Le cas de figure 3 correspond aux salles du 54 boulevard Raspail équipées d'un dispositif hybride BigBlueButton, Dans ce cas de figure, vous aurez besoin :

• de créer vous-même une salle virtuelle sur BigBlueButton (https://bbb.ehess.fr)
•  d'envoyer le lien de connexion de votre salle aux participantes et participants qui suivront votre séminaire à distance pour qu'ils puissent se connecter

> Attention, si votre séminaire se tient en salles BS1_28 ou BS1_05 (salles du conseil), l'installation des microphones est à demander en amont au service logistique (logistique54@ehess.fr).

GÉNÉRER UN LIEN DE CONNEXION À ENVOYER À VOS PARTICIPANTS EN DISTANCIEL

> Pour rappel, en vous reportant au tableau des salles équipées, vous pourrez identifier le cas de figure dans lequel s'inscrit votre salle.

Pour créer votre salle virtuelle sur BigBlueButton (BBB), vous pouvez vous reporter aux pages dédiées sur le guide des séminaires :

TRANSMETTRE LE LIEN DE LA salle VIRTUELLE À VOS PARTICIPANTS EN DISTANCIEL via participations

Une fois la salle virtuelle créée, transmettez le lien BBB de celle-ci à votre liste de diffusion de participants en distanciel préalablement générée sur le portail Participations. Vous n'avez pas besoin d'écrire à chaque participant un par un : il vous suffit d'écrire à l'adresse de la mailing-list que Participations a généré automatiquement pour vous.

Pour ces messages, vous pouvez vous inspirer des mails-types au bas de cette page.

ATTENTION : pour rappel, les étudiantes et étudiants en master doivent obligatoirement assister en présentiel à toutes les UEs prévues dans leur parcours pédagogique.
Les enseignantes et enseignants qui le désirent peuvent dispenser leur enseignement en mode hybride en utilisant un système de visioconférence, à condition qu’ils soient eux-mêmes sur site, dans des salles équipées et qu'uniquement des auditeurs ou auditrices libres assistent à l’enseignement à distance.

• Assistance technique : écrire à neobab-admin@ehess.fr

Besoin d'aide ?

Si vous rencontrez des difficultés lors de la préparation du scénario en mode hybride, vous pourrez obtenir de l’aide auprès du pôle assistance de la DSI :

• Salles du 54 boulevard Raspail : 01.49.54.26.26 / support.visio@ehess.fr
• Salles du Campus Condorcet : 06.16.09.54.17 / 06.62.96 11.71 / 01.49.54.26.26 / support.visio@ehess.fr / assistance.informatique@campus-condorcet.fr (uniquement pour les salles du Centre de colloques)

VOTRE CHECK-LIST RÉCAPITULATIVE AVANT LA SÉANCE HYBRIDE

• Il est vivement recommandé d'effectuer un repérage de votre salle en amont et de faire un essai sur l'équipement.

animer VOTRE SÉANCE EN MODE HYBRIDE

Vous trouverez ci-dessous les guides d'utilisation de l'équipement des salles :

• Pensez à vous positionner pendant la séance dans le champ de la caméra. Dans les salles équipées de microphones disposés sur la table (appelés "col-de-cygne"), pensez à vous rester proche du micro pour chacune de vos interventions.

Quelques conseils

• Proposez aux participants en distanciel d'allumer leur caméra durant leur prise de parole.
• Gérez le passage de la parole entre les personnes en présentiel et en distanciel de manière à atténuer les effets d'exclusion possible pour les participantes et participants en distanciel. Un participant peut également être désigné pour servir de "relai" entre les salles physiques et virtuelles, par exemple en faisant remonter les questions posées sur le fil de discussion.
• Invitez la personne qui prend la parole à s’identifier (en présentiel comme en distanciel).
• Aidez les étudiantes et étudiants à distance en prévoyant une pause de cinq minutes en milieu de séance (en profiter pour aérer) et assurez-vous de temps en temps auprès d'eux que les condtions de la visioconférence sont bonnes.
• Dans les jours et semaines qui suivent, sollicitez les participantes et participants afin de prendre en compte leurs retours d’expérience et pour voir ou revoir les listes en fonction des demandes de participation.

Partager son écran pour projeter des documents

Reportez-vous aux indications présentes dans la salle et aux guides d'utilisation

• BigBlueButton (partie "Charger une présentation")

Terminer la séance

Laissez les fenêtres ouvertes en partant pour aérer la pièce.

ATTENTION : Pour des raisons de gestion des flux et afin d’éviter le stationnement et le croisement des groupes dans les couloirs, il vous est demandé de terminer la séance avec dix minutes d'avance sur l'horaire prévu.

Dans les jours et semaines qui suivent, sollicitez les étudiants et participants aux séminaires afin de prendre en compte leurs retours d’expérience et pour voir ou revoir les listes en fonction des demandes de participation.

Le cahier de présence

Les responsable de séminaire sont tenus de remplir le cahier de présence :

• Il convient d’inscrire à chaque séance toutes les personnes présentes dans la salle d’enseignement et de les faire émarger
• Si vous utilisez un mode hybride, vous pouvez compléter par la liste des participantes et participants à distance mais en les distinguant bien de la liste des personnes en présentiel
• L’utilisation de la plateforme des demandes de participation n’est pas un substitut aux cahiers de présence

En cas de problème, qui contacter ?

Dans un premier temps, consultez cette page et vérifiez qu’aucun câble n'est débranché. Ensuite, si le problème persiste, vous pouvez contacter le pôle assistance de la DSI :

• Salles du 54 boulevard Raspail : 01.49.54.26.26 / support.visio@ehess.fr
• Salles du Campus Condorcet : 06.16.09.54.17 / 06.62.96 11.71 / 01.49.54.26.26 / support.visio@ehess.fr / assistance.informatique@campus-condorcet.fr (uniquement pour les salles du Centre de colloques)

MAILS-TYPES À ENVOYER aux participantes et participants AU SÉMINAIRE

Vous trouverez ci-dessous des exemples de mails que vous pouvez envoyer aux participantes et participants. En plus des informations relatives à l’accès au séminaire, il est important d’y ajouter les consignes sanitaires.

Mail 1 > adressé aux participantes et participants en présentiel

Cher·es participant·es,

Je vous confirme votre participation en présentiel à mon séminaire (titre du séminaire). La première séance aura lieu le DATE à XXhXX.

Attention ! N'occupez pas inutilement des places : si vous ne comptez plus participer aux séminaires, merci de retirer votre demande de participation sur le portail Participations. Pour cela, utilisez le lien figurant dans le mail de confirmation reçu à l'issue du dépôt de votre demande de participation. Merci d'avance.

Bien cordialement,
Signature

Mail 2 > adressé aux participantes et participants en distanciel sur BBB / Avaya Spaces

Cher·es participant·es,

Je vous confirme votre participation en distanciel à mon séminaire (titre du séminaire).

La séance aura lieu le DATE à XXhXX sur l'application [BBB ou Zoom ou Avaya Spaces] à l'adresse de connexion [collez ici l'adresse de la salle virtuelle que vous avez créée].

Attention, ne vous rendez pas sur place.

Si vous ne comptez plus participer aux séminaires, merci de retirer votre demande de participation sur le portail Participations. Pour cela, utilisez le lien figurant dans le mail de confirmation reçu à l'issue du dépôt de votre demande de participation. Merci d'avance.

Bien cordialement,
Signature