L'ESSENTIEL :

  • Les mesures sanitaires de sécurité sont renforcées : port du masque, aération, respect rigoureux des capacités d’accueil maximales des salles, application de solution hydroalcoolique, respect des sens de circulation ;
  • Une demande de participation aux séminaires via le portail « Listsem » est obligatoire pour les participant.e.s / Les responsables de séminaires se connectent à listsem pour gérer les demandes. Listsem facilite les basculements éventuels entre présentiel, hybride et distanciel.
  • Le séminaire se tient en présentiel mais peut se tenir aussi en mode hybride, via un outil de visioconférence. Il est indispensable de s’assurer de l’équipement présent dans vos salles de séminaires.

Présentation générale de Listsem

L'application Listsem devient la plateforme d'accès pour participer à tous les séminaires de l’École (https://listsem.ehess.fr/).

Listsem vous permet de :

  • obtenir des listes de diffusion générées automatiquement par Listsem pour vous adresser par mail à l'ensemble des personnes qui souhaitent participer à votre séminaire avant même la première séance ;
  • gérer et faire évoluer la liste des demandes de participation aux séminaires, en présentiel comme en distanciel ;
  • faciliter le basculement vers le scénario en mode hybride (présentiel et distanciel).

ATTENTION : le portail Listsem n'est activé que pour les séminaires se tenant au sein des bâtiments gérés directement par l'Ecole ainsi qu'au Campus Condorcet (retrouvez la liste des salles concernée en cliquant ici).

Avec Listsem, la rentré des séminaires se déroule de la façon suivante:

  1. Les étudiants et autres publics de vos séminaires formulent leur demande de participation aux séminaires sur Listsem, jusqu’à 72 heures avant la date de la première séance (Nb: des demandes restent possibles après ce délai, qui n'est qu'indicatif)
  2. Vous avez d'emblée accès aux demandes de participation (pour chaque demande, il est demandé une validation puis une affectation de l'étudiant en présentiel ou en distanciel). NB: ces opérations ne génèrent pas de notifications automatiques aux étudiants. Il vous revient de prévenir ces derniers (cf point 4)
  3. Listsem génère automatiquement une liste de diffusion pour contacter aisément votre public;
  4. 72 heures avant la date de début de votre séminaire, vous finalisez la liste des participantes et participants avec Listsem et vous les informez (en utilisant les mailings-list adéquates) des modalités de participation au séminaire.

 Le schéma suivant récapitule ces étapes:

 

MODE D'EMPLOI: COMMENT PREPARER SON SEMINAIRE AVEC LISTSEM

  1. Accédez à Listsem (lien: https://listsem.ehess.fr/)  : au plus tard 72 heures avant votre première séance, vous recevez un mail par séminaire vous informant du nombre de demandes de participation. Néanmoins, vous pouvez vous connecter dès avant ce moment pour valider les demandes (cf étape 6 ci-dessous) au fil de l'eau en priorisant les étudiants de master et pour prévenir d'emblée ces derniers afin de les rassurer (vous leur enverrez ensuite un mail dans les 72h avant la date de la première séance une fois que vous aurez affecté chacun au groupe présentiel ou distanciel).
  2. Connectez-vous (bouton de connexion en haut à droite de la page) ;

  3. Cliquez sur « gérer mes demandes de participation » puis relevez le nombre de demandes de participation apparaissant sous le titre du séminaire.
  4. Cliquez sur le titre du séminaire afin d’accéder aux demandes de participation (en bas de l’écran). Dans la partie supérieure de l’écran, vous voyez apparaître les adresses des listes de diffusion que l’application génère automatiquement ;
  5. Vérifiez que le nombre de demandes est compatible avec la capacité d’accueil de la salle. Si le nombre de demandes l’excède, reportez-vous aux indications données ci-dessous (voir ci-dessous : « Que faire si le nombre de demandes de participation dépasse la capacité d'accueil des salles autorisée ? ») ;
  6. Validez les demandes retenues (attention: la validation de la demande ne donne pas lieu à envoi d'une notification automatique à l'étudiant).
  7. Déterminez pour chaque participante ou participant préalablement validé si vous souhaitez qu’il ou elle participe en présentiel ou en distanciel (dans le cas où vous recourez au mode hybride), en cliquant sur les boutons appropriés.Les boutons en bas de page vous permettent d'en traiter plusieurs à la fois.
  8. Sélectionnez dans le tableau de bord de votre séminaire les participant·es en distanciel puis cliquez sur « distanciel » (notez que par défaut toutes et tous les autres restent en présentiel).
    Listsem génère automatiquement trois listes de diffusion :
    • une liste incluant uniquement les publics en présentiel ;
    • une liste incluant uniquement les publics qui suivront le séminaire à distance.
    • une liste de diffusion générale
      L'accès en distanciel ne sera pas de droit, mais déterminé par le ou la responsable du séminaire en fonction des critères indiqués par l'École.
  9. Envoyez un message au groupe en copiant-collant l’adresse mail de la liste dans le champ « destinataire » de votre mail à rédiger. Vous pouvez alors leur confirmer leur inscription :
    • en présentiel via la liste de diffusion dédiée avec le lieu du séminaire ainsi que les consignes de sécurité (vous trouverez à la fin de ce guide un modèle de mail proposé) ;
    • en distanciel via la liste de diffusion dédiée avec le lien hypertexte leur permettant de se connecter au séminaire.

Que faire si le nombre de demandes de participation dépasse la capacité d’accueil des salles autorisée ?

Si le nombre de demandes est incompatible avec la capacité d’accueil pour assister en présentiel au séminaire, hiérarchisez les demandes en fonction des critères suivants :

  1. étudiantes et étudiants de l'EHESS et des établissements qui font l'objet d'une co-accréditation dans le cadre du master, qui valident le séminaire ;
  2. étudiants et doctorants de l'EHESS qui ne valident pas le séminaire ;
  3. autre public (autres étudiants et doctorants, collègues, auditeurs libres).

Les masterants et doctorants en situation de handicap suivis par le service handicap sont prioritaires pour participer via la modalité adaptée à leur situation (présentiel ou distantiel).
Si ces critères ne sont pas suffisants pour obtenir un groupe présentiel compatible avec la capacité de la salle, vous pouvez laisser la priorité aux M1 et aux M2 s’inscrivant pour la première fois à l'École (moins familiers du système « séminaire »).

Bien entendu, les étudiants retenus à l'étranger par des restrictions de mobilités internationales devront être pris en compte.

 

Identifier l’équipement dont dispose votre salle (3 "cas de figure")

En vous reportant au tableau présent iciidentifiez la capacité d’accueil de votre salle ainsi que son équipement. Quand c'est possible, venez faire un repérage en amont de votre première séance.

ATTENTION : Les séminaires ont déjà fait l'objet d'une planification. Il ne sera en aucun cas possible de les reprogrammer dans d'autres salles pour l'année 2020-2021. Il convient donc à chaque responsable de séminaire de vérifier en amont quelles sont les possibilités techniques offertes par la salle dans laquelle son séminaire a été programmé avant d'opter pour un enseignement en mode hybride.

Générer un lien de connexion à envoyer à vos participants en distanciel

Pour les participantes et participants en distanciel, vous devez créer une « classe virtuelle » à laquelle se connecteront celles et ceux qui y participeront à distance. Il est nécessaire d'avoir créé la salle en amont et d'avoir envoyé le lien de connexion aux participants.

La marche à suivre dépend du "cas de figure" dont relève votre salle, en fonction de son équipement (voir ci-dessus) :

CAS DE FIGURE 1 : votre salle dispose d’un service de webinaire BBB : vous devez créer une salle de classe virtuelle BBB -> vous devez créer une classe virtuelle BBB
CAS DE FIGURE 2 : votre salle dispose simplement d’un vidéoprojecteur à raccorder à votre ordinateur connecté à BBB -> vous devez créer une salle de classe virtuelle BBB
Comment créer une classe virtuelle sur BBB ?

  1. Créer son espace BBB
    Prérequis : disposer d'un compte informatique EHESS afin d’obtenir les droits d’accès (à faire uniquement la première fois) :
    • depuis Google Chrome ou Mozilla Firefox uniquement, rendez-vous sur https://webinaire.ehess.fr ;
    • cliquez sur le bouton « Connexion » en haut à droite de la fenêtre ;
    • saisissez l’identifiant et le mot de passe de votre compte informatique EHESS.
      L’identifiant correspond généralement à votre nom de famille ou à la première lettre de votre prénom et votre nom accolés.
    • Un message vous indique que vous avez accès à la plateforme en tant qu'organisateur ou organisatrice.
  2. Créer une salle de séminaire BBB
    • Allez sur https://webinaire.ehess.fr.
    • Cliquez le bouton « Connexion » en haut à droite et saisir vos identifiants EHESS.
    • Cliquez sur « Créer une salle » puis la paramétrer :
    • attribuez à la salle le nom du séminaire ;
    • dans les options, activez « Couper le micro des participants » pour éviter la cacophonie en début de session ;
    • terminez en cliquant sur « Créer une salle » ;
    • la salle créée, copiez le lien qui apparaît et diffusez-le aux participants. Pour organiser de nouvelles sessions sur le même thème, il suffira d’utiliser le même lien.
      Attention : l’accès à la salle ne nécessitant pas la saisie des identifiants EHESS, n’importe qui disposant du lien peut accéder à la session quand elle a démarré. Soyez vigilant lors de la diffusion du lien. Il reste possible de modérer qui peut entrer.
      Pour plus d'informations, consultez le catalogue des services numériques de l’EHESS.
CAS DE FIGURE 3 : votre salle dispose d’un équipement bureautique de type StarLeaf (pôle Raspail) ou Avaya (Condorcet, prochainement) -> vous devez créer une classe virtuelle Starleaf ou Avaya

Comment créer une classe virtuelle sur StarLeaf ?

  1. Vous devez réserver une salle équipée du système StarLeaf auprès de sg12@ehess.fr. Attention: merci d'indiquer d'emblée l'ensemble des créneaux que vous occuperez pendant le semestre, de façon à ne pas devoir répéter l'opération à chaque fois!
  2. Une fois la réservation effectuée, envoyez un mail à 2626@ehess.fr pour demander de planifier une visioconférence StarLeaf dans la salle concernée en indiquant :
    • le nom de votre séminaire ;
    • le jour et la plage horaire ;
  3. Vous recevrez ultérieurement le lien de connexion à envoyer à votre groupe "distanciel" cf. ci-dessous. Attention! il est possible que dans les premiers jours de mise en place du dispositif, vous ne receviez ce lien qu'in extremis. Il est donc recommandé d'écrire rapidement à votre groupe "distanciel", même si vous n'avez pas encore le lien, que vous leur ferez parvenir ce dernier éventuellement juste avant le début de la première séance.

ATTENTION : StarLeaf est limité à 20 connexions simultanées (salle + 19 participant·es, au 13/10/2020). Il faut prévenir le 2626 le plus tôt possible!

Comment créer une classe virtuelle sur Avaya ?
À ce jour (15/10), le Campus Condorcet annonce un équipement des salles avec le logiciel Avaya prochainement (3/11). Jusqu'à la mise en place de cet équipement, il faut considérer que votre salle relève du cas de figure 2.

Transmettre le lien de la « classe virtuelle » à vos participants en distanciel

Une fois la « classe virtuelle » créée, transmettez le lien BBB ou les informations nécessaires à la connexion (starleaf, avaya) à votre liste de diffusion de participant·es en distanciel préalablement générée sur Listsem. Une fois constituée, la salle virtuelle reste valable pour les séances suivantes.

Pour les participants en présentiel
Pensez à utiliser la liste de diffusion de participants en présentiel pour informer ses membres qu'ils peuvent se rendre en séance.
N.B. La liste de diffusion générale peut être utilisée pour transmettre des informations au groupe tout entier).

Pour ces messages, vous pouvez vous inspirer des mails-types au bas de cette page.

Suggestion: il peut être utile de transmettre les coordonnées de ce guide aux étudiantes et étudiants, de manière à ce qu'ils puissent le cas échéants vous aider lors de la mise en place de la première séance.

Besoin d'aide ?

Si vous rencontrez des difficultés lors de la préparation du scénario en mode hybride, vous pourrez obtenir de l’aide auprès du pôle assistance de la DSI :

  • Salles des sites Raspail :

- Contactez le 0149542626

- Contactez Léo Shigenaga / leo.shigenaga@ehess.fr / 06 16 09 21 61

- Contactez Yann Boulanger / 06 16 09 54 17

  • Salles du Campus Condorcet : contactez le (information prochainement disponible).
  • Salles du Campus EHESS Marseille : contactez (information prochainement disponible).

Votre check-list récapitulative avant la séance hybride

  • Il est vivement recommandé de passer repérer la salle en amont et de faire un essai.
  • Si votre salle correspond au cas de figure 1, vous n'avez pas besoin de votre ordinateur personnel.
  • Si votre salle correspond au cas de figure 2, vérifiez que le câble HDMI du vidéoprojecteur puisse être branché sur l’ordinateur portable (prendre les adaptateurs fournis avec l’ordinateur si besoin, notamment avec les Mac ; l'EHESS ne fournit pas les adaptateurs pour Mac). Notez que vous aurez besoin du navigateur Google Chrome ou de Mozilla Firefox pour lancer la room BBB. L'utilisation d'une mini-enceinte branchée à votre ordinateur pour mieux diffuser le son dans la salle peut être intéressante.
  • Si vous comptez projeter des documents:
    • Cas de figure 1 : pensez à les stocker sur une clé USB que vous connecterez à l'ordinateur fixe installé dans la salle (reportez-vous aux indications données en fin de ce document ainsi qu'à l'affichage dans la salle)
    • Cas de figure 3 : pas de possibilité de projeter des documents dans les salles starleaf du 105 et 96. Des informations sur le système avaya seront indiquées lorsqu'elles nous seront communiquées par le Campus Condorcet.

ATTENTION : Assurez-vous d’être connecté sur le wifi Eduroam. Si vous le faites pour la première fois, consultez la page dédiée du catalogue des ressources numériques de l’EHESS.

Lancer et Tenir votre séance en mode hybride

Le choix du scénario en mode hybride implique des actions spécifiques relatives à la pédagogie à distance et au respect de normes sanitaires pour les participants en présentiel.


Lancer la séance

  1. Penser à bien aérer la salle (il est recommandé d'aérer toutes les demies heures)
  2. Remplissez le cahier de présence pour faciliter la recherche de cas contacts.
  3. Veillez à ce que tous les participants se lavent les mains au début de la séance (un distributeur de gel hydroalcoolique est présent dans la salle)
  4. Positionnement dans la salle:
    1. Attention: dans les cas de figure 1 et 3, pensez à vous positionner pendant la séance face à la caméra fixée au mur (un marquage sera prochainement installé)
    2. veillez à ce que les personnes présentes respectent la distanciation physique
    3. Dans les salles équipées de micros "col de cygne", laissez les places de ces micros vacantes (les orateurs pourront venir s'y installer successivement pour éviter les manipulation)
    4. Dans le cas de figure 1, vous pouvez placer, outre le vôtre, l'un des micros "col de cygne" dans le champ de la caméra: les orateurs pourront venir y parler et être visibles en même temps des participants distanciels
  5. Portez le masque durant toute la durée du séminaire et veillez à ce que toutes et tous les participants en présentiel le portent également (picto masque obligatoire).
  6. Ouvrez la « classe virtuelle »:
    1. pour les CAS DE FIGURE 1 et 3: référez vous aux indications présentes dans la salle (près de l'ordinateur fixe) .
    2. Pour le CAS DE FIGURE 2, ouvrez la « classe virtuelle » depuis votre ordinateur et depuis le navigateur Google Chrome ou Mozilla Firefox (en vous connectant à eduroam). Vous pouvez brancher votre ordinateur au vidéoprojecteur (adaptateur HDMI nécessaire) ou utiliser simplement BBB depuis votre ordinateur. Si d'autres participants présents dans la salle se connectent à la session, il est nécessaire de couper les micros et les hauts-parleurs.
  7. Lancez la séance.

Tenir la séance

  1. Suggestion pour organiser le tour de table :
    proposez aux participant·es en présentiel, qu'elles ou ils viennent tour à tour se présenter au micro col de cygne (sans le toucher ou en vous lavant les mains au préalable) installé à côté de celui de l'enseignant·e
    proposez aux participant·es en distanciel, qu'elles ou ils allument leur caméra durant leur prise de parole.
  2. Gérez le passage de la parole entre les participant·es en présentiel et en distanciel de manière à atténuer les effets d'exclusion possible pour les participant·es en distanciel.
  3. Invitez la personne qui prend la parole à s’identifier (en présentiel comme en distanciel).
  4. Aidez les étudiant·es à distance en prévoyant une pause de cinq minutes (en profiter pour aérer).
  5. Invitez vos participant·es en distanciel à « activer la lecture » de document lorsque vous partagez/commentez un support.

Projeter des documents

  1. Dans le cas de figure 1: reportez-vous aux indications présentes dans la salle
  2. Dans le cas de figure 3: disponible prochainement pour avaya (Condorcet)

Terminer la séance

  1. Pensez à vous déconnecter de BBB (autrement, des tiers pourraient accéder à votre compte)
  2. Laissez les fenêtres ouvertes en partant

ATTENTION : Pour des raisons de gestion des flux et afin d’éviter le stationnement et le croisement des groupes dans les couloirs, il vous est demandé de terminer la séance avec dix minutes d'avance sur l'horaire prévu.

Dans les jours et semaines qui suivent, sollicitez les étudiant·es et participant·es aux séminaires afin de prendre en compte leurs retours d’expérience et pour voir ou revoir les listes en fonction des demandes de participation.

En cas de problème, qui contacter ?
  • Salles Raspail

    Consultez la page www.ehess.fr/guide-seminaires et vérifiez qu’aucun câble ne soit débranché. Ensuite, si le problème persiste, contactez le pôle assistance de la DSI :

- Contactez le 06 16 09 21 61

- ou le 06 16 09 54 17 

- ou le 0149542626

  • Salles Campus EHESS Marseille

    Consultez la page www.ehess.fr/guide-seminaires et vérifiez qu’aucun câble ne soit débranché. Ensuite, si le problème persiste, contactez (indication prochainement disponible)

  • Salles Campus Condorcet

    Consultez la page www.ehess.fr/guide-seminaires et vérifiez qu’aucun câble ne soit débranché. Ensuite, si le problème persiste, contactez (indication prochainement disponible)

Mails-types à envoyer aux participants au séminaire

Vous trouverez ci-dessous des exemples de mails que vous pouvez envoyer aux participants, quel que soit le scénario. En plus des informations relatives à l’accès au séminaire, il est important d’y ajouter les consignes sanitaires.



Mail 1 (mail aux participant·es en présentiel)

Cher·es participant·es,

Je vous confirme votre participation en présentiel à mon séminaire (titre du séminaire). La première séance aura lieu le DATE à XXhXX.

Les consignes sanitaires sont les suivantes :

  • port du masque durant toute la durée de la séance (picto masque obligatoire) ;
  • lavage des mains à l’entrée du bâtiment et de la salle de séminaire ;
  • évitez autant que possible de stationner dans les couloirs.

Attention ! N'occupez pas inutilement des places : si vous ne comptez plus participer aux séminaires, merci de retirer votre demande de participation sur Listsem. Pour cela, utilisez le lien figurant dans le mail de confirmation reçu à l'issue du dépôt de votre demande de participation. Merci d'avance.

Bien cordialement,
Signature


Mail 2 (mail aux participant·es en distanciel – via BBB)

Cher·es participant·es,

Je vous confirme votre participation en distanciel à mon séminaire (titre du séminaire). La première séance aura lieu le DATE à XXhXX et sera à suivre sur www.XXXXX.fr.

Attention, ne vous rendez pas sur place.

Attention ! N'occupez pas inutilement des places : si vous ne comptez plus participer aux séminaires, merci de retirer votre demande de participation sur Listsem. Pour cela, utilisez le lien figurant dans le mail de confirmation reçu à l'issue du dépôt de votre demande de participation. Merci d'avance.

Bien cordialement,
Signature


Mail 3 (mail aux participant·es en distanciel – via StarLeaf ou Avaya)

Cher·es participant·es,

Je vous confirme votre participation en distanciel à mon séminaire (titre du séminaire). La première séance aura lieu le DATE à XXhXX et sera à suivre sur StarLeaf ou Avaya dont voici les indications de connections :
[copier-coller le mail préalablement reçu d’indications de connexion]

Attention, ne vous rendez pas sur place.

Attention ! N'occupez pas inutilement des places : si vous ne comptez plus participer aux séminaires, merci de retirer votre demande de participation sur Listsem. Pour cela, utilisez le lien figurant dans le mail de confirmation reçu à l'issue du dépôt de votre demande de participation. Merci d'avance.

Bien cordialement,
Signature