1/Demande de convention d'accueil

Trois mois avant la date prévue de votre arrivée, et afin d’obtenir une convention d’accueil, vous devez remplir le formulaire en ligne (disponible iciET nous confirmer par courriel votre candidature à l’adresse suivante : convention-titresdesejour@ehess.fr une fois votre formulaire soumis. Vous trouverez ici un pas à pas pour vous connecter au formulaire. En plus des informations qui vous seront demandées, vous devrez fournir dans le formulaire en ligne les documents suivants, scannés en format PDF :

 - Une copie du passeport, en cours de validité pour toute la durée du séjour

- Une copie de votre acte de naissance, accompagnée d’une traduction assermentée en langue française (seulement pour les séjours d’une durée supérieure à 3 mois)

- Une copie de votre acte de mariage (si votre partenaire vous accompagne)

- Une copie des passeports et des actes de naissance de chaque membre de votre famille qui vous accompagne

- Une copie de votre diplôme de doctorat ; à défaut, une copie de votre diplôme de master. Ce document doit être accompagné d’une traduction assermentée en langue française

- Un curriculum vitae court (5 pages maximum)

- Une lettre d'invitation rédigée par votre responsable scientifique EHESS invitant, à l'attention du Président de l'EHESS, précisant les dates exactes du séjour (jj/mm/aaaa) ainsi que l'intitulé du projet de recherche. Cette lettre doit être rédigée sur papier entête et doit être signée par le responsable scientifique. Elle doit être visée et tamponnée par le directeur de laboratoire. Si votre invitation s’inscrit dans le cadre d’un accord de coopération entre votre établissement d’origine et l’EHESS, il convient de le préciser. Vous n'avez pas à fournir cette lettre si vous avez un contrat de travail à l'EHESS.

- Une attestation de couverture santé pour toute la durée du séjour. Elle doit mentionner les noms et prénoms et dates de naissance des bénéficiaires. Elle doit couvrir la totalité de votre séjour et doit mentionner que les bénéficiaires sont couverts dans l’espace Schengen. Elle doit prendre en charge : les frais médicaux (à hauteur minimale de 30 000 euros), les frais de rapatriement sanitaire (coûts réels) et les frais de rapatriement du corps en cas de décès (coûts réels). ATTENTION : la carte vitale n’est pas une attestation de couverture santé. Il nous faut, si vous êtes couvert par la sécurité sociale française, l’attestation de la CPAM.

- Une attestation de financement. Selon votre cas : le contrat de travail signé, l’attestation de bourse, relevé bancaire. Si vous êtes en sabbatique, une attestation de votre employeur certifiant que vous continuerez à percevoir votre salaire (montant en euros par mois) pendant toute la durée de votre séjour en France avec les dates exactes. Si vous êtes en contrat CIFRE, merci de joindre l’attestation de l’ANRT.

 

2/ La procédure de validation de la convention d’accueil 

  • Pour les courts séjours (moins de 3 mois)

Une fois votre dossier déposé via le formulaire en ligne, le PAPRI préparera la convention d’accueil qui devra être validée par le Président de l’EHESS. La version originale vous sera ensuite envoyée par courrier recommandé à l’adresse que vous aurez renseignée dans le formulaire et vous pourrez alors déposer votre demande de visa court séjour (type C), auprès du consulat de France dans votre pays. A votre arrivée en France, vous n’aurez pas de démarche administrative supplémentaire à effectuer. Vous êtes néanmoins invités à prendre contact avec le PAPRI afin de convenir d'un rendez-vous d'acceuil à l'EHESS. 

 

  • Pour les longs séjours (plus de 3 mois)

Une fois votre dossier déposé via le formulaire en ligne, le PAPRI préparera la convention d’accueil qui devra être validée par le Président de l’EHESS. Le délai moyen de traitement du dossier est de 1 mois. Elle sera ensuite adressée à la préfecture de police de Paris pour validation.

IMPORTANT : Le délai pour la validation de la convention d'accueil par les services préfectoraux est de 1 mois en moyenne.  Il faut tenir compte des périodes particulières de l'année et les anticiper bien à l'avance (jours fériés, ponts et vacances scolaires, notamment Noël et les vacances d’été). Nous attirons votre attention sur le fait que la Préfecture peut demander des documents complémentaires pour traiter la demande.

Il n'existe pas de procédure d'urgence pour obtenir une convention d'accueil et les autorités préfectorales ont fixé des contraintes auxquelles nous devons nous conformer. Seule la convention d’accueil validée fait foi pour obtenir le visa.

Une fois validée par la préfecture de police, la convention d’accueil originale vous sera envoyée par courrier recommandé à l’adresse que vous aurez renseignée dans le formulaire et vous pourrez alors déposer votre demande de visa long séjour « passeport talent » scientifique-chercheur auprès du consulat de France dans votre pays.

Les consulats fixent à l’avance une date de rendez-vous et les délais sont très variables pour l’obtention d’un visa long séjour. Nous vous conseillons donc de vous renseigner en amont sur les délais de procédure d’obtention de visa auprès du consulat. Lors du rendez-vous au consulat, vous devrez présenter la convention d'accueil originale visée par la préfecture de police.

 

 3/ A votre arrivée en France (uniquement pour les séjours de plus de 3 mois) 

 

Vous êtes invité à prendre contact dès les premiers jours suivants votre arrivée avec le PAPRI à l’adresse suivante convention-titresdesejour@ehess.fr pour fixer un rendez-vous.

 

A titre d’information, deux procédures différentes sont applicables selon la durée de votre séjour en France. C’est la mention inscrite sur votre visa qui détermine la procédure que vous devrez effectuer. Le PAPRI est chargé de vérifier que vous disposez bien du visa adapté à votre séjour en France, et vous orientera dans les démarches administratives liées à l’obtention de votre titre de séjour.

 

  • Pour les séjours d’une durée de plus de 3 mois et inférieure à 1 an

Merci de prendre contact avec le PAPRI afin de fixer un rendez-vous.

Vous devez effectuer une procédure de validation de votre visa auprès de la direction générale des étrangers en France. La procédure est désormais dématérialisée. Vous devrez remplir un certain nombre de renseignements via un formulaire en ligne, dans les 3 mois suivants votre arrivée en France. Vous devrez vous acquitter d’une taxe de 250 euros (achat d’un timbre fiscal en ligne). Une fois cette étape effectuée, vous recevrez par courriel la confirmation de validation de l’enregistrement de votre visa long séjour valant titre de séjour (VLS-TS). Ce document sera à imprimer et à garder constamment dans votre passeport. Le PAPRI vous accompagne dans cette procédure.

ATTENTION : si vous n’avez pas effectué cette démarche dans les trois mois après la date de début de votre visa, vous ne serez plus en séjour régulier sur le territoire français. Vous ne pourrez plus circuler librement dans l’espace Schengen et pour y revenir il vous faudra demander un nouveau visa.

 

  • Pour les séjours d’une durée supérieure à 1 an 

Vous devez effectuer une procédure pour obtenir une carte de séjour « passeport talent » scientifique-chercheur. Le PAPRI vous accompagne dans cette procédure. Dès votre arrivée, vous devrez prendre rendez-vous à l’adresse suivante : convention-titresdesejour@ehess.fr

Vous adresserez également par courriel les documents suivants, scannés séparément en format PDF uniquement :

- La copie du visa qui vous a été délivré par le consulat français de votre pays

- La copie du tampon d’entrée dans l’espace Schengen

- Un justificatif de domicile à votre nom et datant de moins de 3 mois (facture d'électricité, de gaz ou de téléphone fixe, contrat de location ou assurance habitation); A défaut, une attestation d'hébergement (modèle d'attestation d'hébergement en cliquant ici) de la personne qui vous loge, accompagnée de la copie de sa carte d'identité et un justificatif de domicile au nom de cette personne, datant de moins de 3 mois.

Vous préparerez également, pour le rendez-vous avec le PAPRI :

- 3 photographies d’identité (taille standard 3.5 X 4.5 cm – sur fond blanc)

- Votre convention d’accueil originale

- Votre passeport

Ce rendez-vous est obligatoire, et permettra de finaliser votre dossier, avant envoi à la préfecture.

En tant qu’interlocuteur privilégié de la préfecture de police de Paris, le PAPRI est chargé de constituer, d’envoyer et de suivre votre dossier permettant la délivrance d’un titre de séjour « passeport talent » scientifique-chercheur. Si vous ne résidez pas à Paris durant votre séjour en France, le pôle d’appui à la politique des relations internationales vous accompagnera pour préparer le dossier mais vous devrez effectuer les démarches vous-même auprès de la préfecture rattachée à votre lieu de résidence.

Votre dossier sera traité par la préfecture, qui vous délivrera, dans un premier temps, un récépissé (valable 3 mois), puis une carte de séjour pluri- annuelle (correspondant à la durée de votre séjour en France telle qu’indiquée dans la convention d’accueil). Cette carte est délivrée pour une durée maximale de 4 ans (ou 2 ans selon les cas).

Vous serez contacté pour la remise de votre titre de séjour à la préfecture. Vous devrez vous acquitter d’une taxe de 250 euros et droit de timbre de 19 euros (achat d’un timbre fiscal en ligne).

ATTENTION : si vous n’avez pas effectué cette démarche dans les trois mois après la date de début de votre visa, vous ne serez plus en séjour régulier sur le territoire français. Vous ne pourrez plus circuler librement dans l’espace Schengen et pour y revenir il vous faudra demander un nouveau visa.

 

IMPORTANT : Le titulaire de la carte de séjour portant la mention « scientifique-chercheur » ne doit pas exercer d’activité professionnelle autre que celle de chercheur ou d’enseignant pour laquelle il a obtenu le titre. Il ne doit l’exercer qu’au seul service de l’organisme signataire de la convention d’accueil. Si vous devez effectuer de courtes missions de recherche ou d’enseignement rémunérées, vous devrez demander une convention d’accueil auprès de l’institution qui établira le contrat. Toute autre activité professionnelle suppose un changement de statut (par exemple vers la carte de séjour « salarié ») qui sera examiné par les services compétents. Le PAPRI reste votre interlocuteur privilégié pour tout renseignement.

 

4/ Vous êtes accompagné de votre conjoint et/ou de vos enfants mineurs ?

Los de votre demande de visa « passeport talent » scientifique-chercheur, tous les membres de votre famille qui voyagent avec vous (époux, enfants de moins de 21 ans, ascendants directs) doivent déposer conjointement une demande de visa « passeport talent » mention « famille accompagnante ».

La procédure applicable pour votre famille à l’arrivée en France est la même que la procédure que pour vous. Les mêmes documents que ceux nécessaires pour vous en tant que chercheur, doivent être fournis pour chacun des membres de votre famille vous accompagnant, à l’exception des documents relatifs à votre séjour en tant que scientifique.

Le titre de séjour « passeport-talent » mention « famille accompagnante », est destiné à la famille du chercheur/scientifique. Il est délivré pour une période égale au séjour du chercheur et autorise l’exercice de toute activité professionnelle. Chaque personne majeure devra s’acquitter d’une taxe de 250 euros et d’un droit de timbre de 19 euros (achat d’un timbre fiscal en ligne). Les enfants mineurs n’ont pas de procédure à effectuer. Si les enfants mineurs ne sont pas accompagnés de leurs parents pour un voyage à l’étranger, il faudra demander auprès de la préfecture une autorisation de sortie du territoire (AST) qui ne peut être délivrée qu’une fois que les parents ont reçu leur carte de séjour.

 

5/ Vous souhaitez voyager avant la remise de votre carte de séjour ?

Lorsqu’un déplacement professionnel ou personnel est prévu, nous vous conseillons de veiller à ce que vous disposiez des bons documents pour revenir en France et d’éviter un refus d’admission sur le territoire français à votre retour.

Si vous n'êtes pas européen, que vous résidez en France et souhaitez voyager dans un pays hors Espace Schengen, vous devez vous assurer que vous disposez :

- D’une carte de séjour en cours de validité, ou

- D’un visa long séjour valant titre de séjour, ou

- D'un récépissé de demande de renouvellement de carte de séjour (votre récépissé ne doit pas être expiré et être accompagné de votre carte en cours de renouvellement)

ATTENTION : Un récépissé de 1ère demande de titre de séjour ne vous permettra pas de voyager. Le traitement des dossiers par la préfecture de police peut être très long. Veillez donc à ne pas prévoir de déplacements les premiers mois suivant votre arrivée en France.

 

En cas de doute sur votre situation ou si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : convention-titresdesejour@ehess.fr
Les procédures d’urgence doivent rester exceptionnelles. Elles ne garantissent en rien que la préfecture traite la demande.