Plan de déconfinement de l'EHESS

PLAN DE DÉCONFINEMENT PARTIEL ET PROGRESSIF DANS LES LOCAUX GÉRÉS PAR L’EHESS

Troisième période : du 22 juin au 7 août 2020

Faciliter le retour à l’exercice simplifié de nos missions de recherche et de formation, dans le respect des orientations sanitaires nationales communiquées le 28 mai dernier, tout en garantissant la santé et la sécurité des personnels et des usagers de l’École, telles sont les données du nouvel équilibre qu’il faut rechercher dans cette nouvelle phase d’évolution de la situation sanitaire.
Les deux premières phases se sont déroulées aussi bien que possible. Les collègues reprennent progressivement le chemin de leur poste sur site dans les conditions sanitaires strictement contrôlées. Ce retour se déroule de façon contrastée, bienfaisant pour les uns, plus délicat pour les autres, et doit rester l’objet de toutes les attentions. L’épreuve que nous avons traversée durant le confinement appelle des relations de travail où l’écoute et l’échange s’imposent. Nous devons collectivement demeurer vigilants face aux fragilités qu’a parfois entraînées l’isolement (dépression, addictions, etc). La médecin de prévention se tient évidemment à la disposition de toutes et tous.
Les orientations révisées ci-dessous pour la période nouvelle s’appuient notamment sur le décret n° 2020-548 du 11 mai 2020, dans sa rédaction résultant du décret n°2020-604 du 20 mai 2020, prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l'épidémie de Covid-19 dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire et sur le décret 2020-663 du 31 mai 2020.

Des activités pédagogiques intégralement poursuivies à distance

Accès des étudiants en formation initiale ou continue : 

 

Les activités scientifiques et administratives poursuivies majoritairement à distance et progressivement de retour dans les locaux

Accès aux locaux :

Pour tous les personnels enseignants, doctorants et personnels administratifs, le principe du travail à distance est maintenu à raison de trois jours par semaine.

  • L’accès des personnels enseignants et des doctorants peut être autorisé deux jours par semaine dans les locaux des services ou des laboratoires à compter de lundi 8 juin.
  • Les personnels administratifs sont invités à revenir dans les locaux au moins deux jours par semaine, au moins jusqu’à la sortie de la période d’état d’urgence sanitaire le 10 juillet prochain. À cette date, il se pourrait que les dérogations actuelles relatives au télétravail, permises par l’état d’urgence sanitaire, soient revues.. Le maintien en télétravail à 100 % devient l’exception et doit être justifié auprès du service des ressources humaines à l’adresse suivante : respRH@ehess.fr (impossibilité de scolarisation des enfants, motif médical, transport, etc.).

Ne sont pas concernés par la reprise en présentiel :

  • Les personnes à risques dites « vulnérables », en raison notamment de leur état de santé, sur recommandation du médecin de prévention ou, le cas échéant, du médecin traitant. Un questionnaire d’aide à la sortie de cette période de confinement élaboré par l’association française des médecines de prévention a été transmis afin de vous aider à identifier le ou les risques éventuels vous concernant. Seul destinataire de leur retour, le médecin de prévention peut vous orienter dans vos possibilités. Ces informations sont confidentielles et soumises au secret médical. Seule la conclusion du médecin sur la dispense de retour en présentiel dans les locaux doit être transmise au service RH.
  • Le médecin de prévention peut recommander le maintien en télétravail des agents partageant un domicile avec une personne vulnérable (parents d’enfants vulnérables, conjoint vulnérable…). Pour toute interrogation d'ordre médical, vous pouvez contacter le médecin de prévention : annick.lalo@ehess.fr
  • Les parents d’enfants de moins de seize ans n’ayant pu rejoindre leur établissement scolaire peuvent demander le maintien en télétravail.

Colloques, instances, réunions : 

  • Les colloques, journées d'études, et évènements scientifiques accueillant du public sont suspendus jusqu’à nouvel ordre. 
  • Les instances de l’École pourront désormais être organisées pour partie en présentiel, pour partie en visioconférence.
  • Les réunions d’équipes, de gestion de projets, les comités seront privilégiés en visio-conférences ou conférences téléphoniques.
  • Sur chacun des sites gérés par l’École, quelques salles sont à nouveau accessibles à la réservation dans le respect des préconisations sanitaires pour des réunions limitées aux agents exerçant sur ces sites et dans la limite de dix personnes maximum.

Déplacements :

  • Les déplacements nationaux relatifs à des activités de recherche (terrains notamment) peuvent être autorisés sur ordre de mission des directeurs d’unités et dans le respect des règles applicables pour les déplacements professionnels pendant la crise sanitaire.
  • Les déplacements internationaux demeurent soumis aux préconisations régulièrement actualisées par le ministère des Affaires étrangères sur leur site internet en lien avec
    l’évolution de la situation sanitaire par pays. Les demandes d’ordre de mission à l’international sont à adresser : presidence@ehess.fr. Aucun ordre de mission à l’international ne sera signé dans les pays où le déplacement suppose la mise en œuvre d’une quatorzaine.

Documentation :

Les services de documentation électroniques demeurent privilégiés. Pour des chercheurs ayant besoin d’accéder à un fonds spécifique non accessible à distance, l’accès au fonds documentaire des bibliothèques de centres peut être autorisé par le directeur de l’unité sur demande expresse pour emprunter un ouvrage. Ce dernier devra être restitué dans le respect des consignes sanitaires d’isolement des ouvrages dans un espace dédié à cet effet pour une durée de six jours avant d’être réintégré au fonds.

Dématérialisation des procédures administratives : 

Les procédures de gestion administratives sont maintenues autant que possible sous une forme dématérialisée. Pour des raisons sanitaires, les parapheurs papiers ne seront pas remis en circulation. Les circuits des parapheurs virtuels sont identiques aux circuits habituels. Les bordereaux de visas sont transmis par mail et les signatures seront réalisées de manière électronique. 

Registres et permanence du CHSCT :

  • Pour toute information relative à la protection des risques dans l'exercice de vos fonctions, vous pouvez contacter les membres du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) de l'EHESS : representants.chsct@ehess.fr. Des visioconférences peuvent facilement être organisées pour mieux vous accompagner.
  • Les inscriptions au registre santé et sécurité ou travail ou les signalements au registre des dangers graves et imminents peuvent être effectuées par mail auprès de la conseillère de prévention : isabelle.gomez@ehess.fr en mettant en copie, le cas échant, les assistants de prévention des UMR.

Équipements informatiques et travail à distance :

La DSI complète les équipements des locaux pour élargir les solutions hybrides (présentiel et à distance) pendant toute la période visée.

 

Travail en présentiel dans les locaux gérés par l’EHESS

Gestion des locaux :

Les modalités d’accès aux équipements de protection et les règles de fonctionnement de chaque bâtiment sont précisées par chaque établissement hébergeur.

  • Les orientations ci-dessous concernent les services et unités hébergés par l’École en Île-de-France ou à Marseille (les trois sites du Pôle Raspail, Monsieur le Prince, Condorcet, Vieille Charité).
  • L’entrepôt d’Aubervilliers demeure fermé au public mais ouvre une journée par semaine pour les archivistes dès que désinfection et procédure de réouverture auront été intégralement effectuées.

Horaires d’ouvertures des locaux gérés par l’École :

Sur tous les sites gérés par l’EHESS, les locaux seront accessibles aux seuls personnels de sécurité et de ménage à compter de 7h afin de permettre les opérations de nettoyage dans de bonnes conditions.
Les locaux demeurent accessibles aux personnels de 8h30 à 18h30 pendant la durée de la période visée.

Accès des personnels :

À compter du 8 juin, l’accès aux locaux concerne tous les personnels deux jours par semaine, à l’exception des personnels empêchés.

Demandes d'accès :
  • L’entrée se fera sur contrôle d’accès nominatif. Sur tous les sites gérés par l’EHESS, chacun et chacune inscrira son nom sur un registre lors de sa venue afin de maintenir un contrôle des flux et d’assurer la possibilité d’un repérage en cas de « foyer » épidémique. La signature du registre permettra également la remise du/des masques nécessaire(s) durant la présence dans les locaux (la durée de vie des masques est limitée à quatre heures) et le renouvellement des stocks sur les différents sites. 
  • Afin de respecter les consignes sanitaires de distanciation sociale, une rotation quotidienne peut être organisée au sein des services selon les besoins. Cette organisation tient compte notamment de l’aménagement des espaces dans les bureaux (quatre mètres carrés autour de chaque agent selon les recommandations du ministère du Travail).

Préalables : Consignes sanitaires dans les locaux :

Les agents présents s’engagent au respect des règles sanitaires édictées par l’employeur au sein des locaux :

  • Inscription et signature du registre à l'entrée, port du masque dans les parties communes des locaux
  • Respect des gestes barrières (se laver les mains au savon, au gel ou porter des gants en plastique si les missions exercées entraînent un contact avec des objets circulants (courrier, matériel informatique, ouvrages…)
  • Éternuer dans son coude
  • Utiliser des mouchoirs à usage unique et les jeter dans les poubelles destinées à cet effet
  • Utiliser des serviettes en papier, respecter les distances minimales (un mètre)
  • Respect des règles de circulation adaptées (sens uniques de circulation dans les escaliers et les ascenseurs, limitation du nombre de personnes par ascenseurs, un accès sera privilégié pour les personnes ne pouvant prendre les escaliers, marquage au sol).

Suspicion de Covid-19 :

  • Les personnes présentant des symptômes tels que : fièvre, toux, difficultés respiratoires, à parler ou à avaler, perte du goût ou de l’odorat sont invitées à rester chez elles ou rentrer en évitant les transports en commun et téléconsulter rapidement.
  • Le protocole de prise en charge d’une personne symptomatique et de ses contacts rapprochés fait l’objet d’un affichage dédié sur le lieu de travail et d’une transmission sur le site de l’École.
Réouverture du cabinet médical et accueil médico-social :

Le cabinet médical rouvre ses portes à compter du 8 juin, des consultations peuvent être organisées sur rendez-vous.

Restauration collective : 

  • Les espaces de restauration collective proposent des paniers-repas.
  • Les personnels sont autorisés à amener leurs repas et déjeuner dans les espaces extérieurs (jardins, cour de l’École) quand la météo le permet ou très exceptionnellement dans leurs bureaux. Les déchets devront être déposés dans les poubelles prévues à cet effet.

Depuis le 12 mai :

  • Des espaces supplémentaires ont été aménagés pour les vélos (au 54 boulevard Raspail près du bâtiment P).
  • Renfort du nettoyage et désinfection régulière des locaux (parties communes), avec des passages renforcés sur les points de contact (poignées, rampes, parois ascenseurs etc.).
  • Le nettoyage s’effectue également dans les bureaux pour les sols, portes et combinés téléphoniques. Les personnels de ménage ne sont pas autorisés à déplacer et intervenir sur les dossiers, ouvrages, ordinateurs, copieurs. Des lingettes désinfectantes sont fournies si besoin aux agents par l’établissement.
  • Les consignes sanitaires ont été affichées et le circuit des déchets des équipements de protection mis en place.
  • Le service en charge de la logistique assure la gestion des stocks et réapprovisionnement des équipements de protection et matériel d’hygiène (savons, essuie-mains papiers, etc.).
  • Ventilation et mesures de prélèvement : des bureaux de contrôle ont été mandatés pour effectuer des analyses spéciales Covid-19. Les prélèvements sont faits une fois par semaine pendant un mois. Les résultats nous sont donnés 48h après chaque intervention. Ils sont affichés dans les locaux (espaces d’affichages « santé et sécurité au travail » des différents sites).

S’agissant du 54 boulevard Raspail, en prévision de la réouverture du bâtiment, les systèmes de ventilation ont été désinfectés et des mesures mises en place :

  • Nettoyage et désinfection des bouches de VMC ; remise en fonctionnement des centrales de traitement d’air ; vidange de tous les points d’eau ; nettoyage des moteurs VMC ; désinfection des filtres des locaux VDI.
  • Le maintien d'une ventilation permanente des bureaux 24 heures/24 et 7 jours/7, en abaissant le débit lors des périodes d’inoccupation.
  • Augmentation des registres d'air neuf et d'air extrait ainsi que l'augmentation des débits de soufflages et d'extractions pour une meilleure aération des locaux.
  • Mises à l’arrêt des roues de récupération thermique pour limiter les échanges d’air.
  • Un nettoyage régulier des bouches d'air extrait.

Message à l’attention des personnels exerçant sur des sites non gérés par l’EHESS :

Pour tous les bâtiments, les orientations de l’École font l’objet d’échanges réguliers avec les autres établissements partageant ses locaux ou ceux hébergeant des unités de l’École.
La fourniture des équipements de protection et les consignes sanitaires applicables au sein des locaux relèvent des établissements hébergeurs.