Le cas de figure 3 correspond aux salles qui sont équipées du dispositif de visioconférence StarLeaf (sites Raspail) ou Avaya Spaces (site Condorcet) :

  • StarLeaf (certaines salles des sites Raspail) : solution de visioconférence sécurisée permettant d'accueillir jusqu'à 100 personnes.

GÉNÉRER UN LIEN DE CONNEXION À ENVOYER À VOS PARTICIPANTS EN DISTANCIEL

> Rappel : en vous reportant au tableau "Capacités et équipements des salles" disponible dans la page "Guide Séminaire" dans l'onglet "plus d'informations - à télécharger", vous pourrez identifier la capacité d’accueil de votre salle et le "cas de figure" dans laquelle elle s'inscrit.

A/ StarLeaf : comment demander la création d'une classe virtuelle ?

  1. Si votre séminaire se déroule dans une salle équipée du système StarLeaf, envoyez un mail 72 heures avant votre séance à 2626@ehess.fr pour planifier vos visioconférences. Vous devrez indiquer :
    • l'intitulé de votre séminaire ;
    • les dates et les créneaux horaires de début et de fin des séances ;
    • la liste des adresses mail des participant.e.s en distanciel.
  2. Vous recevrez ultérieurement le lien de connexion à envoyer à votre groupe "distanciel" (voir ci-dessous la partie "Transmettre le lien de la "classe virtuelle" à vos participants en distanciel via Listsem")

> Attention : il est possible que vous ne receviez ce lien de connexion qu'in extremis. Il est donc recommandé d'écrire rapidement à votre groupe distanciel pour les prévenir de la prise en compte de leur demande et que vous leur ferez parvenir le lien de connexion juste avant le début de votre première séance.

B/ Avaya Spaces : comment créer une classe virtuelle ?

Une fois votre compte Avaya Spaces activé, vous pourrez créer des salles de classe virtuelles de manière autonome. La procédure est expliquée dans le guide ci-dessous, dans la partie "2/ Créer votre "Space" de réunion sur Avaya".

TRANSMETTRE LE LIEN DE LA « CLASSE VIRTUELLE » À VOS PARTICIPANTS EN DISTANCIEL via listsem

La procédure est ici la même que vous utilisiez StarLeaf ou Avaya Spaces.

Une fois la « classe virtuelle » créée, transmettez le lien StarLeaf ou Avaya Spaces de celle-ci à votre liste de diffusion de participants en distanciel préalablement générée sur Listsem. Vous n'avez pas besoin d'écrire à chaque participant un par un. Il vous suffit d'écrire à l'adresse de la mailing-list que listsem a généré automatiquement.

Pour les participant.e.s en présentiel
Pensez à utiliser la liste de diffusion de participants en présentiel pour informer ses membres qu'ils peuvent se rendre en séance.
N.B. La liste de diffusion générale peut être utilisée pour transmettre des informations au groupe tout entier.

Pour ces messages, vous pouvez vous inspirer des mails-types au bas de cette page.

Suggestion : il peut être utile de transmettre les coordonnées de ce guide aux étudiantes et étudiants, de manière à ce qu'ils puissent, le cas échéant, vous aider lors de la mise en place de la première séance.

Besoin d'aide ?

Si vous rencontrez des difficultés lors de la préparation du scénario en mode hybride, vous pourrez obtenir de l’aide auprès du pôle assistance de la DSI :

  • Salles des sites Raspail : 0616092161 / 0149542626 / support.visio@ehess.fr
  • Salles du Campus Condorcet : 0616095417 / 0149542626 / support.visio@ehess.fr

VOTRE CHECK-LIST RÉCAPITULATIVE AVANT LA SÉANCE HYBRIDE

  • Il est vivement recommandé de passer repérer la salle en amont et de faire un essai.
  • Vous aurez besoin de votre ordinateur personnel pour l'utilisation des dispositifs StarLeaf et Avaya Spaces.

ATTENTION : assurez-vous d’être connecté sur le wifi Eduroam. Si vous le faites pour la première fois, consultez la page dédiée du catalogue des ressources numériques de l’EHESS.

LANCER ET TENIR VOTRE SÉANCE EN MODE HYBRIDE

Le choix du scénario en mode hybride implique des actions spécifiques relatives à la pédagogie à distance et au respect de normes sanitaires pour les participants en présentiel.


Lancer la séance

    1. Pensez à bien aérer la salle (il est recommandé d'aérer toutes les trente minutes)
    2. Remplissez le cahier de présence pour faciliter la recherche de cas contacts
    3. Veillez à ce que tous les participants se lavent les mains au début de la séance (un distributeur de gel hydroalcoolique est présent dans la salle)
    4. Positionnement dans la salle :

Pensez à vous positionner pendant la séance dans le champ de la caméra.

    1. Veillez à ce que les personnes présentes respectent la distanciation physique
    2. Dans les salles équipées de microphones col-de-cygne, laissez les places de ces micros vacantes (les orateurs pourront venir s'y installer successivement pour éviter les manipulation)
  1. Portez le masque durant toute la durée du séminaire et veillez à ce que toutes et tous les participants en présentiel le portent également.
  2. Ouvrez la « classe virtuelle » : référez vous aux indications présentes dans la salle (ou aux guides d'utilisation disponibles en haut de cette page).
  3. Lancez la séance.

Tenir la séance

  1. Suggestion pour organiser le tour de table :
    - proposez aux participants en présentiel, qu'elles ou ils viennent tour à tour se présenter au micro col-de-cygne (sans le toucher ou en vous lavant les mains au préalable) installé à côté de celui de l'enseignante
    - proposez aux participants en distanciel, qu'elles ou ils allument leur caméra durant leur prise de parole.
  2. Gérez le passage de la parole entre les participants en présentiel et en distanciel de manière à atténuer les effets d'exclusion possibles pour les participants en distanciel.
  3. Invitez la personne qui prend la parole à s’identifier (en présentiel comme en distanciel).
  4. Aidez les étudiants à distance en prévoyant une pause de cinq minutes (en profiter pour aérer).
  5. Invitez vos participants en distanciel à « activer la lecture » de document lorsque vous partagez / commentez un support.

Partager son écran pour projeter des documents

Reportez-vous aux indications présentes dans la salle et aux guides d'utilisation

  • Pour Starleaf à cette adresse (ATTENTION : le partage d'écran sur StarLeaf est uniquement disponible dans les salles du 54 bd Raspail A07_51 et A09_51)
  • Pour Avaya Spaces à cette adresse (partie 5 : "Aperçu de l'interface de l'application Avaya Spaces")

Terminer la séance

Laissez les fenêtres ouvertes en partant pour aérer la pièce.

ATTENTION : Pour des raisons de gestion des flux et afin d’éviter le stationnement et le croisement des groupes dans les couloirs, il vous est demandé de terminer la séance avec dix minutes d'avance sur l'horaire prévu.

Dans les jours et semaines qui suivent, sollicitez les étudiants et participants aux séminaires afin de prendre en compte leurs retours d’expérience et pour voir ou revoir les listes en fonction des demandes de participation.

En cas de problème, qui contacter ?

Dans un premier temps, consultez cette page et vérifiez qu’aucun câble n'est débranché. Ensuite, si le problème persiste, vous pouvez contacter le pôle assistance de la DSI :

  • Salles des sites Raspail : 0616092161 / 0149542626 / support.visio@ehess.fr
  • Salles du Campus Condorcet : 0616095417 / 0149542626 / support.visio@ehess.fr

MAILS-TYPES À ENVOYER AUX PARTICIPANTS AU SÉMINAIRE

Vous trouverez ci-dessous des exemples de mails que vous pouvez envoyer aux participants, quel que soit le scénario. En plus des informations relatives à l’accès au séminaire, il est important d’y ajouter les consignes sanitaires.



Mail 1 (mail aux participant·es en présentiel)

Cher·es participant·es,

Je vous confirme votre participation en présentiel à mon séminaire (titre du séminaire). La première séance aura lieu le DATE à XXhXX.

Les consignes sanitaires sont les suivantes :

  • port du masque durant toute la durée de la séance ;
  • lavage des mains à l’entrée du bâtiment et de la salle de séminaire ;
  • évitez autant que possible de stationner dans les couloirs.

Attention ! N'occupez pas inutilement des places : si vous ne comptez plus participer aux séminaires, merci de retirer votre demande de participation sur Listsem. Pour cela, utilisez le lien figurant dans le mail de confirmation reçu à l'issue du dépôt de votre demande de participation. Merci d'avance.

Bien cordialement,
Signature


Mail 2 (mail aux participant·es en distanciel – via BBB ou Zoom)

Cher·es participant·es,

Je vous confirme votre participation en distanciel à mon séminaire (titre du séminaire). La première séance aura lieu le DATE à XXhXX et sera à suivre sur www.XXXXX.fr.

Attention, ne vous rendez pas sur place.

Attention ! N'occupez pas inutilement des places : si vous ne comptez plus participer aux séminaires, merci de retirer votre demande de participation sur Listsem. Pour cela, utilisez le lien figurant dans le mail de confirmation reçu à l'issue du dépôt de votre demande de participation. Merci d'avance.

Bien cordialement,
Signature


Mail 3 (mail aux participant·es en distanciel – via StarLeaf ou Avaya Spaces)

Cher·es participant·es,

Je vous confirme votre participation en distanciel à mon séminaire (titre du séminaire). La première séance aura lieu le DATE à XXhXX et sera à suivre sur StarLeaf ou Avaya Spaces dont voici les indications de connections :
[copier-coller le mail préalablement reçu d’indications de connexion]

Attention, ne vous rendez pas sur place.

Attention ! N'occupez pas inutilement des places : si vous ne comptez plus participer aux séminaires, merci de retirer votre demande de participation sur Listsem. Pour cela, utilisez le lien figurant dans le mail de confirmation reçu à l'issue du dépôt de votre demande de participation. Merci d'avance.

Bien cordialement,
Signature