Pour la visioconférence, l'École met à disposition la solution BigBlueButton (BBB).

Découvrez son mode d'emploi ci-dessous :

SOMMAIRE

Qu'est-ce que bigbluebutton ?

BigBlueButton est un système de visioconférence sous licence libre développé pour la formation à distance. Depuis mai 2020, il est intégré au socle interministériel de logiciels libres et est recommandé, par la Direction interministérielle du numérique et du système d'information et de communication de l'État, pour les administrations publiques.

Dois-je télécharger l'application ?

Non, BigBlueButton est une application disponible 100 % en ligne à l'adresse unique https://bbb.ehess.fr

Faut-il que je crée un compte BBB pour l'utiliser ?

Non, votre compte informatique EHESS suffit pour accéder au service et en bénéficier directement.

Les personnes qui participent à mon webinaire doivent elles posséder un compte EHESS pour s'y connecter ?

Non, pour pour rejoindre votre session de visio-conférence, les participants auront uniquement besoin de l’adresse web de la salle virtuelle, sans nécessité de télécharger d’application ni de posséder de compte EHESS.

Comment créer une salle virtuelle sur BBB ?

1. Se connecter à son compte sur BBB
Prérequis : il est nécessaire de disposer d'un compte informatique EHESS.

  • Depuis Google Chrome ou Mozilla Firefox, rendez-vous à l'adresse https://bbb.ehess.fr

  • Cliquez sur le bouton "Connexion" en haut à droite de la fenêtre ;

  • Saisissez l’identifiant et le mot de passe de votre compte informatique EHESS (l’identifiant correspond généralement à votre nom de famille ou à la première lettre de votre prénom et votre nom accolés) ;

  • Vous accédez à votre page d'accueil BBB, le tableau de bord vous permettant de retrouver vos salles et enregistrements.

2. Créer et paramétrer une salle virtuelle sur BBB

  • Depuis Google Chrome ou Mozilla Firefox, rendez-vous sur https://bbb.ehess.fr

  • Cliquez le bouton "Connexion" en haut à droite et saisissez vos identifiants EHESS ;

  • Cliquez sur "Créer une salle" pour ouvrir un menu qui vous permettra de lui attribuer un nom (il est conseillé de reprendre l'intitulé de votre séminaire) et de la paramétrer (dans les options, nous vous conseillons fortement d’activer "Couper le micro des participants lors de leur entrée dans la salle" pour éviter la cacophonie en début de session :

  • Validez en cliquant sur "Créer une salle" ;

  • La salle est créée et est immédiatement utilisable. Copiez le lien qui apparaît sous son nom et diffusez-le aux participants (c.f. ci-dessous). Pour organiser de nouvelles sessions dans la même salle, il vous faudra utiliser le même lien.

  • Attention : l’accès à la salle ne nécessitant pas la saisie des identifiants EHESS, n’importe qui disposant du lien peut accéder à la session quand elle a démarré. Soyez vigilant lors de la diffusion du lien. Via les options de la salle, il reste possible de modérer qui peut entrer.

  • Pour plus d'informations, consultez le catalogue des services numériques de l’EHESS.

Transmettre le lien de la salle virtuelle aux participantes et participants grâce au portail participations

Une fois la salle virtuelle créée, transmettez le lien de celle-ci à votre liste de diffusion de participants en distanciel préalablement générée sur le portail Participations. Vous n'avez pas besoin d'écrire à chaque participant un par un : il vous suffit d'écrire à l'adresse de la mailing-list que Participations a généré automatiquement pour vous.

Pour ces messages, vous pouvez vous inspirer des mails-types au bas de cette page.

ATTENTION : pour rappel, les étudiantes et étudiants en master doivent obligatoirement assister en présentiel à toutes les UEs prévues dans leur parcours pédagogique.
Les enseignantes et enseignants qui le désirent peuvent dispenser leur enseignement en mode hybride en utilisant un système de visioconférence, à condition qu’ils soient eux-mêmes sur site, dans des salles équipées et qu'uniquement des auditeurs ou auditrices libres assistent à l’enseignement à distance.

  • Assistance technique : écrire à neobab-admin@ehess.fr
Participations : mode d'emploi

DÉMARRER ET animer VOTRE SÉANCE SUR BBB

Le mode distanciel implique des actions spécifiques relatives à la pédagogie à distance.


Démarrer la séance

  1. Connectez-vous, depuis votre ordinateur et via le navigateur Google Chrome ou Mozilla Firefox, à votre espace BBB.
  2. Sélectionnez la salle dans laquelle se tiendra le séminaire puis lancez la séance en cliquant sur le bouton « Démarrer ».
  3. Choisissez votre mode de connexion audio (votre caméra pourra être activée ultérieurement, que vous choisissiez l'option "Microphone" ou "Écoute seule") :
  • "Microphone" : permet d'activer et de désactiver votre micro durant la séance (mode de connexion conseillé)
  • "Écoute seule" : votre micro ne pourra pas être activé durant la séance, vous pourrez écouter sans participer
  • (Attention : cette option sera prochainement disponible) "Joindre par téléphone" : permet aux participants de se connecter à la réunion directement via leur ligne téléphonique.

Animer la séance

  1. Pour organiser le tour de table, proposez aux participants en distanciel d'allumer leurs caméras durant leur prise de parole.
  2. Tenez l'équivalent du cahier de présence en procédant à l'extraction de la liste des personnes présentes comme indiqué ci-dessous.
  3. Gérez le passage de la parole entre les participants en distanciel, de manière à atténuer les effets d'exclusion possibles.
  4. Invitez la personne qui prend la parole à s’identifier.
  5. Prenez le temps de demander de temps en temps aux participants s'ils et elles vous entendent et vous suivent.

Partager une présentation

Le partage d’écran est possible sur BBB mais demande des ressources importantes, ce qui peut entraîner des ralentissements chez les personnes connectées à la salle virtuelle disposant d'un matériel ancien ou d’une connexion internet de moins bonne qualité.

Il est en ce sens conseillé pour une présentation de type PowerPoint de choisir l’option « Gérer la présentation ».

  1. Cliquer sur le bouton bleu « + » en bas à gauche de l'écran de visioconférence puis choisir l'option "Gérer la présentation".
  2. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, glissez-déposez votre fichier ou parcourez votre ordinateur (attention, sur la plateforme bbb.ehess.fr la taille de chacun des fichiers chargés ne peut pas dépasser 100 Mo).
  3. Cliquez sur le bouton bleu "Télécharger" en haut de la fenêtre.
  4. Vous reviendrez ensuite sur l'écran de visioconférence de BBB et votre présentation apparaîtra à l'écran. Vous pourrez naviguer dans les différentes pages à l’aides des flèches apparaissant en bas de votre présentation.

Sauvegarder la liste des participants au séminaire

Si votre séminaire estorganisé au format hybride, vous pouvez compléter par la liste des participants à distance mais en les distinguant bien de la liste des participantes en présentiel. Pour ce faire : 

  1. Cliquer sur la roue dentée apparaissant dans la fenêtre blanche à gauche de l’écran, dans le panneau « Utilisateurs ». Un menu apparaît.
  2. Choisissez l'option  "Sauvegarder les noms d’utilisateurs".
  3. Un document est alors téléchargé sur votre ordinateur (disponible dans l’onglet « Téléchargements » de votre navigateur) recensant tous les noms des personnes présentes au moment de l’extraction de cette liste.

Enregistrer la séance

> Pour rappel, l'enregistrement des soutenances de thèse n'est pas autorisé.

BigBlueButton dispose d’une fonctionnalité permettant à toutes personnes détenant les droits de modération dans la salle d’enregistrer la session. Pour activer la fonctionnalité, cliquez sur le bouton en haut de l’écran « Commencer l’enregistrement ».


En cliquant sur ce même bouton, vous pouvez mettre en pause à tout moment l’enregistrement puis le reprendre de la même manière. Il est à noter que :

  • Même si plusieurs enregistrements sont réalisés durant la même session, une seule vidéo sera disponible à l’issue. Elle comportera l’ensemble des segments enregistrés mis bout à bout ;
  • Le délai de traitement de l’enregistrement varie selon la durée de celui-ci et le nombre de traitements en cours à l’échelle de l’École. Ainsi, comptez en moyenne 24h avant de pouvoir en disposer.

Pour retrouver la liste de vos enregistrements, rendez-vous sur la page d’accueil de votre compte et cliquez sur le bouton « Tous les enregistrements » (1). Depuis la page d’accueil, il est également possible de cliquer sur le nom d’une salle précise puis de faire défiler vers le bas pour retrouver les enregistrements uniquement réalisés dans celle-ci (2).

Visionner, partager et télécharger vos enregistrements

Pour réaliser ces différentes actions, vous pouvez vous reporter aux pages dédiées sur le catalogue des services (compte informatique EHESS requis) :

 

Terminer la séance

  1. Si vous souhaitez terminer la séance en déconnectant tous les participant·e·s, cliquez en haut à droite de la page sur les trois points verticaux et choisissez "Mettre fin à la réunion". (Attention, cliquer sur "Quitter la conférence" vous fera quitter la salle virtuelle mais ne mettre pas fin à la séance, le reste des participants resteront connectés).
  2. Vous serez alors redirigé vers la page d’accueil de votre compte. Sur cette page, cliquez sur vorre nom en haut à droite de l’écran puis choisir l’option « Déconnexion ».

Dans les jours et semaines qui suivent, sollicitez votre audience afin de prendre en compte leurs retours d’expériences. Il est également conseillé de mettre à jour vos listes de diffusion Participations en fonction des demandes de participation.

Mail-type aux participantes et participants en distanciel à un séminaire sur BBB

Cher·es participant·es,

Je vous confirme votre participation en distanciel à mon séminaire (titre du séminaire).

La séance aura lieu le DATE à XXhXX sur l'application [BBB] à l'adresse de connexion [collez ici l'adresse de la salle virtuelle que vous avez créée].

Attention, ne vous rendez pas sur place.

Si vous ne comptez plus participer aux séminaires, merci de retirer votre demande de participation sur le portail Participations. Pour cela, utilisez le lien figurant dans le mail de confirmation reçu à l'issue du dépôt de votre demande de participation. Merci d'avance.

Besoin d'aide ?

Pour le portail Participations

  • Assistance technique : neobab-admin@ehess.fr

Pour BigBlueButton