Le cas de figure 2 correspond aux salles du Centre de colloques et des bâtiments Recherche Sud / Nord du Campus Condorcet équipées d'un dispositif hybride Avaya Spaces. Dans ce cas de figure, vous aurez besoin :

• d'avoir activé votre compte Avaya personnel ;
• de votre ordinateur personnel depuis lequel vous lancerez votre session de visioconférence hybride ;
• d'un accès au réseau wifi Eduroam (si Eduroam n'est pas installé sur votre ordinateur, consultez en amont de la séance la documentation eduroam).

> En amont de votre séance, vous devrez :

1. créer une salle virtuelle (appelée "Space") sur Avaya Spaces ;
2. envoyer le lien de connexion aux participants qui suivront votre séminaire à distance pour qu'ils puissent se connecter.

CRÉER UN LIEN DE CONNEXION À ENVOYER aux PARTICIPANTS EN DISTANCIEL

> Pour rappel, en vous reportant au tableau des salles équipées, vous pourrez identifier le cas de figure dans lequel s'inscrit votre salle.

Après avoir activé votre compte Avaya Spaces, vous pourrez créer votre salle virtuelle de manière autonome. Les deux procédures sont détaillées dans le guide ci-dessous ("Partie 1/Créer son compte Avaya" puis "Partie 2/ Créer votre Space de réunion sur Avaya").

TRANSMETTRE LE LIEN DE LA sALLE VIRTUELLE aux PARTICIPANTS EN DISTANCIEL via Participations

Une fois la salle virtuelle créée, transmettez le lien de celle-ci à votre liste de diffusion de participants en distanciel préalablement générée sur le portail Participations. Vous n'avez pas besoin d'écrire à chaque participant un par un : il vous suffit d'écrire à l'adresse de la mailing-list que Participations a généré automatiquement pour vous.

Pour ces messages, vous pouvez vous inspirer des mails-types au bas de cette page.

ATTENTION : pour rappel, les étudiantes et étudiants en master doivent obligatoirement assister en présentiel à toutes les UEs prévues dans leur parcours pédagogique.
Les enseignantes et enseignants qui le désirent peuvent dispenser leur enseignement en mode hybride en utilisant un système de visioconférence, à condition qu’ils soient eux-mêmes sur site, dans des salles équipées et qu'uniquement des auditeurs ou auditrices libres assistent à l’enseignement à distance.

• Assistance technique : écrire à neobab-admin@ehess.fr

Besoin d'aide ?

Si vous rencontrez des difficultés lors de la préparation du scénario en mode hybride, vous pourrez obtenir de l’aide auprès du pôle assistance de la DSI :

• Salles du 54 boulevard Raspail : 01.49.54.26.26 / support.visio@ehess.fr
• Salles du Campus Condorcet : 06.16.09.54.17 / 06.62.96 11.71 / 01.49.54.26.26 / support.visio@ehess.fr / assistance.informatique@campus-condorcet.fr (uniquement pour les salles du Centre de colloques)

VOTRE CHECK-LIST RÉCAPITULATIVE AVANT LA SÉANCE HYBRIDE

• Vous aurez besoin de votre ordinateur personnel pour lancer la séance dans ce cas de figure.
  
• Eduroam doit être installé sur votre ordinateur afin de pouvoir vous connecter au réseau wifi sur place (si ce n'est pas le cas, consultez en amont de la séance la documentation eduroam)

animer VOTRE SÉANCE EN MODE HYBRIDE

Vous trouverez ci-dessous le guide d'utilisation de l'équipement des salles :

• Une fois connecté sur le réseau wifi Eduroam, ouvrez la salle virtuelle Avaya Spaces via votre ordinateur : référez vous aux indications présentes dans la salle (ou au guide d'utilisation Avaya Spaces : mode d'emploi disponible ci-dessus).

Quelques conseils

• Proposez aux participants en distanciel d'allumer leur caméra durant leur prise de parole.
• Gérez le passage de la parole entre les participants en présentiel et en distanciel de manière à atténuer les effets d'exclusion possible pour les participantes et participants en distanciel. Un participant peut également être désigné pour servir de "relai" entre les salles physiques et virtuelles, par exemple en faisant remonter les questions posées sur le fil de discussion.
• Invitez la personne qui prend la parole à s’identifier (en présentiel comme en distanciel).
• Aidez les étudiantes et étudiants à distance en prévoyant une pause de cinq minutes en milieu de séance (en profiter pour aérer) et assurez-vous de temps en temps auprès d'eux que les condtions de la visioconférence sont bonnes.
• Dans les jours et semaines qui suivent, sollicitez les participantes et participants aux séminaires afin de prendre en compte leurs retours d’expérience et pour voir ou revoir les listes en fonction des demandes de participation.

Projeter des documents

Reportez-vous aux indications présentes dans la salle et au guide d'utilisation Avaya Spaces (partie 5 : "Aperçu de l'interface de l'application Avaya Spaces")

Terminer la séance

• Afin d'éviter que des tiers puissent y accéder, veillez à vous déconnecter de votre compte Avaya Spaces et de toutes autres applications ouvertes durant votre séminaire (par exemple votre boîte de messagerie).
• Laissez les fenêtres ouvertes en partant pour aérer la salle.

Le cahier de présence

Les responsable de séminaire sont tenus de remplir le cahier de présence :

• Il convient d’inscrire à chaque séance toutes les personnes présentes dans la salle d’enseignement et de les faire émarger
• Si vous utilisez un mode hybride, vous pouvez compléter par la liste des participantes et participants à distance mais en les distinguant bien de la liste des personnes en présentiel
• L’utilisation de la plateforme des demandes de participation n’est pas un substitut aux cahiers de présence

En cas de problème, qui contacter ?

Dans un premier temps, consultez cette page puis vérifiez qu’aucun câble n'est débranché. Si le problème persiste, vous pouvez contacter le pôle assistance de la DSI :

• Salles du 54 boulevard Raspail : 01.49.54.26.26 / support.visio@ehess.fr
• Salles du Campus Condorcet : 06.16.09.54.17 / 06.62.96 11.71 / 01.49.54.26.26 / support.visio@ehess.fr / assistance.informatique@campus-condorcet.fr (uniquement pour les salles du Centre de colloques)
• Au Centre de colloques, du personnel du Campus Condorcet (les factotums) est disponible à l'accueil du rez-de-chaussée pour vous assister.

MAILS-TYPES À ENVOYER aux participantes et participants AU SÉMINAIRE

Vous trouverez ci-dessous des exemples de mails que vous pouvez envoyer aux participants. En plus des informations relatives à l’accès au séminaire, il est important d’y ajouter les consignes sanitaires.

Mail 1 > adressé aux participantes et participants en présentiel

Cher·es participant·es,

Je vous confirme votre participation en présentiel à mon séminaire (titre du séminaire). La première séance aura lieu le DATE à XXhXX.

Attention ! N'occupez pas inutilement des places : si vous ne comptez plus participer aux séminaires, merci de retirer votre demande de participation sur le portail Participations. Pour cela, utilisez le lien figurant dans le mail de confirmation reçu à l'issue du dépôt de votre demande de participation. Merci d'avance.

Bien cordialement,
Signature

Mail 2 > adressé aux participantes et participants en distanciel sur BBB / Avaya Spaces

Cher·es participant·es,

Je vous confirme votre participation en distanciel à mon séminaire (titre du séminaire).

La séance aura lieu le DATE à XXhXX sur l'application [BBB ou Zoom ou Avaya Spaces] à l'adresse de connexion [collez ici l'adresse de la salle virtuelle que vous avez créée].

Attention, ne vous rendez pas sur place.

Si vous ne comptez plus participer aux séminaires, merci de retirer votre demande de participation sur le portail Participations. Pour cela, utilisez le lien figurant dans le mail de confirmation reçu à l'issue du dépôt de votre demande de participation. Merci d'avance.

Bien cordialement,
Signature