Dix conseils pour bien vivre le télétravail / Ten tips for living teleworking well

[English version below]

Suite aux déclarations du Président de la République et aux dernières mesures de confinement adoptées, l’EHESS est fermée depuis le lundi 16 mars 2020 jusqu’à nouvel ordre. Cette annonce se traduit par un recours massif au télétravail pour la très grande majorité de ses personnels dans le cadre de la mise en œuvre des plans de continuité d’activité et pédagogique.

Le télétravail est vécu différemment selon les personnes. Les mesures strictes déployées par le gouvernement dans le contexte de crise sanitaire liée au coronavirus peuvent d’autant plus rendre difficile cette expérience.

Par conséquent, l’EHESS vous propose des conseils pour bien vivre votre télétravail malgré les circonstances et travailler à distance de manière efficace.

Que vous soyez étudiant, enseignant-chercheur ou personnel administratif, l’EHESS vous propose différents outils pour vous accompagner.

Conseil #1 Aménagez un espace de travail

#1 Aménagez un espace de travail

Votre bureau est désormais à la maison mais cela ne signifie pas que vous devez travailler dans votre canapé ou votre lit. Créez un espace dédié au travail où vous serez confortablement installé avec votre ordinateur, votre téléphone et vos documents. Vous allez y passer plusieurs heures par jour et nous vous recommandons de bien faire la distinction entre cet espace et votre espace de vie.

Conseil #2 Habillez-vous

#2 Habillez-vous

Vous ne vous rendriez pas à votre bureau en pyjama et en chaussons ? Vous avez beau travailler à la maison, préparez-vous comme à l’habitude. On peut être vite tenté par le confort de la maison mais maintenir une bonne hygiène de vie aura un effet positif sur votre moral et celui de vos proches.

Conseil #3 Fixez-vous des horaires de travail et respectez-les

#3 Fixez-vous des horaires de travail et respectez-les

En travaillant chez soi, il peut être difficile de distinguer son espace de travail de son espace personnel. C’est pourquoi il est important de respecter vos horaires de travail habituels et de vous y tenir pour vous aider à séparer votre vie professionnelle de votre vie privée. Prenez également le temps lors de votre pause déjeuner. Éteignez votre ordinateur, mettez de côté votre téléphone et savourez votre repas !

Conseil #4 Organisez votre travail

#4 Organisez votre travail

Pour vous aider à télétravailler au mieux, organisez vos tâches avec l’aide de votre responsable. Pour celles et ceux qui travaillent en binôme par exemple, mettez-vous d’accord avec vos collègues sur une manière de gérer les dossiers qui vous conviendrait à toutes et tous.

Conseil #5 Utilisez les outils professionnels à votre disposition pour simplifier votre travail

#5 Utilisez les outils professionnels à votre disposition pour simplifier votre travail

La direction des systèmes d’information (DSI) de l’EHESS propose de nombreux outils numériques accessibles en ligne et fort utiles pour le travail à distance. C’est particulièrement le cas de la solution de stockage Nextcloud qui vous permet de déposer, sauvegarder et synchroniser des documents sur différents appareils, et de définir soi-même le partage de chaque dossier ou fichier. Il existe également plusieurs outils à votre disposition pour l’organisation de visioconférences à distance.

Pour consulter la liste complète de vos services numériques, rendez-vous sur services-numeriques.ehess.fr.

Conseil #6 Ne négligez pas les pauses

#6 Ne négligez pas les pauses

Vos collègues ne sont pas à vos côtés pour vos pauses café/thé habituelles ? Ne négligez pas pour autant vos temps de pause. Il est recommandé de bouger, reposer ses yeux de son écran, etc.

Conseil #7 Maintenez le contact avec vos collègues

#7 Maintenez le contact avec vos collègues

Il y a bien sûr les mails et le téléphone mais pas seulement ! Organisez des visioconférences pour vos réunions, échangez sur des espaces dédiés au coworking en ligne. Lorsque vous échangez par voie écrite, prenez soin d’y mettre les formes et d’apporter de la bienveillance à vos échanges car la conversation non-verbale ne met pas les mêmes formes que le contact humain.

Conseil #8 Aérez-vous l’esprit

#8 Aérez-vous l’esprit

Les mesures de confinement annoncées par le Président de la République ont limité nos déplacements et sorties pour combattre la propagation du nouveau coronavirus et il est important de bien les respecter. Profitez de rester chez vous pour notamment (re)lire des livres, (re)voir des films et séries. Dans le contexte exceptionnel que nous vivons actuellement, plusieurs contenus (médias, vidéothèques, etc.) sont en accès libre, profitez-en !
L’EHESS vous propose également toutes les semaines sa sélection d’ouvrages par ses éditions ainsi que de films documentaires par sa direction de l’image et du son (DIS) disponibles sur Tënk (accessible depuis l’ENT de l’EHESS).

Conseil #9 Pour les parents : comment télétravailler avec ses enfants ?

#9 Pour les parents : comment télétravailler avec ses enfants ? 

La situation de confinement et la fermeture des établissements scolaires, ainsi que les règles de distanciation sociale à respecter, vous contraignent à travailler avec vos enfants à vos côtés. Si ces derniers sont suffisamment grands, rappelez-leur les règles : c’est comme si vous étiez au bureau, ils devront éviter de vous déranger sur vos heures de travail mais vous restez bien entendu disponible en cas de besoin. S’ils sont en bas âge, la situation pourra s’avérer plus compliquée à gérer même si vous pourrez vous dégager du temps pendant la sieste des petits ou si l’un des deux parents ou les grands frères/grandes sœurs sont disponibles pour les faire jouer par exemple. N’hésitez pas à le faire savoir à votre responsable et vos collègues qui pourront alors comprendre si vous êtes un peu moins réactif qu’à l’ordinaire.
Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter le guide des parents confinés, publié par le secrétariat d'État chargé de l'égalité entre les femmes et les hommes et de la lutte contre les discriminations.

Conseil #10 Veillez les uns sur les autres

#10 Veillez les uns sur les autres

Le télétravail est vécu différemment selon les personnes. Pour certains, travailler seul à distance ne sera pas problématique, pour d’autres le télétravail et l’idée d’isolement qu’il occasionne est plus difficile. C’est pourquoi nous vous invitons à rester attentifs envers vos collègues et à signaler tout signe inquiétant à votre responsable. Soutenez-vous les uns les autres dans cette période particulière de confinement. Prenez soin de vous et de vos proches.

#11 Conseils pour bien vivre le confinement

#11 Conseils pour bien vivre le confinement

Découvrir le monde de chez soi : pendant cette période de confinement, la direction de l'image et du son (DIS) de l'EHESS vous propose chaque mercredi une sélection de films documentaires à découvrir sur Tënk ainsi que des podcasts à écouter librement.

#ConfinementLecture : découvrez nos recommandations de lectures scientifiques pour vous ouvrir au monde depuis chez vous, par les Éditions de l’EHESS.

 

Following statements by the President of the Republic and the latest containment measures adopted, the EHESS has been closed since Monday 16 March 2020 until further notice. This announcement results in massive recourse to teleworking for a large part of its staff as part of the implementation of activity and pedadogical continuity plans.

Telework is experienced differently by different people. The strict measures deployed by the government in the context of the coronavirus health crisis may make this experience all the more difficult.
Therefore, EHESS offers you some tips on how to live your telework well despite the circumstances and how to work at home in an efficient way.

Whether you are a student, a professor or administrative staff, EHESS offers gives you several tools to help you.

#1 Set up a workspace

Your desk is now at home, but that doesn't mean you have to work on your couch or bed. Create a space dedicated to work where you'll be comfortable with your computer, your phone and your documents. You'll be spending several hours a day in this place and we recommend that you make a clear distinction between this space and your living one.

#2 Dress up

You wouldn't go to your office in your pajamas and slippers, would you? No matter how hard you work at home, get ready as usual. It's easy to be tempted by your home sweet home comfort, but maintaining a healthy lifestyle will have a positive effect on your morale and that of your loved ones.

#3 Set and stick to your work schedule

When you work at home, it can be difficult to distinguish between your work space from your personal space. That's why it's important to stick to your usual work schedule and to stick to it to help you separate your work life from your personal life. Also take time during your lunch break. Turn off your computer, put your phone aside and enjoy your meal!

#4 Organize your work

To help you telework best, organize your tasks with the help of your manager. For those working in pairs, for example, agree with your colleagues on a way of managing files that suits all of you.

#5 Use the professional tools at your disposal to simplify your work

EHESS's Information Systems Department (DSI) offers many digital tools that are accessible online and very useful for remote work. This is particularly the case with the Nextcloud storage solution, which allows you to deposit, save and synchronize documents on different devices, and to define yourself the sharing of each folder or file. There is also valuable tools at your disposal to organise remote videoconferences.
To consult all your digital services, go to services-numeriques.ehess.fr.

#6 Don't neglect breaks

Your colleagues are not with you for your usual coffee/tea breaks? Don't neglect your break times. It is advisable to move around, rest your eyes from your screen, etc.

#7 Keep in touch with your colleagues

Of course, there are e-mails and telephone, but not only! Organize videoconferences for your meetings, exchange on spaces dedicated to online coworking. When you communicate in writing, take care to put the forms and bring kindness to your exchanges. Remember non-verbal conversation doesn’t put the same forms as human contact.

#8 Clear your mind

The containment measures announced by the President of the Republic have limited our movements and outings to combat the spread of the new coronavirus, and it is important to respect them. Take advantage of staying at home to read books, see films and series. In the exceptional context that we are currently living, several contents (media, video libraries, etc.) are freely available, so take advantage of it!
Every week, EHESS also offers you its selection of books through its editions as well as documentary films through its Image and Sound Department (DIS) available on Tënk (accessible from the EHESS ENT).

#9 For parents: how to telework with your kids?

The situation of confinement and the closure of schools, as well as the rules of social distancing to be respected, force you to work with your children at your side. If your children are old enough, remind them of the rules: it's as if you were at the office, they should avoid disturbing you during your working hours but of course you remain available if necessary. If they are young, the situation may be more complicated to deal with, even if you can make time for the little ones' nap, or if one of the parents or older siblings are available to play with them, for example. Don't hesitate to let your manager and colleagues know, so that they can understand if you are a little less responsive than usual.

#10 Look out for each other

Telework is experienced differently by different people. For ones, working alone at a distance will not be a problem, for others telework and the idea of isolation it brings with it is more difficult. This is why we invite you to remain attentive to your colleagues and to report any worrying signs to your manager. Support each other in this particular period of confinement. Take care of yourself and your loved ones.

#11 Tips for living well in confinement

Discover the world from home: during this period of confinement, the Image and Sound Department (DIS) of EHESS offers you every Wednesday a selection of documentary films to discover on Tënk as well as podcasts to listen to freely.

#ConfinementReading: discover our recommendations for scientific reading to open up to the world from home, by EHESS Editions.