L'ESSENTIEL :

  • Les mesures sanitaires de sécurité sont renforcées : port du masque, aération, respect rigoureux des capacités d’accueil maximales des salles, application de solution hydroalcoolique, respect des sens de circulation ;
  • Une demande de participation aux séminaires via le portail « Listsem » est obligatoire pour les participant.e.s / Les responsables de séminaires se connectent à listsem pour gérer les demandes. Listsem facilite les basculements éventuels entre présentiel, hybride et distanciel.
  • Le séminaire se tient en présentiel mais peut se tenir aussi en mode hybride, via un outil de visioconférence. Il est indispensable de s’assurer de l’équipement présent dans vos salles de séminaires.

Présentation générale de Listsem

L'application Listsem devient la plateforme d'accès pour participer à tous les séminaires de l’École (https://listsem.ehess.fr/).

Listsem vous permet de :

  • obtenir des listes de diffusion générées automatiquement par Listsem pour vous adresser par mail à l'ensemble des personnes qui souhaitent participer à votre séminaire avant même la première séance ;
  • gérer et faire évoluer la liste des demandes de participation aux séminaires, en présentiel comme en distanciel ;
  • faciliter le basculement vers le scénario en mode hybride (présentiel et distanciel).

ATTENTION : le portail Listsem n'est activé que pour les séminaires se tenant au sein des bâtiments gérés directement par l'Ecole ainsi qu'au Campus Condorcet (retrouvez la liste des salles concernée en cliquant ici).

Avec Listsem, la rentré des séminaires se déroule de la façon suivante:

  1. Les étudiants et autres publics de vos séminaires formulent leur demande de participation aux séminaires sur Listsem, jusqu’à 72 heures avant la date de la première séance (Nb: des demandes restent possibles après ce délai, qui n'est qu'indicatif)
  2. Vous avez d'emblée accès aux demandes de participation (pour chaque demande, il est demandé une validation puis une affectation de l'étudiant en présentiel ou en distanciel). NB: ces opérations ne génèrent pas de notifications automatiques aux étudiants. Il vous revient de prévenir ces derniers (cf point 4)
  3. Listsem génère automatiquement une liste de diffusion pour contacter aisément votre public;
  4. 72 heures avant la date de début de votre séminaire, vous finalisez la liste des participantes et participants avec Listsem et vous les informez (en utilisant les mailings-list adéquates) des modalités de participation au séminaire.

 Le schéma suivant récapitule ces étapes:

 

MODE D'EMPLOI: COMMENT PREPARER SON SEMINAIRE AVEC LISTSEM

  1. Accédez à Listsem (lien: https://listsem.ehess.fr/)  : au plus tard 72 heures avant votre première séance, vous recevez un mail par séminaire vous informant du nombre de demandes de participation. Néanmoins, vous pouvez vous connecter dès avant ce moment pour valider les demandes (cf étape 6 ci-dessous) au fil de l'eau en priorisant les étudiants de master et pour prévenir d'emblée ces derniers afin de les rassurer (vous leur enverrez ensuite un mail dans les 72h avant la date de la première séance une fois que vous aurez affecté chacun au groupe présentiel ou distanciel).
  2. Connectez-vous (bouton de connexion en haut à droite de la page) ;

  3. Cliquez sur « gérer mes demandes de participation » puis relevez le nombre de demandes de participation apparaissant sous le titre du séminaire.
  4. Cliquez sur le titre du séminaire afin d’accéder aux demandes de participation (en bas de l’écran). Dans la partie supérieure de l’écran, vous voyez apparaître les adresses des listes de diffusion que l’application génère automatiquement ;
  5. Vérifiez que le nombre de demandes est compatible avec la capacité d’accueil de la salle. Si le nombre de demandes l’excède, reportez-vous aux indications données ci-dessous (voir ci-dessous : « Que faire si le nombre de demandes de participation dépasse la capacité d'accueil des salles autorisée ? ») ;
  6. Validez les demandes retenues (attention: la validation de la demande ne donne pas lieu à envoi d'une notification automatique à l'étudiant).
  7. Déterminez pour chaque participante ou participant préalablement validé si vous souhaitez qu’il ou elle participe en présentiel ou en distanciel (dans le cas où vous recourez au mode hybride), en cliquant sur les boutons appropriés.Les boutons en bas de page vous permettent d'en traiter plusieurs à la fois.
  8. Sélectionnez dans le tableau de bord de votre séminaire les participant·es en distanciel puis cliquez sur « distanciel » (notez que par défaut toutes et tous les autres restent en présentiel).
    Listsem génère automatiquement trois listes de diffusion :
    • une liste incluant uniquement les publics en présentiel ;
    • une liste incluant uniquement les publics qui suivront le séminaire à distance.
    • une liste de diffusion générale
      L'accès en distanciel ne sera pas de droit, mais déterminé par le ou la responsable du séminaire en fonction des critères indiqués par l'École.
  9. Envoyez un message au groupe en copiant-collant l’adresse mail de la liste dans le champ « destinataire » de votre mail à rédiger. Vous pouvez alors leur confirmer leur inscription :
    • en présentiel via la liste de diffusion dédiée avec le lieu du séminaire ainsi que les consignes de sécurité (vous trouverez à la fin de ce guide un modèle de mail proposé) ;
    • en distanciel via la liste de diffusion dédiée avec le lien hypertexte leur permettant de se connecter au séminaire.

Que faire si le nombre de demandes de participation dépasse la capacité d’accueil des salles autorisée ?

Si le nombre de demandes est incompatible avec la capacité d’accueil pour assister en présentiel au séminaire, hiérarchisez les demandes en fonction des critères suivants :

  1. étudiantes et étudiants de l'EHESS et des établissements qui font l'objet d'une co-accréditation dans le cadre du master, qui valident le séminaire ;
  2. étudiants et doctorants de l'EHESS qui ne valident pas le séminaire ;
  3. autre public (autres étudiants et doctorants, collègues, auditeurs libres).

Les masterants et doctorants en situation de handicap suivis par le service handicap sont prioritaires pour participer via la modalité adaptée à leur situation (présentiel ou distantiel).
Si ces critères ne sont pas suffisants pour obtenir un groupe présentiel compatible avec la capacité de la salle, vous pouvez laisser la priorité aux M1 et aux M2 s’inscrivant pour la première fois à l'École (moins familiers du système « séminaire »).

Bien entendu, les étudiants retenus à l'étranger par des restrictions de mobilités internationales devront être pris en compte.

 

Identifier l’équipement dont dispose votre salle (3 "cas de figure")

En vous reportant au tableau présent iciidentifiez la capacité d’accueil de votre salle ainsi que son équipement. Quand c'est possible, venez faire un repérage en amont de votre première séance.

ATTENTION : Les séminaires ont déjà fait l'objet d'une planification. Il ne sera en aucun cas possible de les reprogrammer dans d'autres salles pour l'année 2020-2021. Il convient donc à chaque responsable de séminaire de vérifier en amont quelles sont les possibilités techniques offertes par la salle dans laquelle son séminaire a été programmé avant d'opter pour un enseignement en mode hybride.