Plan de déconfinement de l'EHESS

PLAN DE DECONFINEMENT PARTIEL ET PROGRESSIF DANS LES LOCAUX GERES PAR L’EHESS

Première période : 12 mai au 1er juin 2020

Respecter les orientations de la politique sanitaire nationale, assurer la continuité de nos missions de recherche et de formation, tout en garantissant la santé et la sécurité des personnels et des usagers de l’école, telles sont les données de l’équilibre qu’il faut rechercher dans cette nouvelle phase. Les principes et mesures énoncés ci-dessous tentent de concilier ces exigences, sans méconnaître les contraintes individuelles et collectives. 

Dans cette crise sanitaire que nous traversons tous, les informations connues sur la propagation de ce virus sont évolutives et leur durée de vie est courte. Les dispositions ci-dessous sont donc amenées à être rapidement complétées au fur et à mesure de l’évolution des consignes sanitaires ou des adaptations territoriales qui pourraient être annoncées ultérieurement. Elles s’appuient notamment sur la circulaire ministérielle du 3 mai 2020 jointe en annexe. 

Les grandes lignes de ce programme très progressif sont établies pour une première période allant du 12 mai au 1erjuin. Un bilan d’étape sera réalisé sur la période afin d’ajuster au mieux les modalités pour la période suivante (juin-juillet). Les étapes successives et les bilans feront l’objet d’une information et d’un dialogue continu avec les différentes instances de l’Ecole, chacune selon ses compétences.

Elles ont été partagées avec les membres du CHSCT lors d’une réunion ayant eu lieu le 30 avril dernier et seront actualisées et affinées lors de la prochaine réunion de l’instance prévue le 14 mai prochain.

Activités scientifiques, pédagogiques et administratives : Le principe demeure celui de la poursuite des activités scientifiques, pédagogiques et administratives à distance

Accès des étudiants en formation initiale ou continue : 

Tous les enseignements en présentiel sont annulés jusqu’à nouvel ordre et au moins jusqu’au mois de septembre. Aucun séminaire et aucune soutenance (de master comme de thèse) ne pourront avoir lieu dans les locaux, dont l’accès est fermé aux étudiants.  Les comités de de thèse se réuniront également « à distance ».

Dans le cadre de l'ordonnance n° 2020-351 du 27 mars 2020, les nouvelles modalités de validation des cursus ont été adoptées lors du conseil scientifique du 14 avril 2020. 

Les services de l’Ecole vous informent : Le site de l’Ecole précise ces modalités sur les pages qui sont aménagées pour informer les étudiants pendant toute cette période. Il vous propose des outils et services numériques ou des ressources en ligne en libre accès. Vous y trouverez également des dispositifs et des contacts pour soutenir celles et ceux qui en éprouvent le besoin : aides financières d’urgence, services de santé, soutien psychologique : 

 

Pour tous les personnels, respect des préconisations sanitaires et principe du travail à distance : 

Colloques, Instances, réunions : 

  • Les colloques, journées d'études, et évènements scientifiques accueillant du public sont suspendus jusqu’à nouvel ordre. 
  • Les instances de l’école sont maintenues autant que possible en visioconférence jusqu’à nouvel ordre. 
  • Les réunions d’équipes, de gestion de projets, les comités seront privilégiés en visio-conférences ou conférences téléphoniques.

Déplacements : Les déplacements nationaux relatifs à des activités de recherche (terrains notamment) sont soumis aux règles applicables pour les déplacements professionnels pendant la crise sanitaire.

Tous les déplacements internationaux sont suspendus jusqu’à nouvel ordre. Aucun ordre de mission à l’international ne pourra être signé dans l’immédiat compte tenu des risques associés à la mise en œuvre d’une quatorzaine à l’occasion des déplacements internationaux.

Documentation : Les services de documentation électroniques seront privilégiés. Pour des chercheurs ayant besoin d’accéder à un fonds spécifique non accessible à distance, l’accès au fond documentaire des bibliothèques de centres peut exceptionnellement être autorisé par le directeur de l’unité sur demande expresse pour emprunter un ouvrage. Ce dernier devra être restitué dans le respect des consignes sanitaires d’isolement des ouvrages dans un espace dédié à cet effet pour une durée de 6 jours avant d’être réintégré au fonds. 

Dématérialisation des procédures administratives : Les procédures de gestion administratives sont maintenues autant que possible sous une forme dématérialisée. Pour des raisons sanitaires, les parapheurs papiers ne seront pas remis en circulation. Les circuits des parapheurs virtuels sont identiques aux circuits habituels. Les bordereaux de visas sont transmis par mail et les signatures seront réalisées de manière électronique. 

Registres et permanence du CHSCT : Pour toute information relative à la protection des risques dans l'exercice de vos fonctions, vous pouvez contacter les membres du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) de l'EHESS : chsct2019@ehess.fr. Des visioconférences peuvent facilement être organisées pour mieux vous accompagner.

Les inscriptions au registre santé et sécurité ou travail ou les signalements au registre des dangers graves et imminents peuvent être effectuées par mail auprès de la conseillère de prévention : isabelle.gomez@ehess.fr.

Equipements informatiques et télétravail : La DSI poursuit et complète les équipements des télétravailleurs au fur et à mesure de la réception des livraisons pendant toute la période visée. L’école vous propose un guide pour vous accompagner au mieux dans le télétravail :

 

Travail en présentiel à titre exceptionnel dans les locaux

Gestion des locaux :

Si le travail à distance est privilégié pour tous, les modalités d’accès aux équipements de protection et les règles de fonctionnement de chaque bâtiment sont précisées par chaque établissement hébergeur. 

Les orientations ci-dessous concernent les services et unités hébergés par l’Ecole en Ile de France ou à Marseille (les 3 sites du Pôle Raspail, Monsieur le Prince, Vieille Charité). 

Les sites parisiens seront ouverts aux dérogations en présentiel à compter du 12 mai. Pour le site de la vieille charité, la date de l’accès restreint aux locaux pour les personnels sera confirmée localement en fonction des dates de désinfection effectives.

Les unités présentes dans les bâtiments recherche de Condorcet, ne devraient pas avoir accès aux locaux avant le 18 mai. Les directions appliqueront les recommandations du plan de reprise d’activité en cours d’actualisation pour le site de Condorcet. 

L’entrepôt d’Aubervilliers demeure fermé jusqu’à nouvel ordre.

Pour tous les bâtiments, les orientations de l’Ecole font l’objet d’échanges réguliers avec les autres établissements partageant ses locaux ou ceux hébergeant des unités de l’école.

 

Accès exceptionnel des personnels :

L’exception en présentiel est limitée aux agents qui ne peuvent pas télétravailler en raison de leurs missions (courrier, patrimoine immobilier, serveurs informatiques…) ou de leur équipement (absence d’équipement informatique ou de connexion). Elle peut également concerner ceux dont la présence permettra de débloquer une part de leur activité qui ne peut être davantage reportée (agent comptable pour l’accès à certaines transactions…). 

Un accès temporaire aux locaux peut également être autorisé sur une journée pour motif impérieux : récupérer des documents urgents ou du matériel informatique. 

Demandes de dérogations :

L’entrée se fera sur contrôle d’accès nominatif. Sur tous les sites gérés par l’EHESS, les listes des personnes autorisées à entrer seront transmises en amont auprès des agents en charge de la sécurité. Cette liste prendra la forme d’une liste d’émargement permettant également la remise du/des masques nécessaire(s) durant la présence dans les locaux (la durée de vie des masques est limitée à 4 heures) et le renouvellement des stocks sur les différents sites.  

Les accès principaux seront fermés pour la plupart des sites, et les accès pourront être restreints par le paramétrage des badges. Les personnels autorisés recevront des consignes d’accès via leur responsable de service ou directeur d’unité.

Afin de respecter les consignes sanitaires de distanciation sociale, les autorisations sont accordées dans la limite d’un nombre maximum de personnes simultanément présentes par jour dans chacun des bâtiments de l’EHESS. Une rotation quotidienne pourra être organisée au sein des services selon les besoins. Cette organisation tient compte notamment de l’aménagement des espaces dans les bureaux (4 mètres carrés autour de chaque agent recommandés par le ministère du travail).

Les demandes de dérogation sont recensées par les directeurs d’unités et responsables de services qui proposent chaque jeudi une programmation de la présence des agents pour la semaine suivante. La transmission se fait par un formulaire spécifique à l’adresse  dgs@ehess.fr. Une synthèse et des propositions de reprogrammations éventuelles sont assurées les services de la DGS si le risque d’affluence est trop fort sur certains jours. 

 

Préalables

Consignes sanitaires dans les locaux :

Les agents dont la présence est autorisée s’engagent au respect des règles sanitaires édictées par l’employeur au sein des locaux : inscription préalable via la procédure spécifique, port du masque dans les parties communes des locaux, respect des gestes barrières (se laver les mains au savon, au gel ou porter des gants en plastique si les missions exercées entrainent un contact avec des objets circulants (courrier, matériel informatique, ouvrages…), éternuer dans son coude, utiliser des mouchoirs à usage unique et les jeter dans les poubelles destinées à cet effet, utiliser des serviettes en papier, respecter les distances minimales (1 mètre), respect des règles de circulation adaptées (sens uniques de circulation dans les escaliers et les ascenseurs, limitation du nombre de personnes par ascenseurs, un accès sera privilégié pour les personnes ne pouvant prendre les escaliers , marquage au sol éventuel).

Message à l’attention des personnels exerçant sur des sites non gérés par l’EHESS :  la fourniture des équipements de protection et les consignes sanitaires applicables au sein des locaux relèvent des établissements hébergeurs.

Horaires d’ouvertures des locaux : 

Sur tous les sites gérés par l’EHESS, les locaux seront accessibles aux seuls personnels de sécurité et de ménage à compter de 7h00 afin de permettre les opérations de nettoyage dans de bonnes conditions.

Les locaux seront accessibles aux personnels de 8h30 à 18h30 pendant la durée de la période visée. 

Restauration collective : 

Les espaces de restauration collective seront fermés jusqu’à nouvel ordre et les buffets sont interdits dans les locaux. La vente à emporter pourra être envisagée dès que le respect des consignes sanitaires pourra être garanti.

Les personnels sont autorisés à amener leurs repas et leurs couverts et à déjeuner exceptionnellement dans leurs bureaux. Les déchets devront être déposés dans les poubelles prévus à cet effet.

 

Mesures préventives jusqu’au 11 mai inclus :

  • Stocks d’équipements de protection pour les personnels et les extérieurs présents dans les locaux (masques jetables, gants en plastique selon les besoins : courrier, informatique) et de produits d’hygiène (Gel hydroalcoolique hors des points d’eau : totem à l’entrée du bâtiment, distributeurs muraux pour les salles de réunion, savons liquides dans les sanitaires et les cuisines, mouchoirs en papier, serviettes en papier dans les sanitaires, sacs poubelles, lingettes désinfectantes…) 
  • Equipements de barrières de plexiglas aux accueils et achat de visières pour les personnels.
  • Analyse de l’air : des analyses seront régulièrement effectuées. Les résultats seront communiqués aux membres du CHSCT. 
  • Entretien et purge du réseau d’eau froide.
  • Désinfection des locaux.
  • Affichage des consignes sanitaires et mise en place du circuit des déchets des équipements de protection.

 

A compter du 12 mai :

  • Aménagements d’espaces supplémentaires pour les vélos.
  • Renfort du nettoyage et désinfection régulière des locaux (parties communes), avec des passages renforcés sur les points de contact (poignées, rampes, parois ascenseurs etc..).
  • Passage dans les bureaux pour le nettoyage des sols, portes et combinés téléphoniques. Les dossiers, ouvrages et ordinateurs ne sont pas touchés par les personnels de ménage. Des lingettes désinfectantes sont fournies aux agents par l’établissement.
  • Ventilation régulière des locaux.
  • Gestion des déchets et réapprovisionnement des savons et gels : le service en charge de la logistique assure la gestion des déchets et notamment des masques et gants.

 

Sont exclus de la reprise en présentiel :

Les personnes à risques dites « vulnérables », en raison notamment de leur état de santé, sur recommandation du médecin de prévention ou, le cas échéant, du médecin traitant. Un questionnaire d’aide à la sortie de cette période de confinement élaboré par l’association française des médecines de prévention vous sera prochainement transmis afin de vous aider à identifier le ou les risques éventuels vous concernant. Seul destinataire de leur retour, le médecin de prévention pourra vous orienter dans vos possibilités. Ces informations sont confidentielles et soumises au secret médical. 

Le médecin de prévention pourra recommander le maintien en télétravail des agents partageant un domicile avec une personne vulnérable (parents d’enfants vulnérables, conjoint vulnérable…).

Les parents d’enfants de moins de 16 ans n’ayant pu rejoindre leur établissement scolaire peuvent demander le maintien en télétravail.


Suspicion de Covid-19 :

Pour toute interrogation d'ordre médical, vous pouvez contacter le médecin de prévention : annick.lalo@ehess.fr

Les personnes présentant des symptômes tels que : fièvre, toux, difficultés respiratoires, à parler ou à avaler, perte du goût ou de l’odorat sont invitées à rester chez elles ou rentrer rapidement en évitant les transports en commun et téléconsulter rapidement. 

Le protocole de prise en charge d’une personne symptomatique et de ses contacts rapprochés fera l’objet d’un affichage dédié sur le lieu de travail.