancée. La dernière étape consiste à la connecter au matériel Avaya.

• En haut de l’écran de votre ordinateur, sous l'intitulé de votre "Space" sélectionné, cliquez sur le bouton "Rejoindre la salle Spaces".

• Une fenêtre s'ouvre, demandant de saisir le « code de vérification système de la salle ».

• Ce code composé de cinq caractères (dans l'exemple ci-dessous "94Ymk") apparaît en haut à droite de l’écran projeté dans la salle. Il est à usage unique : il sera donc différent à chaque tentative de connexion au système Avaya Spaces même si votre séminaire se tient toujours dans la même salle.
  

• Renseignez le code à cinq caractères puis cliquez sur le bouton "Connecter". Le système se connectera automatiquement à l'équipement hybride de la salle et le message "Jumelage terminé" apparaîtra.
• Si ce n'est pas encore fait, veillez à couper votre micro (bouton "Désactiver / Activer le son", voir infra) et le son de votre ordinateur pour éviter l'effet d'écho.

> Votre séance est maintenant au format hybride ! Vous pouvez garder votre ordinateur personnel prêt de vous (micro et son coupés) avec votre webcam activée. Ainsi vos participantes et participants à distance pourront bénéficier de la caméra générale de la salle ainsi que de de celle de votre propre ordinateur.

Lors de votre séance

1. Lors du tour de table, proposez aux participantes et participants en distanciel d'allumer leurs caméras durant leur prise de parole.
2. Gérez le passage de la parole entre les participantes et participants en distanciel, de manière à atténuer les effets d'exclusion possibles.
3. Invitez la personne qui prend la parole à s’identifier.
4. Prenez le temps de demander de temps en temps aux participants s'ils et elles vous entendent et vous suivent.

interface et fonctionnalités de l'application avaya spaces

1. Raccrocher : permet de quitter la réunion. Une fois la réunion quittée, vous reviendrez sur votre "Dashboard".

2. Partager l'écran : permet de partager son écran avec les participants. Après avoir activé cette fonctionnalité, l'application vous demandera d'autoriser le partage puis de choisir si vous souhaitez partager l'intégralité de votre écran ou une fenêtre / un programme en particulier.

Cette fonction est disponible par défaut pour toutes les personnes présentes durant la réunion virtuelle.

3. Bloquer la caméra / Autoriser la caméra : permet d'activer ou de désactiver votre caméra.

4. Désactiver / Activer le son : permet d'activer ou de désactiver votre microphone.

Il est conseillé aux participants d'activer leur microphone uniquement aux moments de leur prise de parole.

5. Paramètres des appareils : permet de sélectionner vos options audio et vidéo.

6. Fenêtre de discussion / gestion des participants (à droite de l'écran) : Cette fenêtre peut être réduite ou développée en cliquant sur la petite flèche encadrée de gris indiquée ci-dessus par une flèche rouge.

- Onglet « Conversation » : permet d'envoyer des messages écrits dans le fil de conversation. Avaya permet également d'envoyer des fichiers en cliquant sur l'icône en forme de trombone, "Joindre".

- Onglet « Personnes » : liste les personnes présentes à la réunion en cours (l'export d'une liste des participant.e.s n'est pas possible sur Avaya Spaces).

À la fin de votre séance

• Cliquez sur le bouton « Raccrocher » dans la barre d’outils pour vous déconnecter de votre Space. Une fois de retour sur votre dashboard, cliquez sur le bouton rouge « Terminer la réunion »
• Utilisez la télécommande pour éteindre le boîtier Avaya en appuyant sur le bouton en haut à droite
• Ramenez la télécommande Avaya à l’accueil du Centre de colloques

Remarques sur les fonctionnalités d'Avaya Spaces

Avaya Spaces ne permet pas :

• d'enregistrer vos séances de séminaires
• de générer de listes de participants
• de rejoindre la réunion virtuelle via une ligne téléphonique

Si vous n'avez pas de son, vérifiez que toutes les autres applications de visioconférences présentes sur votre ordinateur (BBB, Zoom, Skype...) sont désactivées et quittées.

Mail-type aux participantes et participants en distanciel à un séminaire organisé sur Avaya Spaces

Cher·es participant·es,

Je vous confirme votre participation en distanciel à mon séminaire (titre du séminaire).

La séance aura lieu le DATE à XXhXX sur l'application [Avaya Spaces] à l'adresse de connexion [collez ici l'adresse de la salle virtuelle que vous avez créée].

Attention, ne vous rendez pas sur place.

Si vous ne comptez plus participer aux séminaires, merci de retirer votre demande de participation sur le portail Participations. Pour cela, utilisez le lien figurant dans le mail de confirmation reçu à l'issue du dépôt de votre demande de participation. Merci d'avance.

Besoin d'aide ?

Pour le portail Participations

• Assistance technique : écrire à neobab-admin@ehess.fr

Pour Avaya Spaces

• Si vous recontrez des problèmes pour la création de votre compte Avaya, vous pouvez écrire à l’adresse compte-avaya@ehess.fr.
• Assistance technique : 06.16.09.54.17 / 06.62.96.11.71 / 01.49.54.26.26 / 06.16.09.54.17 / support.visio@ehess.fr
• Au Centre de colloques, du personnel du Campus Condorcet (les factotums) est disponible à l'accueil du rez-de-chaussée pour vous assister.