Covid-19 : dispositif et consignes sanitaires

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Compte tenu de la perspective de long terme du risque sanitaire, ces informations ont pour objet de préciser les modalités applicables à une reprise durable de nos missions de recherche et de formation, dans le respect des précautions sanitaires applicables aux établissements d’enseignement supérieur à compter de cette rentrée universitaire, tout en garantissant la santé et la sécurité des personnels et des usagers de l’École. 
Les orientations révisées ci-dessous pour la période nouvelle s’appuient notamment sur l’avis du 20 août 2020 du Haut conseil de la santé publique relatif à l’adaptation de la doctrine du HCSP et des mesures barrières et au port de masque, dans les lieux recevant du public (notamment dans les établissements d’enseignement supérieur), dans le cadre de la pandémie de Covid-19.


DES ACTIVITÉS PÉDAGOGIQUES, SCIENTIFIQUES ET ADMINISTRATIVES REPRISES EN PRÉSENTIEL ET À DISTANCE

  • Les enseignements pourront reprendre en présentiel dans le respect des consignes sanitaires, en particulier le port du masque obligatoire, le maintien d’une distanciation physique et des gestes barrières. L'École met actuellement en place des équipements de visioconférence qui pourront être utilisés pour faciliter le maintien de la distanciation physique et si les conditions sanitaires l'exigent. Plus d'informations seront fournies prochainement en fonction des consignes ministérielles.
  • Les étudiants seront reçus par les services de l’École exclusivement sur rendez-vous et devront s’adresser au service de la scolarité (scolarite@ehess.fr) ou, le cas échéant, auprès du secrétariat de leur formation.
  • Les conditions de soutenance de doctorat et de HDR seront précisées très prochainement par l’école doctorale. Les soutenances ne pourront être suivies d’un pot ou buffet dans les locaux de l’École.

Accès aux locaux

À compter du 7 septembre, l’accès aux locaux concerne tous les personnels, à l’exception des personnels empêchés. Les entrées principales seront à nouveau ouvertes. La circulation dans les locaux fait l’objet d’un marquage particulier (respect des distances) et d’un sens de circulation.
Les personnels administratifs sont invités à venir dans les locaux au moins deux jours par semaine. Les jours doivent être fixés en accord avec le responsable du service. Les responsables de service pourront être conduits, en fonction des pics d’activité et nécessités de service, à demander aux agents de renforcer leur présence dans les locaux.  
Leur maintien en télétravail à 100 % devient l’exception et doit être justifié auprès du service des ressources humaines à l’adresse suivante : respRH@ehess.fr (motif médical, etc…).


Ne sont pas concernés par la reprise en présentiel
  • Les personnes à risques dites « vulnérables », en raison notamment de leur état de santé, sur recommandation du médecin de prévention ou, le cas échéant, du médecin traitant. La dispense de retour en présentiel dans les locaux doit être transmise au service RH.
  • Le médecin de prévention peut recommander le maintien en télétravail des agents partageant un domicile avec une personne vulnérable (parents d’enfants vulnérables, conjoint vulnérable, etc.). Pour toute interrogation d'ordre médical, vous pouvez contacter le médecin de prévention : annick.lalo@ehess.fr


Colloques, Instances, réunions

  • Les colloques, journées d'études et évènements scientifiques accueillant du public sont autorisés dès lors que les organisateurs s’assurent de la mise en œuvre des consignes sanitaires, en particulier le port du masque obligatoire, le maintien d’une distanciation physique et des gestes barrières. Les participants devront s’inscrire au préalable sur une liste qui sera transmise par les organisateurs au service logistique de l’EHESS (isabelle.gomez@ehess.fr), en précisant la date de l’événement. La responsabilité du respect de ces consignes relève des organisateurs. Les pots ou buffets ne sont pas autorisés.
  • Les réunions d’équipes, de gestion de projets et les comités peuvent être organisés en présentiel dans les mêmes conditions ou en visio-conférences ou conférences téléphoniques.
  • Les instances de l’École pourront être organisées pour partie en présentiel, pour partie en visioconférence.

Sur chacun des sites gérés par l’École, quelques salles sont à nouveau accessibles à la réservation dans le respect des préconisations sanitaires (port du masque obligatoire).


Déplacements

  • Les déplacements nationaux relatifs à des activités de recherche (terrains notamment) peuvent être autorisés sur ordre de mission des directeurs d’unités et dans le respect des règles applicables pour les déplacements professionnels pendant la crise sanitaire.
  • Les déplacements internationaux demeurent soumis aux préconisations régulièrement actualisées par le ministère des Affaires étrangères sur leur site internet en lien avec l’évolution de la situation sanitaire par pays. Les demandes d’ordre de mission à l’international sont à adresser à l’adresse : presidence@ehess.fr.  Aucun ordre de mission à l’international ne sera signé dans les pays où le déplacement suppose la mise en œuvre d’une quatorzaine.


Documentation

Les services de documentation électroniques demeurent privilégiés. Pour des chercheurs ayant besoin d’accéder à un fonds spécifique non accessible à distance, l’accès au fonds documentaire des bibliothèques de centres peut être autorisé par le directeur de l’unité sur demande expresse pour emprunter un ouvrage. Ce dernier devra être restitué dans le respect des consignes sanitaires d’isolement des ouvrages dans un espace dédié à cet effet pour une durée d'un jour pour les documents sur support papier et trois jours pour les documents plastifiés avant d’être réintégré au fonds.


Registres et permanence du CHSCT

  • Pour toute information relative à la protection des risques dans l'exercice de vos fonctions, vous pouvez contacter les représentants des personnels du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) de l'EHESS : representants.chsct@ehess.fr.
    Ils peuvent également contacter les assistants de prévention et la conseillère de prévention Des visioconférences peuvent facilement être organisées pour mieux vous accompagner. 
  • Les inscriptions au registre santé et sécurité ou travail ou les signalements au registre des dangers graves et imminents peuvent être effectuées par mail auprès de la conseillère de prévention : isabelle.gomez@ehess.fr en mettant en copie les assistants de prévention de des unités concernées.

TRAVAIL EN PRÉSENTIEL DANS LES LOCAUX GÉRÉS PAR L’EHESS

Gestion des locaux

Les modalités d’accès aux équipements de protection et les règles de fonctionnement de chaque bâtiment sont précisées par chaque établissement hébergeur. 
Les orientations ci-dessous concernent les services et unités hébergés par l’École en Île-de-France ou à Marseille (les trois sites du pôle Raspail, Monsieur-le-Prince, Condorcet, Vieille Charité). 
L’entrepôt d’Aubervilliers demeure fermé au public à l’exception d’une journée par semaine, le lundi, de 9h à 18h.


Horaires d’ouvertures des locaux gérés par l’École

Sur tous les sites gérés par l’EHESS, les locaux seront accessibles dès l’ouverture aux seuls personnels de sécurité et de ménage afin de permettre les opérations de nettoyage dans de bonnes conditions.
Les locaux demeurent accessibles aux personnels et aux usagers de 8h00 à 19h30.


Accès aux locaux

Sur tous les sites gérés par l’EHESS, les personnes ayant accès aux locaux sont invitées à émarger sur un registre à l’accueil ou sur le cahier prévu à cet effet pour les étudiants dans le cadre de leur formation afin de permettre le suivi des éventuels cas de Covid-19.


PRÉALABLES : CONSIGNES SANITAIRES DANS LES LOCAUX

Les agents présents s’engagent au respect des règles sanitaires édictées par l’employeur au sein des locaux :

  • Enregistrement à l’accueil sur le registre dédié
  • Port du masque obligatoire dans les parties communes des locaux et dans les locaux partagés (bureaux ou réunions)
  • Respect des gestes barrières (éternuer dans son coude, se laver les mains au savon, au gel ou porter des gants en plastique si les missions exercées entraînent un contact avec des objets circulants (courrier, matériel informatique, ouvrages, etc.)
  • Utilisation des mouchoirs à usage unique et les jeter dans les poubelles destinées à cet effet
  • Utilisation des serviettes en papier, respecter les distances minimales (un mètre)
  • Respect des règles de circulation adaptées (sens uniques de circulation dans les escaliers et les ascenseurs, limitation du nombre de personnes par ascenseurs, un accès sera privilégié pour les personnes ne pouvant prendre les escaliers, marquage au sol).

L’EHESS a renforcé les mesures de nettoyage (points de contact), depuis la réouverture des locaux. L’École assure régulièrement des prélèvements et contrôle l’aération des locaux. Des lingettes désinfectantes sont distribuées dans les bureaux. Il est demandé aux utilisateurs de nettoyer les claviers des copieurs avant et après utilisation avec le produit désinfectant réservé à cet effet.


Suspicion de Covid-19

Les personnes présentant des symptômes (tels que la fièvre, la toux, les difficultés respiratoires, à parler ou à avaler, la perte du goût ou de l’odorat) sont invitées à rester chez elles et à rentrer en évitant les transports en commun ainsi qu’à procéder rapidement à un test de dépistage. À titre de précautions, certains bureaux ou salles peuvent être alors rendus inaccessibles dans les locaux.
Si le test est positif, le résultat est communiqué à l’adresse  directeur-cabinet@ehess.fr afin que les dispositions nécessaires puissent être prises notamment pour la protection des personnels en charge des mesures de désinfection des locaux.
Le protocole de prise en charge d’une personne symptomatique et de ses contacts rapprochés fait l’objet d’un affichage dédié sur le lieu de travail et d’une transmission sur le site de l’École.

Assurer au mieux la protection de la communauté de l'École dans le contexte actuel implique de nous mettre en mesure d'accompagner les autorités sanitaires dans l'identification des cas possibles de Covid-19, dans l'isolement des cas confirmés ainsi que dans le traçage et l'interruption le plus tôt possible des chaînes de contamination.

Pour cela, il nous faut essentiellement identifier dans les meilleurs délais les "cas possibles", c'est-à-dire les cas de personnes présentant des symptômes évocateurs du Covid-19, de manière à en informer l'Agence régionale de la santé (ARS) ainsi que le centre ministériel de crise.
Voici la marche à suivre si vous présentez des symptômes évocateurs du Covid-19:
  1. Consultez immédiatement votre médecin traitant. Ne vous rendez pas à l'École avant d'avoir obtenu son avis (en l'absence de médecin traitant, contactez le médecin de prévention: annick.lalo@ehess.fr en indiquant un numéro de téléphone; ou contactez le 15). Merci de prévenir également votre responsable ou votre secrétaire général·e d'unité.
  2. Si votre médecin vous demande de rester chez vous (isolement) et de vous soumettre à un test PCR, merci de prévenir sans attendre le directeur de cabinet (directeur-cabinet@ehess.fr) afin d'avertir l'ARS dans la perspective de l'identification des cas-contacts à risque qui serait déclenchée si le test devait s'avérer positif.


Restauration collective

Les espaces de restauration collective (cantine, puis cafétéria) pourront ouvrir à compter du 14 septembre dans le respect des précautions sanitaires (une place sur deux).

 

NEW ACADEMIC YEAR: HEALTH REGULATIONS ON THE PREMISES MANAGED BY EHESS AS OF 7 SEPTEMBER 2020

Given the long-term perspective of the current health risks, the purpose of this note is to specify the terms and conditions for a sustainable resumption of our research and pedagogical activities, in compliance with the health regulations applicable to higher education institutions at the start of this new academic year, with the ultimate aim of guaranteeing the health and safety of the School's staff and users.

The following revised orientations are based in particular on the statement issued by the Haut Conseil de la Santé Publique (HCSP -  High Council of Public Health) regarding the adaptation of the HCSP’s doctrine and protective measures, as well as the recommendation of face covering in public spaces (especially in higher education institutions), in the context of the Covid-19 pandemic.

Pedagogical, scientific and administrative activities will be both conducted face-to-face and remotely

  • Lessons may be held face-to-face, in classrooms, in compliance with health instructions, in particular face covering, physical distancing and protective measures. The School is currently investing in videoconferencing equipment to be used to facilitate physical distancing, to be implemented also in case the health conditions require to resort to distant teaching. More information will be provided shortly following governmental instructions.
  • Students may be received on the premises only and exclusively if an appointment has been arranged in advance: please, contact the School’s Student Enrolment Service (scolarite@ehess.fr) or, if necessary, the secretary of your department.
  • The regulations concerning PhD and ‘HDR’ defenses will be specified very shortly. No social event is authorized after defenses have been held on the school's premises.

Access to the premises

As of 7 September, the School’s premises are accessible to all the members of staff, except for those who are unable to attend. The main entrances to the School’s buildings will reopen. Circulation within the buildings is subject to special floor marking (i.e. to ensure physical distancing).

The administrative staff are invited to work in their office at least two days per week, in agreement with their manager. To respond to peaks of activity and service requirements, managers may ask the staff to come to the workplace more frequently. 

Full-time remote work will now become the exception and must be justified to the Human Resources department to the following email address: respRH@ehess.fr (medical reason, etc...).

Staff exempted from the resumption of face-to-face work

  • "Vulnerable" persons, deemed being at risk in particular because they suffer from a condition, because of recommendation issued by the protective medicine department or, if appropriate, by their General Practitioner. Such exemptions must be addressed to the HR department.
  • The preventive medicine department may recommend that members of staff who share their home with a “vulnerable” person (such as their partner or their children, etc.) proceed with working remotely.  For any medical questions, please contact the preventive medecine staff: annick.lalo@ehess.fr.

Conferences, meetings

  • Symposia, one-day conferences days and scientific events open to the public are authorized as long as the organizers ensure that the health regulations are enforced, in particular face covering, physical distancing and protective measures. Participants must register on a roster that the organizers will then address to EHESS logistics department (isabelle.gomez@ehess.fr), specifying the date of the event. It is the responsibility of the organizers to comply with these instructions. Social events are not authorized.
  • Team meetings, project management and committee meetings can be held face-to-face under the same conditions or via videoconferencing.
  • The School's institutional meetings may be organized partly on the premises and partly via videoconference tools.

On each of the sites managed by the school, some rooms are accessible for booking in compliance with health recommendations (face covering is mandatory).

Travelling

  • Travelling related to research activities (especially in the field) may be authorized on the basis of a mission order issued by research centre directors and in compliance with the rules applicable to professional travelling during the health crisis.
  • International travelling remains subject to the recommendations regularly updated by the Ministry of Foreign Affairs on their website (diplomatie.gouv.fr) in connection with the evolution of the health situation in each country. Requests for international travel orders should be sent to the following address: presidence@ehess.fr.
    No international mission order will be issued to countries where a quarantine is requested.

Documentation

Digital documentation tools are to be privileged. For researchers who would need access to specific collections not accessible remotely, the director may, upon formal request to borrow a document, authorize to visit the research centres’ libraries. The document must be then returned in compliance with health instructions implying the isolation of documents in a space dedicated to this purpose for a period of 1 day for paper copies and 3 days for laminated documents before being reintegrated into the collection.

CHSCT rosters and on-duty periods

  • For any information relating to risk prevention in conducting your activities, you may contact the representatives of the EHESS Hygiene, Safety and Working Conditions Committee (CHSCT): representants.chsct@ehess.fr.  They may also contact the prevention assistants and the prevention advisor. If need be, video conferences can be organized to provide you with tailored support. 
  • Entries in the health and safety or work register or reports in the register for serious and imminent dangers can be made via email to the prevention advisor: isabelle.gomez@ehess.fr with a copy to the prevention assistants in the centres concerned.

 

Face-to-face activities on the premises managed by EHESS

Premises management

Access to the protective equipment and the operating rules implemented in each building are specified by each hosting institution.

The following guidelines concern the services and centres hosted by the School in the Ile de France region or in Marseille (on the sites of Raspail, Monsieur le Prince, Condorcet, Vieille Charité).

Aubervilliers warehouse remains closed to the public except on Mondays, from 9 am until 6 pm.

Opening hours of the premises managed by the School

On all the sites managed by EHESS, the premises will be accessible only to security and cleaning staff in the early opening hours, in order to allow cleaning operations.

The premises remain accessible to staff and users from 8:00 am until 7:30 pm.

Access to the premises

On all sites managed by EHESS, it will be required to sign in at the reception desk or on the roster provided for students by the professors in order to enable the monitoring of any case of COVID-19.

Prerequisites: Sanitary instructions on the premises

The staff agree to comply with the sanitary regulations issued by their employer:

  • Signing in at the reception desk on the dedicated roster;
  • Face covering is mandatory in the common spaces and in shared spaces (offices or meeting rooms);
  • Complying with protective measures (sneezing into one's elbow, washing hands with soap and sanitizers or wearing plastic gloves if the activities involve contact with circulating objects (mail, computer equipment, books, etc.);
  • Using single-use tissues and disposing of them in the waste bins intended for this purpose,
  • Using disinfectant wipes, ensuring physical distancing (1 metre);
  • Following circulation guidelines (one-way circulation lanes in stairs and lifts, limitation of the number of persons in a lift, priority to persons unable to take the stairs, floor markings).

EHESS has enforced thorough cleaning since the reopening of the premises. The school regularly takes samples and checks the ventilation of the premises. Disinfectant wipes are available in all offices. Staff members are asked to clean the copiers' keyboards with the disinfectant spray provided for this purpose.

Suspicion of Covid-19

People presenting symptoms (such as fever, cough, respiratory problems, difficulty in speaking or swallowing, loss of taste or smell) are advised to stay at home and return home avoiding public transport in order to be tested rapidly. Some offices or rooms may then be made inacessible.

If the test is positive, the result must be communicated to directeur-cabinet@ehess.fr so that the necessary measures may be taken, in particular for the protection of the personnel in charge of disinfection.

The protocol for the management of a symptomatic person and his/her close contacts will be displayed in the workplace and accessible on the School’s site.

Ensuring the best possible protection of the School community in the current context means that we must be in a position to support the health authorities in identifying possible cases of Covid-19, in isolating confirmed cases and in tracing and interrupting the chains of contamination as soon as possible.
To do this, we essentially need to identify as soon as possible the "possible cases", i.e. cases of people presenting symptoms suggestive of Covid-19, so as to inform the Regional Health Agency (ARS) and the ministerial crisis centre.
Here is the procedure to follow if you have symptoms suggestive of Covid-19:

  1. Consult your doctor immediately. Do not go to the School before obtaining his or her opinion (if you do not have a doctor, contact the prevention doctor: annick.lalo@ehess.fr with a telephone number; or contact 15). Please also inform your manager or unit secretary general.
  2. If your doctor asks you to stay at home (isolation) and to undergo a PCR test, please inform the chief of staff without delay (directeur-cabinet@ehess.fr) in order to alert the ARS with a view to identifying risk contacts that would be triggered if the test proves positive.

Collective catering

The collective catering areas (canteen and cafeteria) will be open from 14 September in compliance with health regulations (marking for physical distancing).