En parallèle de la solution BigBlueButton, l'École met à disposition l'application Zoom pour la tenue des séminaires.

Chaque réunion peut accueillir jusqu'à 300 participant·es, sans limite de temps.

Découvrez son mode d'emploi ci-dessous :

Télécharger l'application Zoom

Pour profiter dans les meilleures conditions des fonctionnalités de Zoom et simplifier le processus de connexion aux réunions, il est fortement conseillé de télécharger l'application (dite "client de bureau") sur votre ordinateur et / ou tablette.

  • Ouvrez votre navigateur web
  • Rendez-vous sur le site de Zoom
  • Téléchargez le "Client Zoom pour les réunions" (il est également possible de télécharger sur la même page l'application Zoom pour iPad ou tablette Androïd. Choisir "Applis Zoom sur mobile").
  • Une fois l'application téléchargée, l'installer sur son ordinateur (et / ou sa tablette).

Créer (ou mettre à jour) son compte Zoom

Un message en provenance de l'adresse "no-reply@zoom.us" intitulé "Invitation à un compte Zoom" vous sera transmis sur l'adresse mail que vous avez déclarée lors de l'enregistrement de votre séminaire sur Néobab. Cette invitation vous permettra de créer votre compte Zoom.

  • Une fois le message reçu, cliquez sur le bouton "Accepter la demande". Vous serez alors redirigé·e sur le site zoom.us.
  • Saisissez l'adresse mail à laquelle vous avez reçu le message d'invitation, créez un mot de passe puis validez.
  • Vous pouvez maintenant utiliser l'application Zoom.

> Si vous disposez déjà d'un compte Zoom gratuit lié à cette même adresse, celui-ci sera mis à jour vers la licence EHESS. 

> Si vous disposez déjà un compte Zoom payant lié à cette même adresse, contactez la DSI à l'adresse compte-zoom@ehess.fr.

Programmer une réunion avec l'application Zoom et y inviter des participant·e·s

Zoom permet de programmer à l'avance une réunion dont vous serez l'"hôte-animateur". Cette fonction s'avère essentielle pour organiser vos séances de séminaire. Une fois la réunion programmée, une invitation contenant les codes de connexion est automatiquement générée : c'est celle-ci qu'il faudra envoyer par e-mail aux participant·e·s.

> L'ensemble des réunions que vous avez programmées peut être retrouvé dans l'onglet "Réunions" en haut de la page d'accueil de l'application Zoom. Cet onglet permet également de gérer ces réunions, notamment de les démarrer, de les modifier et de retrouver le lien d'invitation.

- Ouvrez l'application Zoom sur votre ordinateur pour accéder à l’accueil de l’application (si nécessaire, cliquez sur le bouton "Connexion" pour renseigner vos identifiants).

- Cliquez sur le bouton "Programmer".

- Un formulaire s'ouvre permettant de paramétrer votre réunion. Différents champs sont à renseigner :

  • Sujet : définissez l'intitulé de la réunion (par exemple, "UEXX - Séminaire XXXXXX - Séance XX")
  • Date & heure : indiquez la date et les heures de début et fin de votre réunion. Ce créneau est donné à titre indicatif pour vos participant·e·s, vous pourrez débuter la session à tous moments et resterez connecté·e·s même si la durée de la réunion dépasse celle paramétrée lors de sa planification.
  • N° de la réunion : afin de renforcer la sécurité de votre réunion, il est fortement conseillé de laisser l'option cochée par défaut : "Créé(e) automatiquement". A contrario, nous déconseillons l'utilisation de votre "ID de réunion personnelle". En effet, une personne disposant de votre "ID personnel" (aussi appelé "Personal Meeting ID (PMI)") aurait la possibilité d'accéder à une réunion en cours à laquelle elle n'aurait pas été invitée (plus de détails à retrouver sur cette page).
  • Sécurité : la réunion est protégée par défaut par un "Code secret" obligatoire. Celui-ci est généré automatiquement mais peut être modifié. En parallèle, il est également possible de mettre en place une "Salle d'attente". Les personnes disposant des codes de connexion qui souhaiteront assister à votre séminaire y seront placées quand elles s'y connecteront. Vous recevrez une notification vous permettant de valider manuellement chacune des demandes d'entrée à la réunion.

  • Vidéo : ce paramètre active automatiquement votre caméra et / ou celles des participant·e·s lors de l'arrivée dans la réunion. Nous vous conseillons de laisser cette option désactivée pour l'"Animateur" et les "Participants". Il sera possible par la suite d'activer les caméras en cours de session.

  • Audio : l'option cochée par défaut "Son du téléphone et de l'ordinateur" laisse le choix aux participant·e·s en début de réunion de leur méthode de connexion audio. Ils pourront rejoindre la session via leur ordinateur (ou tablette) ou en appelant avec leur téléphone.

  • Calendrier : si vous utilisez un agenda électronique, il est possible de renseigner l'invitation directement dans celui-ci. Elle sera créée automatiquement et vous n’aurez plus qu’à ajouter la liste générée par Listsem (ou les adresses des participant·e·s) dans le champ des destinataires pour leur transmettre les informations de connexion à la réunion. À noter que le calendrier Zimbra lié à votre boîte de messagerie EHESS n'est pas pris en charge par Zoom.
    Si vous ne souhaitez pas ajouter l’invitation à un calendrier électronique, laissez l'option "Autre calendrier" pour passer à l'étape suivante.

- Un menu d'"Options avancées" est également disponible en bas de fenêtre :

  • Autoriser les participants à se joindre à tout moment : les personnes invitées à la réunion pourront se connecter avant vous. Cette option est décochée par défaut et nous déconseillons de l'activer pour des raisons de sécurité.

  • Couper le son des participants à leur entrée : cette option, essentielle pour éviter la cacophonie en début de réunion ou en cas de connexions en cours de séminaire, est cochée par défaut.

  • Autres animateurs possibles : si vous animez le séminaire à plusieurs ou ne pouvez être présent·e lors d'une séance, vous pouvez également désigner un "animateur alternatif" (aussi appelé "hôte suppléant") qui disposera des mêmes droits que vous sur la réunion (démarrer la session, partager son écran, couper le micro des participant·e·s, etc.).
    Pour être nommée "animateur alternatif" (ou "hôte suppléant"), la personne devra au préalable être titulaire d'un compte Zoom mis à disposition par l'EHESS. Renseignez son adresse de messagerie dans la barre de recherche. Elle recevra un e-mail en provenance de Zoom l'avertissant qu'elle a été désignée "animateur alternatif" de la réunion (des informations sur les rôles durant une réunion sont à retrouver à cette adresse).
    Attention : depuis février 2021, lorsque la personne qui a programmé la réunion se connecte à celle-ci, elle en devient l'"animateur" principal. L'"animateur alternatif", s'il était déjà présent dans la salle virtuelle, changera alors automatiquement de rôle pour devenir "co-animateur", (voir infra "Aperçu de la barre d'outils d'une réunion Zoom" > "4/ "Participants").

- Une fois votre réunion paramétrée, cliquez sur le bouton "Enregistrer" en bas de la fenêtre. Zoom va alors générer puis afficher un texte d'invitation ayant pour titre "Votre réunion a été programmée". C'est ce texte qu'il faudra envoyer aux participant·e·s pour leur indiquer les informations de connexion.

- Pour envoyer cette invitation, cliquez en bas de la fenêtre sur le bouton "Copier l'invitation" (ou copiez directement le texte), ouvrez votre boîte de messagerie puis collez le texte dans un e-mail vierge. Une fois le texte collé il est possible de le modifier ou d'y ajouter une pièce jointe. Veillez toutefois à n'effacer aucune des informations de connexion qui y figurent.

- Renseignez ensuite les adresses des destinataires (ou la liste générée par Listsem) puis envoyez l'invitation. Les participant·e·s disposeront ainsi de l'ensemble des informations pour se connecter à votre séance de séminaire.

> L'onglet "Réunions" en haut de la page d'accueil de l'application Zoom regroupe l'ensemble des réunions que vous avez planifiées. Il est possible via cet onglet de "Commencer" la réunion, de "Copier l'invitation" pour la renvoyer et de "Modifier" les paramètres de cette réunion.

Transmettre le lien de la réunion Zoom aux participant·e·s grâce à la mailing-list Listsem

Une fois la réunion Zoom créée, transmettez l'invitation à vos participant·e·s. Vous n'avez pas besoin d'écrire à chaque participant·e un.e par un.e, il vous suffit d'écrire à l'adresse de la mailing-list que Listsem a générée automatiquement !

Pour cela :

  • rendez-vous sur listsem (https://listsem.ehess.fr/) puis cliquez sur "Gérer" et cliquez sur le titre du séminaire ;
  • dans la partie supérieure de l'écran, les adresses de vos mailing-lists s'affichent : vous n'avez plus qu'à écrire un mail à l'adresse de la mailing-list "distancielle" un mail contenant le lien BBB (N.B.: inspirez-vous des mails-types proposés en bas de cette page)

ATTENTION : n'oubliez pas d'utiliser la liste de diffusion des participant·e·s en présentiel (également générée par listsem) pour informer ses membres qu'ils peuvent se rendre en séance. (Rappel : une liste de diffusion générale existe aussi, qui peut être utilisée pour transmettre des informations au groupe tout entier).

Lancer votre réunion programmée sur Zoom

Votre réunion est programmée et l'invitation envoyée aux participant·e·s. Vous pouvez débuter votre séminaire le jour J.

- Ouvrez l'application Zoom sur votre ordinateur pour accéder à l'écran d’accueil de l’application (si nécessaire, cliquez sur le bouton "Connexion" pour renseigner vos identifiants).

- En haut en haut de l'écran d'accueil, cliquez sur l'onglet "Réunions"

- Sélectionnez la réunion que vous souhaitez lancer et cliquez sur le bouton "Commencer".

- La fenêtre de réunion s'ouvre et il vous est demandé de choisir votre mode de connexion audio ("Comment voulez-vous rejoindre la conférence audio ?"). Si vous utilisez votre ordinateur, cliquez sur "Rejoindre par l'audio de l'ordinateur".

- Vous êtes connecté·e, la réunion démarre.

> L'onglet "Réunions" en haut de la page d'accueil de l'application Zoom regroupe l'ensemble des réunions que vous avez planifiées. Il est possible via cet onglet de "Commencer" la réunion, de "Copier l'invitation" pour la renvoyer et de "Modifier" les paramètres les paramètres de cette réunion.

Aperçu de la barre d'outils d'une réunion Zoom

Un fois connecté à une réunion Zoom et en tant qu'"hôte-animateur", vous disposerez de différentes fonctionnalités qui sont à retrouver dans la barre d'outils de l'application qui apparait par défaut en bas de votre écran.

1/ Icône de gestion de votre micro : permet d'activer et de désactiver votre micro. En cliquant sur la flèche en haut à droite de l'icône, le menu des options audio (entrées et sorties) apparaîtra. Vous pourrez par exemple sélectionner des enceintes externes pour votre sortie audio.

2/ Icône de gestion de votre vidéo : permet d'activer et de désactiver votre caméra. En cliquant sur la flèche en haut à droite de l'icône, le menu des options vidéo apparaîtra. À noter que si votre caméra est désactivée une fenêtre avec votre nom symbolisera votre présence dans la réunion.

3/ "Sécurité" (voir également infra "Sécuriser votre réunion sur l'application Zoom") : permet d'accéder à différents outils qui vont influer sur le paramétrage de sécurité de la réunions en elle-même ou sur les participant·e·s. Les "co-animateurs", qui peuvent être nommés en cours de réunion, disposent également de ces outils :

  • "Verrouiller la réunion" : permet de "fermer à clef" la salle virtuelle de réunion. Aucune autre personne ne pourra la rejoindre, même si elle dispose des codes de connexion.
  • "Activer la salle d'attente" : après activation, les personnes qui tenteront de rejoindre votre réunion seront placées dans une salle d'attente virtuelle. Votre approbation sera demandée par l'application pour les laisser accéder à la réunion.
  • Panel d'options "Autoriser les participants à..." : permet de donner le droit aux participant·e·s de partager leur écran, discuter, activer leur micro et leur vidéo, etc.
  • "Supprimer un participant..." : la personne sélectionnée est déconnectée de la réunion et ne pourra plus rejoindre celle-ci. Attention, si la personne se connecte avec un autre compte Zoom ou via un autre ordinateur, elle pourra de nouveau rejoindre votre réunion.
  • "Suspendre toutes les activités du participant" : cette option apparaît en rouge en fin de liste et reste à activer en cas d'urgence. Contrairement à ce qu'elle laisse supposer, la vidéo, l’audio et la discussion seront désactivés pour tous les participant·e·s, le partage d’écran s’arrêtera et la réunion sera verrouillée. La société Zoom pourra également être prévenue de l'activation de cette option. Nous vous conseillons d’utiliser cette option en cas d'intrusion dans votre salle et d'envoyer immédiatement un message à l'adresse support.visio@ehess.fr.

4/ "Participants" : ouvre le menu permettant de gérer les participant·e·s à la réunion. Il permet notamment de couper microphones et caméras, de nommer des "co-animateurs", ou encore d'expulser de la réunion les personnes non désirées (option "Supprimer").

> Les "co-animateurs" sont nommés en cours de réunion et non à l'avance. Ils disposent pratiquement des mêmes droits que l'"hôte-animateur", notamment sur les aspects de sécurisation de la salle. Ils ne peuvent toutefois pas mettre fin à une réunion.

> Pour nommer un "co-animateur" : cliquez sur le bouton "Participants". Une fenêtre s'ouvre avec la liste des participant·e·s présent·e·s. Placer le curseur de votre souris sur le nom de la personne souhaitée puis cliquez sur "Plus". Dans la liste qui apparaît, sélectionnez "Nommer co-animateur".

> En cliquant sur la flèche en haut à droite de l'icône "Participants", l'option "Inviter" apparaît. Celle-ci vous permettra de retrouver les informations de connexion à la réunion en cours, pour les renvoyer si nécessaire.

5/ "Converser" : ouvre une fenêtre de discussion ("chat") à droite de l'écran qui permet aux participant·e·s de discuter par écrit et d'envoyer des fichiers. Au bas de la fenêtre, il est possible de choisir si les messages et / ou fichiers sont transmis à l'ensemble des participant·e·s ("Tout le monde") ou uniquement à une personne en particulier (à choisir dans la liste déroulante).

6/ "Partager l'écran" (voir également infra "Partager son écran pendant une réunion Zoom") : permet de partager son écran afin de l'afficher pour le reste des participant·e·s. L'intégralité de l'écran peut être partagée, seulement une portion, ou encore uniquement un programme spécifié (par exemple Powerpoint). Par défaut, seul l'"hôte-animateur" de la réunion peut partager son écran. Il est toutefois possible de nommer des "co-animateurs" via l'outil "Participants" qui pourront également profiter de cette option.

7/ "Enregistrer" : permet d'enregistrer la réunion soit localement sur votre propre ordinateur (option "Enregistrement sur cet ordinateur"), soit sur le cloud intégré à Zoom (option "Enregistrement sur le Cloud"). Attention, cette dernière option est limitée en capacité à l'échelle de l'École. Les enregistrements seront par ailleurs automatiquement supprimés du cloud au bout de 90 jours.

> Pour retrouver vos enregistrements sur le cloud, connectez-vous sur le site de Zoom puis identifiez-vous. Sur la page qui s’ouvre, cliquez dans le menu de gauche sur l’onglet « Enregistrements ». Celui-ci vous permettra de visionner, télécharger ou encore de partager ces derniers.

8/ "Diviser en groupes" : permet de créer des sous-salles (ou "breakout rooms") dans lesquelles les participant·e·s pourront être réparti·e·s, par exemple pour le travail en petits groupes. Des informations complémentaires à ce sujet sont disponibles sur le site support de Zoom.

9/ "Réactions" : permet d'ajouter un émoticône dans le coin haut gauche de votre vidéo (ou de la fenêtre avec votre nom si votre caméra n'est pas activée). Celui-ci disparaît au bout de dix secondes. C'est également en cliquant sur ce bouton que vous et vos participant·e·s pourrez "Lever la main" (ou "Abaisser la main") pour signifier que vous souhaitez prendre la parole.

10/ "Fin" : permet de conclure la réunion. Après avoir cliqué sur le bouton, deux options sont proposées : "Mettre fin à la réunion pour tous" qui clôt totalement la session pour tout le monde, ou "Quitter la réunion" qui laisse la réunion ouverte pour le reste des participant·e·s.

Partager son écran pendant une réunion Zoom

L'application Zoom est calibrée pour permettre le partage d'écran avec les participant·e·s à la réunion. Par défaut, seul l'"hôte-animateur" peut utiliser cette fonction. Il est toutefois possible de l'activer pour d'autres participant·e·s :

  • En amont, en désignant des "animateurs alternatifs" (voire supra "Programmer une réunion avec l'application Zoom et inviter des participant·e·s" > "Options avancées" > "Autres animateurs possibles").
  • Durant la séance, en nommant des "co-animateurs" (voir supra "Aperçu de l'interface de l'application Zoom" > "Participants").

- Dans la barre d'outils, cliquez sur "Partager l'écran".

- En haut de la fenêtre qui s'ouvre, trois groupes d'options apparaissent permettant de choisir l'élément à partager :

  • "De base" : permet de partager l'intégralité de votre écran ("Desktop 1") ou uniquement la fenêtre d'un programme en particulier (par exemple Powerpoint) ou encore d'activer le "Tableau blanc" collaboratif. À noter au bas de cette fenêtre les options "Partager le son de l'ordinateur" et "Optimiser le partage pour le clip vidéo" à cocher si vous souhaitez diffuser du contenu audiovisuel.
  • "Avancé" : permet de partager seulement une "Portion d'écran" (un carré vert apparaîtra que vous pourrez redimensionner : les participant·e·s verront uniquement ce qui se trouve à l'intérieur de celui-ci) ou uniquement le "Son de l'ordinateur".
  • "Fichier" : permet de partager des fichiers en provenance de Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive, etc. Pour partager un fichier local (en provenance de votre ordinateur, d'une clé USB, etc.) avec l'un·e ou l'ensemble des participant·e·s, utilisez l'outil "Converser" (voir supra "Aperçu de l'interface de l'application Zoom" > "Converser").

- Après avoir sélectionné l'élément à partager, cliquez sur le bouton en bas de la fenêtre "Partager l'écran". Le partage d'écran débute.

- Une barre verte et rouge apparaît avec le message "Vous êtes en train de partager votre écran". Elle permet de rappeler que le partage d'écran est activé et de stopper le partage (cliquez sur "Arrêter le partage"). La barre d'outils disparaît au bout de quelques secondes. Pour la faire de nouveau apparaître, placez le curseur de votre souris sur la barre verte et rouge. Cela vous permettra notamment de mettre le partage d'écran en pause.

> Pour retrouver la fenêtre de conversation durant le partage d'écran, faites réapparaître la barre d'outils et cliquez à droite sur "Plus" > "Converser".

Sécuriser SA réunion sur Zoom

Afin de sécuriser au maximum vos réunions et de prévenir les actes malveillants, il est essentiel d'adopter de bonnes pratiques. Il est également important de tester les différentes options de sécurité proposées par Zoom en amont de vos premières réunions. Voici nos conseils :

  • Sécuriser la réunion par le biais d'un code secret auquel peut être ajoutée une salle d'attente. Par défaut, l'accès à votre séminaire en ligne est protégé par un code secret inclus dans l'invitation envoyée aux participant·e·s. Vous pouvez en parallèle paramétrer la mise en place d'une salle d'attente dans laquelle les personnes seront placées lorsqu'elles tenteront de se connecter à votre réunion. Votre validation sera demandée par l'application pour les laisser "entrer" dans votre séminaire (voir supra "Programmer une réunion avec l'application Zoom et y inviter des participant·e·s" > "Sécurité").
  • Ne pas diffuser les informations de connexion à votre réunion (lien, ID de réunion ou code secret) sur des sites Internet (notamment d'UMR), sur les réseaux sociaux ou sur des listes de diffusion. Lors de l'annonce de votre séminaires sur ces canaux, proposer plutôt aux personnes intéressées de s'inscrire sur Listsem ou à défaut de prendre directement contact avec vous.
  • Nommer en début de réunion des "co-animateurs" qui pourront vous assister pour la tenue du séminaire et sa gestion (voir supra "Aperçu de l'interface de l'application Zoom" > "4/ Participants").
  • Limiter la possibilité de partage d'écran au seul "hôte-animateur" (comme cela est paramétré par défaut). Si d'autres participant·e·s ont besoin de partager leur écran, par exemple des intervenant·e·s invité·e·s au séminaire, les nommer "co-animateurs" durant la séance plutôt que de déverrouiller l'option pour tou·te·s les participant·e·s (voir supra "Aperçu de l'interface de l'application Zoom" > "4/ Participants").
  • Utiliser l'option "Activer la salle d'attente" quelques minutes après le début effectif de la séance afin de laisser le temps aux potentiels retardataires de se connecter puis de pouvoir filtrer les entrées (voir supra "Aperçu de l'interface de l'application Zoom" > "3/ Sécurité").
  • À la fin du séminaire, cliquer dans la barre d'outils sur le bouton rouge "Fin" puis choisir "Mettre fin à la réunion pour tous" pour clore la réunion et éviter que des participant·e·s y restent connecté·e·s.
  • En cas d'intrusion(s), évincer de la réunion la ou les personne(s) non souhaitée(s) via la fonction "Supprimer un participant..." puis utiliser l'option "Verrouiller la réunion" (voir supra "Aperçu de l'interface de l'application Zoom" > "3/ Sécurité")
  • En cas d'urgence, utiliser la fonction "Suspendre toutes les activités du participant" qui désactive la vidéo, l’audio, le partage d'écran et le chat pour tou·te·s les participant·e·s et verrouille la réunion.
    En parallèle, envoyer immédiatement un message à l'adresse support.visio@ehess.fr. (voir supra "Aperçu de l'interface de l'application Zoom" > "3/ Sécurité")

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