Chargé(e) d'archives (H/F)

Depuis 1975, le service des Archives de l’EHESS organise et met en œuvre une vaste politique de collecte, de traitement et de valorisation du patrimoine archivistique de l’École. Il est chargé d’accompagner les équipes dans la gestion de leurs archives courantes, organise et sensibilise aux bonnes pratiques d’archivage, traite et prépare les fonds et versements destinés à rejoindre une institution de conservation d’archives. Il participe ainsi activement à l’enrichissement des fonds sur l’exercice et l’administration de la recherche en sciences sociales, conservés soit au Grand Équipement Documentaire du Campus Condorcet soit aux Archives nationales. Il participe également à la valorisation de ce patrimoine en étroite collaboration avec les partenaires externes et internes de l’EHESS.

Le/la chargé.e d’archives est placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la responsable de service.

 

MISSIONS 

Le/la chargé.e d’archives assiste la responsable du service dans l’élaboration et la mise en œuvre de la politique d’archivage des documents d’activité et de gestion de l’information de l’établissement. Il/elle est en charge du pôle Gestion de l’information. Il/elle participe activement à toutes les activités du service notamment en matière de traitement des fonds et de suivi des transferts d’archives liés aux déménagements.

Il/elle sera amené(e) à se déplacer sur plusieurs sites de travail.

 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Elaboration de plans de classement pour l’archivage 

  • Auditer les arborescences réseau et les classements internes sur tous supports en vue d’optimiser les processus de prises de décision et l’identification des documents engageants
  • Élaborer en collaboration avec les équipes des plans de classement pour l’archivage
  • Auditer et évaluer des bases de données et logiciels métiers en vue d’élaborer une cartographie de ces outils et élaborer des solutions de mise en œuvre de procédure d’archivage
  • Elaborer, suivre et contrôler un référentiel de gestion des archives de l’établissement

Sensibilisation des équipes et des services à la bonne gestion de l’information courante

  • Participer à l’élaboration de supports de sensibilisation aux bonnes pratiques de l’archivage courant en lien avec le pôle Diffusion du service des Archives
  • Mettre en œuvre un dispositif de formation à la gestion de l’information auprès des équipes
  • Participer à l’accueil et aux relations avec les publics ainsi qu’au suivi des communications administratives

Conception et mise en œuvre des projets de dématérialisation et de numérisation

  • Recenser et répondre aux besoins des équipes et de service
  • Contribuer au volet archivistique de la plate-forme Didomena en vue de la diffusion des données ouvertes de la recherche, en collaboration avec la Direction des systèmes informatiques
  • Apporter des réponses appropriées en matière de dématérialisation des procédures d’action des services et de corpus
  • En collaboration avec le/la délégué.e à la protection des données, apporter une expertise sur les données personnelles à conserver en vue de leur archivage définitif au titre de leur intérêt historique

Traitement d’archives

  • En lien avec le pôle Collecte et Traitement du service des Archives, préparer les versements réglementaires d’archives
  • Participer aux traitements intellectuels et matériels des fonds d’archives

Participation aux projets du service

  • Participer à l’organisation des transferts d’archives (versements, déménagements, dépôts, etc.)
  • Participer aux projets de diffusion et de valorisation du patrimoine archivistique de l’EHESS
  • Participer à l’accueil des publics, au traitement des demandes d’aide à la recherche, des demandes de communications administratives ou extérieures, des demandes de dérogation ou de consultation exceptionnelle d’archives privées
  • Initier des projets de service ambitieux relatifs à la gestion de l’information
  • Participer à l’encadrement et à l’accueil de stagiaires ou de chargé.es de mission ponctuelle

 

COMPÉTENCES REQUISES 

Connaissances

  • Maîtrise des dispositifs législatifs et réglementaires concernant le droit des archives
  • Maîtrise des normes de description archivistique (ISAD (G), ISAAR-CPF, ISDF, ISDIAH) et de gestion de l’archivage des documents d’activités (ISO 15489 – suite ISO 30300 – ICA-Req)  
  • Connaissance des normes et recommandations en matière d’archivage électronique et de gestion électronique des documents
  • Connaissance du statut et de l’environnement des établissements d’enseignement supérieur et de recherche

Compétences opérationnelles

  • Travailler en équipe et être force de proposition
  • Communiquer et savoir faire preuve de pédagogie
  • Encadrer/ Animer une équipe
  • Savoir gérer son activité et ses projets dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Savoir rendre compte à sa hiérarchie
  • Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
  • Utiliser le progiciel de gestion d’archives (Arkhéia) et du dispositif Adamant de versement d’archives numériques (formations possibles)

Compétences comportementales

  • Sens du service public
  • Sens de l’organisation
  • Rigueur / Fiabilité
  • Sens relationnel
  • Esprit d’initiative
  • Réactivité et gestion de situations imprévues

Contraintes du poste :

  • Mobilité sur plusieurs sites de travail
  • Port de charges
  • Environnement parfois poussiéreux

 

PROFIL RECHERCHÉ

  • Expérience exigée en classement de fonds d’archives (une première expérience de collecte ou de traitement est exigée, stage inclus)
  • Bac+3 exigé pour les agents contractuels

Date limite de candidature

Lundi 15 février 2021 - 17:00

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Informations pratiques

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