Toutes les demandes de participation aux séminaires de l'École, à l'exception de ceux ayant lieu à Marseille, doivent être impérativement déposées sur le portail Participations.

Découvrez son mode d'emploi ci-dessous :

Présentation générale de PARTICIPATIONS

Participations est la plateforme d'accès pour participer à tous les séminaires de l’École (https://participations.ehess.fr/).

Elle permet aux enseignant·es-chercheur·es :

• d'obtenir des listes de diffusion générées automatiquement pour vous adresser par mail à l'ensemble des personnes qui souhaitent participer à votre séminaire avant même la première séance ;
• de gérer et faire évoluer la liste des demandes de participation aux séminaires, en présentiel comme en distanciel ;
• de faciliter le basculement vers le scénario en mode hybride (présentiel et distanciel).

Elle permet aux étudiant·es  :

• de déposer leurs demandes de participation, qu'ils / elles possèdent ou non un compte EHESS ;
• de consulter la suite réservée à leur demande par l'organisateur·trice du séminaire ;
  
• d'annuler leur participation à un séminaire.

Avec Participations, la rentrée des séminaires se déroule de la façon suivante :

Les étudiant·es et autres publics de vos séminaires formulent leur demande de participation aux séminaires sur Participations, jusqu’à 72 heures avant la date de la première séance

NB : des demandes restent possibles après ce délai, qui n'est qu'indicatif.

Vous avez d'emblée accès aux demandes de participation (pour chaque demande, il est demandé une validation puis une affectation de l'étudiant·e en présentiel ou en distanciel). 

NB : ces opérations ne génèrent pas de notifications automatiques aux étudiant·es. Il vous revient de les prévenir (cf. point 4 ci-dessous).

Participations génère automatiquement quatre listes de diffusion pour contacter aisément votre public. Par exemple, pour le séminaire fictif UE 1230 "Histoire des savoirs", cela donnerait :

a/ ue1230_accepte.e.s@ehess.fr : liste des auditeur·trices accepté·es > tou·tes les participant·es accepté·es recevront les messages que vous enverrez à cette adresse ;

b/ ue1230_en-presentiel@ehess.fr : liste des auditeur·trices accepté·es en présentiel > tou·tes les participant·es accepté·es dans le groupe "présentiel" recevront les messages que vous enverrez à cette adresse ;

c/ ue1230_a-distance@ehess.fr : liste des auditeur·trices accepté·es en distanciel > tou·tes les participant·es accepté·es dans le groupe "distanciel" recevront les messages que vous enverrez à cette adresse ;

d/ ue1230_en-attente@ehess.fr : liste des personnes qui ont déposé une demande de participation qu'elle soit acceptée ou pas encore traitée (à l'exclusion des demandes refusées) ; si vous n'avez pas de contrainte de jauge de salle et que vous acceptez toutes les demandes par défaut, cette liste vous permet d'écrire à tous les participant·es potentiel·s (il est recommandé d'utiliser cette liste avec prudence et à bon escient).

72 heures avant la date de début de votre séminaire, vous finalisez la liste des participant·es avec Participations et vous les informez (en utilisant les listes de diffusion adéquates) des modalités de participation au séminaire.

 Le schéma suivant récapitule ces étapes :

MODE D'EMPLOI : COMMENT PRÉPARER SON SÉMINAIRE en distanciel AVEC PARTICIPATIONS

1. Accédez à Participations (lien : https://participations.ehess.fr/) : au plus tard 72 heures avant votre première séance, vous recevez un mail par séminaire vous informant du nombre de demandes de participation. Néanmoins, vous pouvez vous connecter avant ce moment pour valider les demandes (cf. point 6 ci-dessous) au fil de l'eau en priorisant les étudiant·es de master et pour les prévenir afin de les rassurer (vous leur enverrez ensuite un mail dans les 72 h avant la date de la première séance une fois que vous aurez affecté chacun·e au groupe distanciel).
2. Connectez-vous (bouton de connexion en haut à droite de la page) ;

   

3. Cliquez sur « gérer mes demandes de participation » puis relevez le nombre de demandes de participation apparaissant sous le titre du séminaire.
4. Cliquez sur le titre du séminaire afin d’accéder aux demandes de participation (en bas de l’écran). Dans la partie supérieure de l’écran, vous voyez apparaître les adresses des listes de diffusion que l’application génère automatiquement.
5. Validez les demandes retenues (ATTENTION : la validation de la demande ne donne pas lieu à envoi d'une notification automatique à l'étudiant).
   
6. Déterminez pour chaque participant·e qu’il ou elle participe en distanciel en cliquant sur les boutons appropriés.
7. Sélectionnez dans le tableau de bord de votre séminaire les participant·es en distanciel puis cliquez sur « distanciel ».
   Participations génère automatiquement quatre listes de diffusion, n'utilisez que la liste de diffusion générale. 
   L'accès en distanciel ne sera pas de droit, mais déterminé par le ou la responsable du séminaire en fonction des critères indiqués par l'École.
8. Envoyez un message au groupe en copiant-collant l’adresse mail de la liste dans le champ « destinataire » de votre mail à rédiger. Vous pourrez ainsi leur confirmer leur participation.
   Pour écrire aux listes de diffusion, vous devez impérativement utiliser l'adresse électronique associée à votre compte informatique de l’EHESS.

   ATTENTION : cette étape est essentielle car c'est celle-ci qui permettra de confirmer aux étudiant·es leur participation à votre séminaire.

Que faire si le nombre de demandes de participation dépasse la capacité d’accueil des salles autorisée ?

Si le nombre de demandes est incompatible avec la capacité d’accueil pour assister en présentiel au séminaire, hiérarchisez les demandes en fonction des critères suivants :

1. étudiant·es de l'EHESS et des établissements qui font l'objet d'une co-accréditation dans le cadre du master, qui valident le séminaire ;
2. étudiant·es et doctorant·e·s de l'EHESS qui ne valident pas le séminaire ;
3. autre public (autres étudiant·es et doctorant·es, collègues, auditeur·rices libres).

Les masterant·es et doctorant·es en situation de handicap suivis par le service handicap sont prioritaires pour participer via la modalité adaptée à leur situation (présentiel ou distanciel).
Si ces critères ne sont pas suffisants pour obtenir un groupe présentiel compatible avec la capacité de la salle, vous pouvez laisser la priorité aux M1 et aux M2 s’inscrivant pour la première fois à l'École (moins familiers du système « séminaire »).
Bien entendu, les étudiant·es retenu·es à l'étranger par des restrictions de mobilités internationales devront être pris·es en compte.

Récapitulatif des étapes de la prise en main de PARTICIPATIONS