Toutes les demandes de participation aux séminaires de l'École, à l'exception de ceux ayant lieu à Marseille, doivent être impérativement déposées sur le portail Participations.

Découvrez son mode d'emploi ci-dessous :

Présentation générale de PARTICIPATIONS

Participations est la plateforme d'accès pour participer à tous les séminaires de l’École (https://participations.ehess.fr/).

Elle permet aux enseignants-chercheurs :

• d'obtenir des listes de diffusion générées automatiquement pour vous adresser par mail à l'ensemble des personnes qui souhaitent participer à votre séminaire avant même la première séance ;
• de gérer et faire évoluer la liste des demandes de participation aux séminaires, en présentiel comme en distanciel ;
• de faciliter le basculement vers le scénario en mode hybride (présentiel et distanciel).

Elle permet aux étudiants  :

• de déposer leurs demandes de participation, qu'ils possèdent ou non un compte EHESS ;
• de consulter la suite réservée à leur demande par le responsable du séminaire ;
  
• d'annuler leur participation à un séminaire.

Avec Participations, la rentrée des séminaires se déroule de la façon suivante :

Les étudiants et autres publics de vos séminaires formulent leur demande de participation aux séminaires sur Participations, jusqu’à 72 heures avant la date de la première séance.

NB : des demandes restent possibles après ce délai, qui n'est qu'indicatif.

Vous avez d'emblée accès aux demandes de participation (pour chaque demande, il y a une étape de validation ou refus de la demande, puis de définition du mode de participation : en présentiel ou en distanciel). 

NB : ces opérations ne génèrent pas de notifications automatiques à celles et ceux qui ont déposé une demande de participation. Il vous revient de les prévenir.

Participations génère automatiquement quatre listes de diffusion pour contacter aisément votre public. Par exemple, pour le séminaire fictif UE 1230 « Histoire des savoirs » :

• ue1230_accepte.e.s@ehess.fr : liste des personnes acceptées > toutes les personnes acceptées recevront les messages que vous enverrez à cette adresse ;
• ue1230_en-presentiel@ehess.fr : liste des personnes acceptées en présentiel > tous les participants acceptés dans le groupe « présentiel » recevront les messages que vous enverrez à cette adresse ;
• ue1230_a-distance@ehess.fr : liste des personnes acceptées en distanciel > tous les participants acceptés dans le groupe « distanciel » recevront les messages que vous enverrez à cette adresse ;
• ue1230_en-attente@ehess.fr : liste des personnes dont la demande n'a pas encore été traitée.

72 heures avant la date de début de votre séminaire, vous finalisez la liste des participants avec Participations et vous les informez (en utilisant les listes de diffusion adéquates) des modalités de participation au séminaire.

 Le schéma suivant récapitule ces étapes :

MODE D'EMPLOI : COMMENT PRÉPARER SON SÉMINAIRE AVEC PARTICIPATIONS

1. Accédez à Participations (lien : https://participations.ehess.fr/) : au plus tard 72 heures avant votre première séance, vous recevez un mail par séminaire vous informant du nombre de demandes de participation. Néanmoins, vous pouvez vous connecter avant ce moment pour valider les demandes (cf. point 6 ci-dessous) au fil de l'eau en priorisant les étudiants de master et pour les prévenir afin de les rassurer (vous leur enverrez ensuite un mail dans les 72 heures avant la date de la première séance).
2. Connectez-vous (bouton de connexion en haut à droite de la page) ; 

1. Cliquez sur « gérer mes demandes de participation » puis relevez le nombre de demandes de participation apparaissant sous le titre du séminaire.
2. Cliquez sur le titre du séminaire afin d’accéder aux demandes de participation (en bas de l’écran). Dans la partie supérieure de l’écran, vous voyez apparaître les adresses des listes de diffusion que l’application génère automatiquement.
3. Validez les demandes retenues (ATTENTION : la validation de la demande ne donne pas lieu à envoi d'une notification automatique à l'étudiant).
   
4. Déterminez pour chaque participant qu’il participe en présentiel ou en distanciel en cliquant sur les boutons appropriés.
   Participations génère automatiquement des listes de diffusion pour chaque groupe de participants : vous pouvez écrire au groupe des participants en présentiel ou à celui des participants en distanciel, ou indifféremment à tous les participants.
   L'accès en distanciel n'est pas de droit, mais déterminé par le responsable du séminaire en fonction des critères indiqués par l'École.
5. Envoyez un message au groupe en copiant-collant l’adresse mail de la liste dans le champ « destinataire » de votre mail à rédiger. Vous pourrez ainsi leur confirmer leur participation.
   Pour écrire aux listes de diffusion, vous devez impérativement utiliser l'adresse électronique associée à votre compte informatique de l’EHESS ; celle-ci vous est rappelée sur vos pages de gestion des demandes de participations.

   ATTENTION : ces étapes sont essentielles car elle permettent de confirmer aux participants que vous acceptez qu'ils assistent à votre séminaire.

Que faire si le nombre de demandes de participation dépasse la capacité d’accueil des salles autorisée ?

Si le nombre de demandes est incompatible avec la capacité d’accueil pour assister en présentiel au séminaire, hiérarchisez les demandes en fonction des critères suivants :

1. étudiants de l'EHESS et des établissements qui font l'objet d'une co-accréditation dans le cadre du master, qui valident le séminaire ;
2. étudiants et doctorants de l'EHESS qui ne valident pas le séminaire ;
3. autre public (autres étudiants et doctorants, collègues, auditeurs libres).

Les masterants et doctorants en situation de handicap suivis par le service handicap sont prioritaires pour participer via la modalité adaptée à leur situation (présentiel ou distanciel).
Si ces critères ne sont pas suffisants pour obtenir un groupe présentiel compatible avec la capacité de la salle, vous pouvez laisser la priorité aux M1 et aux M2 s’inscrivant pour la première fois à l'École (moins familiers du système « séminaire »).
Bien entendu, les étudiants retenus à l'étranger par des restrictions de mobilités internationales devront être pris en compte.

Récapitulatif des étapes de la prise en main de PARTICIPATIONS