Pour la tenue des séminaires, l'École incite à l'utilisation de l'application BigBlueButton (« BBB »).

Découvrez son mode d'emploi ci-dessous :

Qu'est-ce que bigbluebutton ?

BigBlueButton est un système de visioconférence sous licence libre développé pour la formation à distance. Depuis mai 2020, il est intégré au socle interministériel de logiciels libres et est recommandé, par la Direction interministérielle du numérique et du système d'information et de communication de l'État, pour les administrations publiques.

Dois-je télécharger l'application ?

Non, BigBlueButton est une application disponible 100 % en ligne. Pour y accéder, il suffit de se connecter à l’adresse https://webinaire.ehess.fr

Faut-il que je crée un compte BBB pour l'utiliser ?

Non, votre compte informatique EHESS suffit pour accéder au service et en bénéficier directement.

Les personnes qui participent à mon webinaire doivent elles posséder un compte EHESS pour s'y connecter ?

Non, pour pour rejoindre votre session de visio-conférence, les participant·e·s auront uniquement besoin de l’adresse web de la salle virtuelle, sans nécessité de télécharger d’application ni de posséder de compte EHESS.

Comment créer une salle virtuelle sur BBB ?

1. Se connecter à son compte sur BBB
Prérequis : il est nécessaire de disposer d'un compte informatique EHESS afin de disposer des droits d’accès. Voici comment procéder : 

    • depuis Google Chrome ou Mozilla Firefox, rendez-vous sur https://webinaire.ehess.fr ;
    • cliquez sur le bouton "Connexion" en haut à droite de la fenêtre ;
    • saisissez l’identifiant et le mot de passe de votre compte informatique EHESS (l’identifiant correspond généralement à votre nom de famille ou à la première lettre de votre prénom et votre nom accolés) ;
    • vous accédez à votre page d'accueil BBB

2. Créer et paramétrer une salle virtuelle sur BBB

    • rendez-vous sur https://webinaire.ehess.fr ;
    • cliquez le bouton "Connexion" en haut à droite et saisissez vos identifiants EHESS ;
    • cliquez sur "Créer une salle" pour ouvrir un menu qui vous permettra de la paramétrer :
    • attribuez à la salle le nom du séminaire ;
    • dans les options, nous vous conseillons fortement d’activer "Couper le micro des participant·e·s lors de l'entrée dans la salle" pour éviter la cacophonie en début de session ;
    • terminez en cliquant sur "Créer une salle" ;
    • la salle est créée et est immédiatement utilisable. Copiez le lien qui apparaît et diffusez-le aux participants (c.f. ci-dessous). Pour organiser de nouvelles sessions sur le même thème, il suffira d’utiliser le même lien.
      ATTENTION : l’accès à la salle ne nécessitant pas la saisie des identifiants EHESS, n’importe qui disposant du lien peut accéder à la session quand elle a démarré. Soyez vigilant lors de la diffusion du lien. Via les options de la salle, il reste possible de modérer qui peut entrer.
      Pour plus d'informations, consultez le catalogue des services numériques de l’EHESS.

Transmettre le lien de la salle virtuelle aux participant·e·s grâce à la mailing-list LISTSEM

Une fois la salle virtuelle créée, transmettez son adresse web à vos participant·e·s. Vous n'avez pas besoin d'écrire à chaque participant un par un, il vous suffit d'écrire à l'adresse de la mailing-list que listsem a générée automatiquement !

Pour cela :

  • rendez-vous sur listsem (https://listsem.ehess.fr/) puis cliquez sur "Gérer" et cliquez sur le titre du séminaire ;
  • dans la partie supérieure de l'écran, les adresses de vos mailing-lists s'affichent : vous n'avez plus qu'à écrire un mail à l'adresse de la mailing-list "distancielle" un mail contenant le lien BBB (N.B.: inspirez-vous des mails-types proposés en bas de cette page)

ATTENTION : n'oubliez pas d'utiliser la liste de diffusion des participant·e·s en présentiel (également générée par listsem) pour informer ses membres qu'ils peuvent se rendre en séance. (Rappel : une liste de diffusion générale existe aussi, qui peut être utilisée pour transmettre des informations au groupe tout entier).

DÉMARRER ET TENIR VOTRE SÉANCE SUR BBB

Le mode distanciel implique des actions spécifiques relatives à la pédagogie à distance.


Démarrer la séance

  1. Connectez-vous, depuis votre ordinateur et via le navigateur Google Chrome ou Mozilla Firefox, à votre espace BBB.
  2. Sélectionnez la salle dans laquelle se tiendra le séminaire puis lancez la séance en cliquant sur le bouton « Démarrer ».
  3. Choisissez votre mode de connexion audio :
  • "Microphone" : permet d'activer et de désactiver votre micro durant la séance (mode de connexion conseillé)
  • "Écoute seule" : votre micro ne pourra pas être activé durant la séance, vous pourrez écouter sans participer
  • "Joindre par téléphone"

Tenir la séance

  1. Suggestion pour organiser le tour de table : proposez aux participant·e·s en distanciel d'allumer leurs caméras durant leur prise de parole.
  2. Tenez l'équivalent du cahier de présence en procédant à l'extraction de la liste des personnes présentes comme indiqué ci-dessous.
  3. Gérez le passage de la parole entre les participant·e·s en distanciel, de manière à atténuer les effets d'exclusion possibles.
  4. Invitez la personne qui prend la parole à s’identifier.
  5. Prenez le temps de demander de temps en temps aux participant·e·s s'ils et elles vous entendent et vous suivent.

Charger une présentation

Le partage d’écran est possible sur BBB mais demande des ressources importantes, ce qui peut entraîner des ralentissements chez les personnes connectées à la salle virtuelle disposant d'un matériel ancien ou d’une connexion internet de moins bonne qualité.

Il est en ce sens conseillé pour une présentation de type PowerPoint de choisir l’option « Charger une présentation ».

  1. Cliquer sur le bouton bleu « + » en bas à gauche de l'écran de visioconférence puis choisir l'option "Charger une présentation".
  2. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, glissez-déposez votre fichier ou parcourez votre ordinateur (ATTENTION : il est vivement conseiller d’utiliser des fichiers au format .pdf de maximum 50 Mo).
  3. Cliquez sur le bouton bleu "Télécharger" en haut de la fenêtre.
  4. Vous reviendrez ensuite sur l'écran de visioconférence de BBB et votre présentation apparaîtra à l'écran. Vous pourrez naviguer dans les différentes pages à l’aides des flèches apparaissant en bas de votre présentation.

Sauvegarder la liste des participant·e·s au séminaire

Même en « distanciel » la tenue de l'équivalent d'un cahier de présence par les responsables de séminaires reste un impératif. Pour ce faire : 

  1. Cliquer sur la roue dentée apparaissant dans la fenêtre blanche à gauche de l’écran, dans le panneau « Utilisateurs ». Un menu apparaît.
  2. Choisissez l'option  "Sauvegarder les noms d’utilisateurs".
  3. Un document est alors téléchargé sur votre ordinateur (disponible dans l’onglet « Téléchargements » de votre navigateur) recensant tous les noms des personnes présentes au moment de l’extraction de cette liste.

Terminer la séance

  1. Si vous souhaitez terminer la séance en déconnectant tous les participant·e·s, cliquez en haut à droite de la page sur les trois points verticaux et choisissez « Mettre fin à la réunion ». (ATTENTION : Cliquer sur "Déconnexion" vous fera quitter la salle virtuelle mais ne mettre pas fin à la séance, le reste des participant·e·s resteront connecté·e·s).
  2. Vous serez alors redirigé vers la page d’accueil de votre compte. Sur cette page, cliquez sur vorre nom en haut à droite de l’écran puis choisir l’option « Déconnexion ».

Dans les jours et semaines qui suivent, sollicitez votre audience afin de prendre en compte leurs retours d’expériences. Il est également conseillé de mettre à jour vos listes de diffusion Listsem en fonction des demandes de participation.

MAIL-TYPE À ENVOYER AUX PARTICIPANT·E·S AUx SÉMINAIRES

Vous trouverez ci-dessous des exemples de mails que vous pouvez envoyer aux participant·e·s. En plus des informations relatives à l’accès au séminaire, il est important d’y ajouter les consignes sanitaires.


Mail-type aux participant·es à un séminaire en distanciel sur BBB

Cher·es participant·es,

Je vous confirme votre participation en distanciel à mon séminaire [TITRE DU SÉMINAIRE]. La première séance aura lieu le [DATE] à [HORAIRE] et sera à suivre sur [ADRESSE DE LA SALLE VIRTUELLE https://webinaire.ehess.fr/b/XXX-XXX-XXX].

Attention, ne vous rendez pas sur place.

Si vous ne comptez plus participer aux séminaires, merci de retirer votre demande de participation sur Listsem. Pour cela, utilisez le lien figurant dans le mail de confirmation reçu à l'issue du dépôt de votre demande de participation. Merci d'avance.

Bien cordialement,
Signature

Besoin d'aide ?

Pour Listsem

  • Assistance technique : écrire à listsem-admin@ehess.fr

Pour BigBlueButton

À retrouver en ligne :